في بيئة العمل السريعة اليوم، من الضروري تحديد توقعات واضحة عندما تكون بعيدًا عن المكتب. تعتبر رسالة خارج المكتب وسيلة احترافية وفعالة لإبلاغ الزملاء والعملاء بعدم توفرّك. مع مساعدة أدوات الذكاء الاصطناعي، أصبح من الأسهل من أي وقت مضى صياغة رسالة خارج المكتب جذابة.
ما هي رسالة خارج المكتب؟
رسالة خارج المكتب، المعروفة أيضًا بالرد التلقائي أو مستجيب الإجازة، هي رد بريد إلكتروني يُرسل تلقائيًا عندما لا تستطيع الرد على الرسائل. تُبلغ المرسل بأنك بعيد عن مكتبك وتوفر جهات اتصال بديلة أو معلومات عن تاريخ عودتك.
متى تحتاج إلى رسالة خارج المكتب؟
تحتاج إلى رسالة خارج المكتب عندما تذهب في إجازة، أو تحضر مؤتمرًا، أو تأخذ يومًا شخصيًا، أو في أي حالة أخرى حيث لن تكون متاحًا للرد على الرسائل بسرعة. يضمن ذلك أن الأشخاص الذين يتواصلون معك يعرفون عن غيابك ويمكنهم طلب المساعدة في مكان آخر.
ما الذي يجب تضمينه في رسالة بريد إلكتروني خارج المكتب
عند إنشاء رسالة خارج المكتب، هناك بعض المعلومات الرئيسية التي يجب تضمينها:
1. تحية: ابدأ رسالتك بتحية مهذبة واحترافية، مثل "مرحبًا" أو "عزيزي [اسم المرسل]."
2. إشعار: اذكر بوضوح أنك حاليًا خارج المكتب وغير قادر على الرد على الرسائل.
3. مدة الغياب: حدد التواريخ التي ستكون بعيدًا عنها ومتى يمكن للمرسل توقع رد. على سبيل المثال، "سأكون خارج المكتب من [تاريخ البدء] إلى [تاريخ الانتهاء] وسأرد على بريدك الإلكتروني عند عودتي."
4. جهة الاتصال البديلة: قدم اسم ومعلومات الاتصال بزميل أو عضو في الفريق يمكنه مساعدة المرسل في غيابك.
5. المسائل العاجلة: إذا لزم الأمر، اذكر كيف يمكن معالجة المسائل العاجلة خلال غيابك. على سبيل المثال، "إذا كانت لديك مسألة عاجلة تتطلب اهتمامًا فوريًا، يرجى الاتصال بـ [جهة الاتصال البديلة]."
6. الشكر: أظهر تقديرك لفهم المرسل وصبره. يمكن أن يكون "شكرًا لتفهمك" أو "شكرًا مقدمًا على صبرك" له تأثير كبير.
ما الذي يجب تجنبه في رسالة خارج المكتب
بينما من المهم توفير معلومات حول غيابك، هناك بعض الأمور التي يجب تجنب تضمينها في رسالة خارج المكتب:
1. ردود غير واضحة: كن محددًا بشأن تواريخ غيابك ووقت الرد المتوقع. تجنب العبارات العامة مثل "سأكون خارج المكتب لبضعة أيام."
2. معلومات شخصية: بينما من المهم تقديم جهات اتصال بديلة، تجنب مشاركة أرقام الهواتف الشخصية أو عناوين المنزل. التزم بمعلومات الاتصال المهنية.
3. نبرة غير رسمية للغاية: حافظ على نبرة احترافية طوال رسالتك. تجنب استخدام اللغة العامية، أو اللغة غير الرسمية، أو علامات التعجب المفرطة.
4. تفسيرات مطولة: اجعل رسالتك موجزة ومباشرة. تجنب التفاصيل غير الضرورية أو التفسيرات المطولة حول سبب غيابك.
15 مثالًا على رسالة خارج المكتب
1. رسالة خارج المكتب بسيطة
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا خارج المكتب ولن أكون متاحًا حتى [التاريخ]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بـ [الاسم] على [عنوان البريد الإلكتروني]. بخلاف ذلك، سأرد على بريدك الإلكتروني في أقرب وقت ممكن عند عودتي.
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
2. رسالة خارج المكتب أثناء الإجازة
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا في إجازة ولن أكون متاحًا حتى [التاريخ]. للمسائل العاجلة، يرجى الاتصال بـ [جهة الاتصال البديلة]. شكرًا لتفهمك.
مع أطيب التحيات،
[اسمك]
3. رسالة خارج المكتب بسبب المرض
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا خارج المكتب بسبب المرض ولن أتحقق من الرسائل حتى [Date]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى التواصل مع [Alternative Contact]. شكرًا على صبرك.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
4. رسالة خارج المكتب بسبب مؤتمر
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا في مؤتمر وسأكون لدي وصول محدود إلى بريدي الإلكتروني حتى [Date]. إذا كانت مسألتك عاجلة، يرجى الاتصال بـ [Alternative Contact]. سأرد على بريدك الإلكتروني في أقرب وقت ممكن عند عودتي.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
5. رسالة خارج المكتب بسبب إجازة الأمومة
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا بعيدة عن المكتب في إجازة أمومة ولن أتمكن من الرد على الرسائل حتى [Date]. لأي مسائل عاجلة، يرجى الاتصال بـ [Alternative Contact]. شكرًا على صبرك وتفهمك خلال هذه الفترة الخاصة.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
6. رسالة خارج المكتب بسبب إجازة الأبوة
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا في إجازة أبوة ولن أكون متاحًا حتى [date]. لأي مسائل عاجلة، يرجى الاتصال بـ [Alternative Contact]. شكرًا على تفهمك وسأرد على بريدك الإلكتروني بسرعة عند عودتي.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
7. رسالة خارج المكتب بسبب إجازة دراسية:
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا في إجازة دراسية ولن أكون متاحًا حتى [date]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى التواصل مع [Alternative Contact]. شكرًا على صبرك.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
8. رسالة خارج المكتب بسبب عطلة
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا أحتفل بعطلة ولن أتحقق من الرسائل حتى [Date]. إذا كانت لديك أي مسائل عاجلة، يرجى الاتصال بـ [Alternative Contact]. شكرًا على تفهمك وسأرد على بريدك الإلكتروني عند عودتي.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
9. رسالة خارج المكتب بسبب تدريب
مرحبًا،
أنا خارج المكتب لحضور جلسة تدريب حتى [Date]. خلال هذا الوقت، سيكون لدي وصول محدود إلى بريدي الإلكتروني. إذا كانت مسألتك عاجلة، يرجى الاتصال بـ [Alternative Contact]. شكرًا على تفهمك وسأرد على بريدك الإلكتروني في أقرب وقت ممكن.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
10. رسالة خارج المكتب بسبب واجب المحلفين
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا أؤدي واجب المحلفين ولن أكون متاحًا حتى [date]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بـ [name] على [email address]. خلاف ذلك، سأرد على بريدك الإلكتروني في أقرب وقت ممكن عند عودتي.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
11. رسالة خارج المكتب بسبب جنازة
مرحبًا،
أنا حاليًا أحضر جنازة ولن أكون متاحًا حتى [date]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بـ [Alternative Contact]. شكرًا على صبرك وتفهمك.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
12. رسالة خارج المكتب بسبب حالة طارئة عائلية
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا أتعامل مع حالة طارئة عائلية ولن أكون متاحًا حتى [date]. إذا كانت لديك أي مسائل عاجلة، يرجى التواصل مع [Alternative Contact]. شكرًا على تفهمك وسأرد على بريدك الإلكتروني في أقرب وقت ممكن عند عودتي.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
13. رسالة خارج المكتب بسبب رحلة عمل
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا خارج المكتب في رحلة عمل ولن أكون متاحًا حتى [Date]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى التواصل مع [Alternative Contact]. شكرًا على تفهمك وسأرد على بريدك الإلكتروني عند عودتي.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
14. رسالة خارج المكتب بسبب الانتقال
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا في عملية الانتقال ولن أكون متاحًا حتى [date]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بـ [Alternative Contact]. شكرًا على تفهمك.
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
15. رسالة خارج المكتب بسبب مشاكل تقنية
مرحبًا،
شكرًا على بريدك الإلكتروني. أنا حاليًا أواجه مشاكل تقنية مع بريدي الإلكتروني وقد لا أتلقى أو أرد على الرسائل حتى [date]. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة فورية، يرجى الاتصال بـ [name] على [email address].
مع أطيب التحيات،
[Your Name]
كيف يمكن تخصيص رسالة خارج المكتب باستخدام Sider؟
إذا كنت ترغب في تخصيص رسالة خارج المكتب الخاصة بك، يمكنك استخدام Sider لمساعدتك. هو أداة مدعومة بالذكاء الاصطناعي تحتوي على العديد من الميزات القيمة، بما في ذلك كتابة الرسائل، والتحقق من القواعد، وتحسين الفقرات، ورسم الصور بالذكاء الاصطناعي، وتلخيص ملفات PDF/الفيديو، والعديد من الميزات الأخرى! جميع الميزات القوية متاحة في واجهة سهلة الاستخدام، مما يجعل سير العمل الخاص بك بسيطًا.
اتبع هذه الخطوات لإنشاء رسالة مخصصة باستخدام في وقت قصير:
الخطوة 1. قم بتنزيل وتثبيت إضافة لمتصفح الويب الخاص بك. قم بتسجيل الدخول إليها أو أنشئ حسابًا.
الخطوة 2. انقر على أيقونة لفتح الشريط الجانبي، واضغط على "اكتب"> "تأليف"، واختر "رسالة" تحت "التنسيق".
الخطوة 3. أدخل تواريخ غيابك، تفاصيل الاتصال البديلة، وأي معلومات إضافية ترغب في تضمينها. اختر النغمة، الطول، واللغة. بعد ذلك، انقر على زر "توليد المسودة".
الخطوة 4. راجع رسالتك للتأكد من أنها تبدو احترافية وتلبي متطلباتك. إذا لم تكن راضيًا، يمكنك إعادة كتابة متطلباتك والسماح له بتجديد الرسالة.
الخطوة 5. انسخ وقم بتفعيل رسالة خارج المكتب الخاصة بك.
الخاتمة
تعد رسالة خارج المكتب الفعالة أمرًا أساسيًا عندما تكون بعيدًا عن العمل لفترة طويلة. من خلال اتباع النصائح في هذه المقالة، يمكنك إنشاء رسالة احترافية ومخصصة ستبقي الناس على علم بغيابك وتساعدهم في الاتصال بالشخص المناسب أثناء غيابك.
أسئلة شائعة حول رسالة خارج المكتب
1. ما هي رسالة خارج المكتب الجيدة؟
يجب أن تتضمن رسالة خارج المكتب الجيدة اسمك ولقبك، وتواريخ غيابك، ومن يجب الاتصال به، ومتى يمكن للشخص توقع رد.
2. ما هي الردود التلقائية الجيدة؟
يجب أن تكون الردود التلقائية الجيدة احترافية، ومعلوماتية، ومخصصة. يجب أن تتضمن معلومات حول غيابك ومن يجب الاتصال به في حالة الطوارئ.
3. كيف تكتب رسالة خارج المكتب بدون تاريخ؟
إذا كنت لا تعرف التواريخ الدقيقة لغيابك، يمكنك استخدام لغة عامة مثل "سأكون خارج المكتب لبضعة أسابيع" أو "لن أكون متاحًا حتى إشعار آخر."
4. كيف يمكنني تعيين حالة فريقي كخارج المكتب؟
في معظم عملاء البريد الإلكتروني، مثل Outlook أو Gmail، يمكنك تعيين حالتك ك"خارج المكتب" من خلال الذهاب إلى قائمة الإعدادات واختيار "الردود التلقائية" أو "ردود العطلة."
5. كيف أفعل خارج المكتب على Outlook؟
لإعداد رسالة خارج المكتب في Outlook:
الخطوة 1. انقر على "ملف" في الزاوية العليا اليسرى.
الخطوة 2. اختر "الردود التلقائية."
الخطوة 3. اختر "إرسال ردود تلقائية" وأدخل تواريخ غيابك.
الخطوة 4. خصص الرسالة.
الخطوة 5. انقر على "موافق" لتفعيل الرد التلقائي.
