- Chat
- Wisebase
- ابزار
- افزونه
- مشتریان
- قیمت گذاری
- صفحه اصلی
- وبلاگ
- ابزارهای هوش مصنوعی
- چگونه یک پیام مؤثر خارج از دفتر با ابزارهای هوش مصنوعی بنویسیم
چگونه یک پیام مؤثر خارج از دفتر با ابزارهای هوش مصنوعی بنویسیم
به‌روزرسانی شده در 16 آوریل 2025
8 دقیقه
ناوبری
- پیام خارج از دفتر چیست؟
- چه زمانی به پیام خارج از دفتر نیاز دارید؟
- چه چیزهایی را باید در یک پیام ایمیل خارج از دفتر شامل کنید
- چه چیزهایی را باید از پیام خارج از دفتر حذف کنید
- ۱۵ مثال از پیام‌های خارج از دفتر
- ۱. پیام ساده خارج از دفتر
- ۲. پیام تعطیلات خارج از دفتر
- ۳. پیام بیماری خارج از دفتر
- ۴. پیام خارج از دفتر برای کنفرانس
- ۵. پیام خارج از دفتر برای مرخصی زایمان
- ۶. پیام خارج از دفتر برای مرخصی پدری
- ۷. پیام خارج از دفتر برای مرخصی تحصیلی
- ۸. پیام خارج از دفتر برای تعطیلات
- ۹. پیام خارج از دفتر برای دوره آموزشی
- ۱۰. پیام خارج از دفتر برای خدمت در هیئت منصفه
- ۱۱. پیام خارج از دفتر برای مراسم خاکسپاری
- ۱۲. پیام خارج از دفتر برای وضعیت اضطراری خانوادگی
- ۱۳. پیام خارج از دفتر برای سفر کاری
- ۱۴. پیام خارج از دفتر برای جابجایی
- ۱۵. پیام خارج از دفتر برای مشکلات فنی
- ۱. پیام ساده خارج از دفتر
- چگونه می‌توان یک پیام خارج از دفتر را با استفاده از Sider سفارشی کرد؟
- نتیجه‌گیری
- سؤالات متداول در مورد پیام خارج از دفتر
در محیط کار سریع امروزی، تعیین انتظارات واضح هنگام عدم حضور در دفتر بسیار مهم است. یک پیام خارج از دفتر روشی حرفه‌ای و کارآمد برای اطلاع‌رسانی به همکاران و مشتریان درباره عدم دسترسی شما است. با کمک ابزارهای هوش مصنوعی، تهیه یک پیام جذاب خارج از دفتر آسان‌تر از همیشه شده است.
پیام خارج از دفتر چیست؟
پیام خارج از دفتر، که به عنوان پاسخ خودکار یا پاسخ‌دهنده تعطیلات نیز شناخته می‌شود، یک پاسخ ایمیلی است که به‌طور خودکار زمانی که قادر به پاسخ به ایمیل‌ها نیستید، ارسال می‌شود. این پیام فرستنده را مطلع می‌کند که شما از میز خود دور هستید و اطلاعات تماس جایگزین یا تاریخ بازگشت خود را ارائه می‌دهد.
چه زمانی به پیام خارج از دفتر نیاز دارید؟
شما به پیام خارج از دفتر نیاز دارید زمانی که به تعطیلات می‌روید، در یک کنفرانس شرکت می‌کنید، روز شخصی می‌گیرید یا در هر موقعیت دیگری که نمی‌توانید به ایمیل‌ها به‌سرعت پاسخ دهید. این اطمینان را می‌دهد که افرادی که با شما تماس می‌گیرند از غیبت شما مطلع هستند و می‌توانند در جای دیگری کمک بگیرند.
چه چیزهایی را باید در یک پیام ایمیل خارج از دفتر شامل کنید
هنگام ایجاد یک پیام خارج از دفتر، چندین اطلاعات کلیدی وجود دارد که باید شامل کنید:
1. سلام: پیام خود را با یک سلام محترمانه و حرفه‌ای شروع کنید، مانند "سلام" یا "عزیز [نام فرستنده]."
2. اطلاع‌رسانی: به وضوح بیان کنید که در حال حاضر خارج از دفتر هستید و قادر به پاسخ به ایمیل‌ها نیستید.
3. مدت زمان: تاریخ‌هایی را که خارج از دفتر خواهید بود و زمانی که گیرنده می‌تواند انتظار پاسخ را داشته باشد مشخص کنید. به عنوان مثال، "من از [تاریخ شروع] تا [تاریخ پایان] خارج از دفتر خواهم بود و پس از بازگشتم به ایمیل شما پاسخ خواهم داد."
4. تماس جایگزین: نام و اطلاعات تماس یک همکار یا عضو تیم را که می‌تواند در غیاب شما به فرستنده کمک کند، ارائه دهید.
5. مسائل فوری: در صورت لزوم، ذکر کنید که مسائل فوری چگونه می‌توانند در غیاب شما رسیدگی شوند. به عنوان مثال، "اگر موضوع فوری دارید که نیاز به توجه فوری دارد، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید."
6. قدردانی: از درک و صبوری فرستنده تشکر کنید. یک "متشکرم برای درک شما" یا "از قبل از صبر شما متشکرم" می‌تواند بسیار مؤثر باشد.
چه چیزهایی را باید از پیام خارج از دفتر حذف کنید
در حالی که ارائه اطلاعات درباره غیبت شما مهم است، چندین چیز وجود دارد که باید از پیام خارج از دفتر خود حذف کنید:
1. پاسخ‌های مبهم: درباره تاریخ‌های غیبت و زمان پاسخ مورد انتظار مشخص باشید. از عبارات کلی مانند "من چند روز خارج از دفتر خواهم بود" پرهیز کنید.
2. اطلاعات شخصی: در حالی که ارائه تماس‌های جایگزین مهم است، از اشتراک‌گذاری شماره‌های تلفن شخصی یا آدرس‌های منزل خودداری کنید. به اطلاعات تماس حرفه‌ای پایبند باشید.
3. لحن غیررسمی: در تمام پیام خود لحن حرفه‌ای را حفظ کنید. از استفاده از اصطلاحات عامیانه، زبان غیررسمی یا علامت تعجب بیش از حد خودداری کنید.
4. توضیحات طولانی: پیام خود را مختصر و به نقطه نگه دارید. از جزئیات غیرضروری یا توضیحات طولانی درباره دلیل غیبت خودداری کنید.
۱۵ مثال از پیام‌های خارج از دفتر
۱. پیام ساده خارج از دفتر
سلام،
از ایمیل شما متشکرم. من در حال حاضر خارج از دفتر هستم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با [نام] به آدرس ایمیل [آدرس ایمیل] تماس بگیرید. در غیر این صورت، من به محض بازگشتم به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با احترام،
[نام شما]
۲. پیام تعطیلات خارج از دفتر
سلام،
از ایمیل شما متشکرم. من در حال حاضر در تعطیلات هستم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. برای مسائل فوری، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از درک شما متشکرم.
با احترام،
[نام شما]
۳. پیام بیماری خارج از دفتر
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر به دلیل بیماری از دفتر خارج هستم و تا [تاریخ] ایمیل‌ها را چک نخواهم کرد. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از صبر شما متشکرم.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۴. پیام خارج از دفتر برای کنفرانس
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر در یک کنفرانس شرکت دارم و تا [تاریخ] دسترسی محدودی به صندوق ورودی‌ام خواهم داشت. اگر موضوع شما فوری است، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. من به محض بازگشت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۵. پیام خارج از دفتر برای مرخصی زایمان
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر به دلیل مرخصی زایمان از دفتر خارج هستم و تا [تاریخ] قادر به پاسخگویی به ایمیل‌ها نخواهم بود. برای هرگونه موضوع فوری، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از صبر و درک شما در این زمان ویژه متشکرم.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۶. پیام خارج از دفتر برای مرخصی پدری
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر به دلیل مرخصی پدری از دفتر خارج هستم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. برای هر موضوع فوری، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از درک شما متشکرم و به محض بازگشت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۷. پیام خارج از دفتر برای مرخصی تحصیلی
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر در مرخصی تحصیلی هستم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از صبر شما متشکرم.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۸. پیام خارج از دفتر برای تعطیلات
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر در حال جشن گرفتن تعطیلات هستم و تا [تاریخ] ایمیل‌ها را چک نخواهم کرد. اگر موضوع فوری دارید، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از درک شما متشکرم و به محض بازگشت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۹. پیام خارج از دفتر برای دوره آموزشی
سلام،
من از دفتر خارج هستم و در حال حاضر در یک دوره آموزشی شرکت دارم تا [تاریخ]. در این مدت، دسترسی محدودی به ایمیل‌هایم خواهم داشت. اگر موضوع شما فوری است، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از درک شما متشکرم و به محض امکان به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۱۰. پیام خارج از دفتر برای خدمت در هیئت منصفه
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر در خدمت هیئت منصفه هستم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با [نام] در [نشانی ایمیل] تماس بگیرید. در غیر این صورت، من به محض بازگشت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۱۱. پیام خارج از دفتر برای مراسم خاکسپاری
سلام،
من در حال حاضر در یک مراسم خاکسپاری شرکت دارم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از صبر و درک شما متشکرم.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۱۲. پیام خارج از دفتر برای وضعیت اضطراری خانوادگی
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر در حال رسیدگی به یک وضعیت اضطراری خانوادگی هستم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. اگر موضوع فوری دارید، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از درک شما متشکرم و به محض بازگشت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۱۳. پیام خارج از دفتر برای سفر کاری
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر به دلیل سفر کاری از دفتر خارج هستم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از درک شما متشکرم و به محض بازگشت به ایمیل شما پاسخ خواهم داد.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۱۴. پیام خارج از دفتر برای جابجایی
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر در حال جابجایی هستم و تا [تاریخ] در دسترس نخواهم بود. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با [تماس جایگزین] تماس بگیرید. از درک شما متشکرم.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
۱۵. پیام خارج از دفتر برای مشکلات فنی
سلام،
متشکرم از ایمیل شما. من در حال حاضر با مشکلات فنی در ایمیلم مواجه هستم و ممکن است تا [تاریخ] پیام‌ها را دریافت نکنم یا به آنها پاسخ نگویم. اگر به کمک فوری نیاز دارید، لطفاً با [نام] در [نشانی ایمیل] تماس بگیرید.
با بهترین آرزوها،
[نام شما]
چگونه می‌توان یک پیام خارج از دفتر را با استفاده از Sider سفارشی کرد؟
Sider یک ابزار مبتنی بر هوش مصنوعی است که دارای ویژگی‌های ارزشمندی مانند نوشتن پیام، بررسی گرامر، بهبود پاراگراف، نقاشی تصویر با هوش مصنوعی، خلاصه‌سازی PDF/ویدیو و بسیاری دیگر است! تمام ویژگی‌های قدرتمند در یک رابط کاربری آسان برای استفاده جمع‌آوری شده‌اند که کار شما را ساده می‌کند.
برای ایجاد یک پیام شخصی‌سازی شده با Sider در کمترین زمان، این مراحل را دنبال کنید:
مرحله 1. اکستنشن Sider را برای مرورگر وب خود دانلود و نصب کنید. وارد حساب کاربری خود شوید یا یک حساب کاربری جدید بسازید.
مرحله 2. روی آیکون Sider کلیک کنید تا نوار کناری باز شود، روی "نوشتن" > "تهیه پیش‌نویس" کلیک کنید و "پیام" را در زیر "قالب" انتخاب کنید.
مرحله 3. تاریخ‌های غیبت، جزئیات تماس جایگزین و هر اطلاعات اضافی که می‌خواهید شامل کنید را وارد کنید. لحن، طول و زبان را انتخاب کنید. سپس، روی دکمه "تولید پیش‌نویس" کلیک کنید.
مرحله 4. پیش‌نمایش پیام خود را مشاهده کنید تا اطمینان حاصل کنید که حرفه‌ای به نظر می‌رسد و نیازهای شما را برآورده می‌کند. اگر راضی نیستید، می‌توانید نیازهای خود را دوباره بنویسید و اجازه دهید پیام را دوباره تولید کند.
مرحله 5. پیام خارج از دفتر خود را کپی کرده و فعال کنید.
نتیجه‌گیری
یک پیام مؤثر خارج از دفتر زمانی که برای مدت طولانی از کار دور هستید، ضروری است. با دنبال کردن نکات این مقاله، می‌توانید یک پیام حرفه‌ای و شخصی‌سازی شده ایجاد کنید که افراد را از غیبت شما مطلع کند و به آنها کمک کند تا در زمان غیبت شما با شخص مناسب تماس بگیرند.
سؤالات متداول در مورد پیام خارج از دفتر
1. یک پیام خوب خارج از دفتر چیست؟
یک پیام خوب خارج از دفتر باید شامل نام و عنوان شما، تاریخ‌های غیبت، شخصی که باید تماس بگیرد و زمان انتظار برای پاسخ باشد.
2. یک پاسخ خودکار خوب چیست؟
یک پاسخ خودکار خوب باید حرفه‌ای، اطلاعاتی و شخصی‌سازی شده باشد. باید اطلاعاتی درباره غیبت شما و شخصی که در صورت اضطراری باید با او تماس بگیرند، شامل کند.
3. چگونه یک پیام خارج از دفتر بدون تاریخ بنویسید؟
اگر نمی‌دانید تاریخ‌های دقیق غیبت شما چه زمانی است، می‌توانید از زبان عمومی مانند "من به مدت چند هفته از دفتر خارج خواهم بود" یا "من تا اطلاع ثانوی در دسترس نخواهم بود" استفاده کنید.
4. چگونه وضعیت تیم خود را به عنوان خارج از دفتر تنظیم کنم؟
در اکثر کلاینت‌های ایمیل، مانند Outlook یا Gmail، می‌توانید وضعیت خود را به عنوان "خارج از دفتر" با رفتن به منوی تنظیمات و انتخاب "پاسخ‌های خودکار" یا "پاسخ‌دهنده تعطیلات" تنظیم کنید.
5. چگونه پیام خارج از دفتر را در Outlook تنظیم کنم؟
برای تنظیم یک پیام خارج از دفتر در Outlook:
مرحله 1. روی "فایل" در گوشه بالا سمت چپ کلیک کنید.
مرحله 2. "پاسخ‌های خودکار" را انتخاب کنید.
مرحله 3. "ارسال پاسخ‌های خودکار" را انتخاب کرده و تاریخ‌های غیبت خود را وارد کنید.
مرحله 4. پیام را سفارشی کنید.
مرحله 5. روی "تأیید" کلیک کنید تا پاسخ خودکار فعال شود.
محصولات
Wisebase
©2025 تمام حقوق محفوظ استشرایط استفادهسیاست حفظ حریم خصوصی