Nykyisessä kiireisessä työympäristössä on tärkeää asettaa selkeät odotukset, kun olet poissa toimistosta. Poissaoloviesti on ammattimainen ja tehokas tapa ilmoittaa kollegoille ja asiakkaille saatavuutesi puutteesta. AI-työkalujen avulla vakuuttavan poissaoloviestin laatiminen on helpompaa kuin koskaan.
Mikä on poissaoloviesti?
Poissaoloviesti, jota kutsutaan myös automaattiseksi vastaukseksi tai lomavastaajaksi, on sähköpostivastaus, joka lähetetään automaattisesti, kun et voi vastata sähköposteihin. Se ilmoittaa lähettäjälle, että olet poissa työpöydältäsi ja antaa vaihtoehtoisia yhteystietoja tai tietoa paluupäivästäsi.
Milloin tarvitset poissaoloviestin?
Tarvitset poissaoloviestin, kun olet lomalla, osallistumassa konferenssiin, ottamassa henkilökohtaista päivää tai muissa tilanteissa, joissa et ole saatavilla vastaamaan sähköposteihin nopeasti. Se varmistaa, että sinuun yhteyttä ottavat tietävät poissaolostasi ja voivat hakea apua muualta.
Mitä sisällyttää poissaoloviestiin
Kun luot poissaoloviestiä, on muutama keskeinen tieto, jonka sinun tulisi sisällyttää:
1. Tervehdys: Aloita viestisi kohteliaalla ja ammattimaisella tervehdyksellä, kuten "Hei" tai "Hyvä [Lähettäjän nimi]."
2. Ilmoitus: Ilmoita selkeästi, että olet tällä hetkellä poissa toimistosta etkä voi vastata sähköposteihin.
3. Kesto: Määrittele päivämäärät, jolloin olet poissa, ja milloin vastaanottaja voi odottaa vastausta. Esimerkiksi: "Olen poissa toimistosta [Alkupäivämäärä] - [Loppupäivämäärä] ja vastaan sähköpostiisi palattuani."
4. Vaihtoehtoinen yhteyshenkilö: Anna kollegan tai tiimin jäsenen nimi ja yhteystiedot, joka voi auttaa lähettäjää poissaolosi aikana.
5. Kiireelliset asiat: Jos tarpeen, mainitse, miten kiireelliset asiat voidaan käsitellä poissaolosi aikana. Esimerkiksi: "Jos sinulla on kiireellinen asia, joka vaatii välitöntä huomiota, ota yhteyttä [Vaihtoehtoinen yhteyshenkilö]."
6. Kiitollisuus: Näytä arvostusta lähettäjän ymmärrystä ja kärsivällisyyttä kohtaan. Yksinkertainen "Kiitos ymmärryksestäsi" tai "Kiitos etukäteen kärsivällisyydestäsi" voi merkitä paljon.
Mitä välttää poissaoloviestissä
Vaikka on tärkeää antaa tietoa poissaolostasi, on muutama asia, joita sinun tulisi välttää poissaoloviestissäsi:
1. Epämääräiset vastaukset: Ole tarkka poissaolopäivämääristäsi ja odotetusta vastausajasta. Vältä yleisiä lausuntoja, kuten "Olen poissa toimistosta muutaman päivän."
2. Henkilökohtaiset tiedot: Vaikka vaihtoehtoisten yhteyshenkilöiden antaminen on tärkeää, vältä henkilökohtaisten puhelinnumeroiden tai kotiosoitteiden jakamista. Pysy ammatillisissa yhteystiedoissa.
3. Liian rento sävy: Pidä viestisi ammattimaisena koko ajan. Vältä slangia, epämuodollista kieltä tai liiallisia huutomerkkejä.
4. Pitkät selitykset: Pidä viestisi ytimekkäänä ja asiaankuuluvana. Vältä tarpeettomia yksityiskohtia tai pitkiä selityksiä poissaolosi syystä.
15 esimerkkiä poissaoloviestistä
1. Yksinkertainen poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä poissa toimistosta enkä ole käytettävissä ennen [päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [nimi] osoitteessa [sähköpostiosoite]. Muussa tapauksessa vastaan sähköpostiisi mahdollisimman pian palattuani.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
2. Lomapoissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä lomalla enkä ole käytettävissä ennen [päivämäärä]. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [Vaihtoehtoinen yhteyshenkilö]. Kiitos ymmärryksestäsi.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
3. Sairauden poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä sairauden vuoksi poissa toimistosta enkä tarkista sähköposteja ennen [Päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos kärsivällisyydestäsi.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
4. Konferenssi Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä konferenssissa ja minulla on rajallisesti pääsyä sähköpostiini ennen [Päivämäärä]. Jos asiasi on kiireellinen, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Vastaan sähköpostiisi mahdollisimman pian palattuani.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
5. Äitiysloma Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä äitiyslomalla enkä voi vastata sähköposteihin ennen [Päivämäärä]. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi tänä erityisenä aikana.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
6. Isyysloma Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä isyyslomalla enkä ole käytettävissä ennen [Päivämäärä]. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos ymmärryksestäsi ja vastaan sähköpostiisi nopeasti palattuani.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
7. Sabbatti Poissaoloviesti:
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä sabbatilla enkä ole käytettävissä ennen [Päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos kärsivällisyydestäsi.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
8. Loma Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä lomalla enkä tarkista sähköposteja ennen [Päivämäärä]. Jos sinulla on kiireellisiä asioita, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos ymmärryksestäsi ja vastaan sähköpostiisi palattuani.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
9. Koulutus Poissaoloviesti
Hei,
Olen poissa toimistosta koulutuksessa ennen [Päivämäärä]. Tänä aikana minulla on rajallisesti pääsy sähköposteihini. Jos asiasi on kiireellinen, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos ymmärryksestäsi ja vastaan sähköpostiisi mahdollisimman pian.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
10. Valaistuksen Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä tuomaritehtävissä enkä ole käytettävissä ennen [Päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [nimi] osoitteessa [sähköpostiosoite]. Muussa tapauksessa vastaan sähköpostiisi mahdollisimman pian palattuani.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
11. Hautajaiset Poissaoloviesti
Hei,
Olen tällä hetkellä hautajaisissa enkä ole käytettävissä ennen [Päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos kärsivällisyydestäsi ja ymmärryksestäsi.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
12. Perhetilanne Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä perhetilanteen vuoksi poissa enkä ole käytettävissä ennen [Päivämäärä]. Jos sinulla on kiireellisiä asioita, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos ymmärryksestäsi ja vastaan sähköpostiisi mahdollisimman pian palattuani.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
13. Liikematka Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä liikematkalla enkä ole käytettävissä ennen [Päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos ymmärryksestäsi ja vastaan sähköpostiisi palattuani.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
14. Muutto Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä muutossa enkä ole käytettävissä ennen [Päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [Vaihteleva Yhteyshenkilö]. Kiitos ymmärryksestäsi.
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
15. Teknisiä ongelmia Poissaoloviesti
Hei,
Kiitos sähköpostistasi. Olen tällä hetkellä teknisten ongelmien vuoksi poissa enkä ehkä saa tai vastaa viesteihin ennen [Päivämäärä]. Jos tarvitset välitöntä apua, ota yhteyttä [nimi] osoitteessa [sähköpostiosoite].
Ystävällisin terveisin,
[Nimesi]
Kuinka mukauttaa poissaoloviestiä käyttämällä Sider?
Jos haluat mukauttaa poissaoloviestisi, voit käyttää Sideria apuna. Sider on tekoälypohjainen työkalu, jossa on monia arvokkaita ominaisuuksia, kuten viestien kirjoittaminen, kieliopin tarkistus, kappaleiden parantaminen, tekoälyllä maalatut kuvat, PDF/videoiden tiivistämiset ja paljon muuta! Kaikki tehokkaat ominaisuudet on pakattu helppokäyttöiseen käyttöliittymään, mikä tekee työskentelystä sujuvaa.
Seuraa näitä vaiheita luodaksesi henkilökohtaisen viestin Siderilla nopeasti:
Vaihe 1. Lataa ja asenna Sider-laajennus verkkoselaimeesi. Kirjaudu sisään tai luo tili.
Vaihe 2. Napsauta Sider-kuvaketta avataksesi sivupalkin, napsauta "Kirjoita" > "Laadi" ja valitse "Viestit" "Muoto"-kohdasta.
Vaihe 3. Syötä poissaolopäiväsi, vaihtoehtoiset yhteystiedot ja kaikki lisätiedot, jotka haluat sisällyttää. Valitse sävy, pituus ja kieli. Tämän jälkeen napsauta "Luo luonnos" -painiketta.
Vaihe 4. Esikatsele viestiäsi varmistaaksesi, että se näyttää ammattimaiselta ja täyttää vaatimuksesi. Jos et ole tyytyväinen, voit kirjoittaa vaatimukset uusiksi ja antaa sen luoda viestin uudelleen.
Vaihe 5. Kopioi ja aktivoi poissaoloviestisi.
Yhteenveto
Tehokas poissaoloviesti on välttämätön, kun olet poissa työstä pidemmän aikaa. Seuraamalla tämän artikkelin vinkkejä voit luoda ammattimaisen ja henkilökohtaisen viestin, joka pitää ihmiset ajan tasalla poissaolostasi ja auttaa heitä ottamaan yhteyttä oikeaan henkilöön poissa ollessasi.
Usein kysyttyjä kysymyksiä poissaoloviestistä
1. Mikä on hyvä poissaoloviesti?
Hyvän poissaoloviestin tulisi sisältää nimesi ja tittelisi, poissaolopäivät, kenelle ottaa yhteyttä ja milloin henkilö voi odottaa vastausta.
2. Mikä on hyvä automaattinen vastaus?
Hyvän automaattisen vastauksen tulisi olla ammattimainen, informatiivinen ja henkilökohtainen. Sen tulisi sisältää tietoa poissaolostasi ja kenelle ottaa yhteyttä hätätilanteessa.
3. Miten kirjoitat poissaoloviestin ilman päivämäärää?
Jos et tiedä tarkkoja poissaolopäiviäsi, voit käyttää yleistä kieltä, kuten "Olen poissa toimistosta seuraavat viikot" tai "Olen tavoittamattomissa toistaiseksi."
4. Miten asetat tiimisi tilan poissaolevaksi?
Useimmissa sähköpostiohjelmissa, kuten Outlookissa tai Gmailissa, voit asettaa tilasi "Poissa toimistosta" menemällä asetusten valikkoon ja valitsemalla "Automaattiset vastaukset" tai "Loma-vastaaja."
5. Miten teen poissaoloviestin Outlookissa?
Asettaaksesi poissaoloviestin Outlookissa:
Vaihe 1. Napsauta "Tiedosto" vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 2. Valitse "Automaattiset vastaukset."
Vaihe 3. Valitse "Lähetä automaattisia vastauksia" ja syötä poissaolopäivät.
Vaihe 4. Mukauta viestiä.
Vaihe 5. Napsauta "OK" aktivoidaksesi automaattisen vastauksen.
