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AI उपकरणों के साथ प्रभावी आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश कैसे लिखें
अद्यतन 16 अप्रै. 2025 को
8 मिनट
नेविगेशन
- आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश क्या है?
- आपको आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश कब चाहिए?
- आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल संदेश में क्या शामिल करें
- आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश में क्या न शामिल करें
- आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश के 15 उदाहरण
- 1. साधारण आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश
- 2. छुट्टी का आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश
- 3. बीमारी का आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश
- 4. सम्मेलन के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 5. मातृत्व अवकाश के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 6. पितृत्व अवकाश के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 7. अध्ययन अवकाश के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश:
- 8. छुट्टी के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 9. प्रशिक्षण के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 10. जूरी ड्यूटी के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 11. अंतिम संस्कार के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 12. पारिवारिक आपात स्थिति के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 13. व्यवसाय यात्रा के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 14. स्थानांतरण के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 15. तकनीकी समस्याओं के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
- 1. साधारण आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश
- Sider का उपयोग करके कार्यालय से बाहर के संदेश को कैसे अनुकूलित करें?
- निष्कर्ष
- आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
आज के तेज़-तर्रार कार्य वातावरण में, जब आप कार्यालय से बाहर होते हैं तो स्पष्ट अपेक्षाएँ निर्धारित करना बहुत महत्वपूर्ण है। एक आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश एक पेशेवर और प्रभावी तरीका है जिससे आप अपने सहयोगियों और ग्राहकों को अपनी अनुपलब्धता के बारे में सूचित कर सकते हैं। AI उपकरणों की मदद से, एक आकर्षक आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश तैयार करना पहले से कहीं अधिक आसान हो गया है।
आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश क्या है?
आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश, जिसे स्वचालित उत्तर या छुट्टी प्रतिक्रिया भी कहा जाता है, एक ईमेल उत्तर है जो तब स्वचालित रूप से भेजा जाता है जब आप ईमेल का उत्तर देने में असमर्थ होते हैं। यह प्रेषक को सूचित करता है कि आप अपने डेस्क से दूर हैं और आपके लौटने की तारीख या वैकल्पिक संपर्क जानकारी प्रदान करता है।
आपको आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश कब चाहिए?
आपको आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश तब चाहिए जब आप छुट्टी पर जा रहे हों, सम्मेलन में भाग ले रहे हों, व्यक्तिगत दिन ले रहे हों, या किसी अन्य स्थिति में जहाँ आप तुरंत ईमेल का उत्तर देने के लिए उपलब्ध नहीं होंगे। यह सुनिश्चित करता है कि जो लोग आपसे संपर्क करते हैं, वे आपकी अनुपस्थिति के बारे में जानें और कहीं और सहायता प्राप्त कर सकें।
आउट-ऑफ-ऑफिस ईमेल संदेश में क्या शामिल करें
आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश बनाते समय, कुछ मुख्य जानकारी है जो आपको शामिल करनी चाहिए:
1. नमस्ते: अपने संदेश की शुरुआत एक विनम्र और पेशेवर अभिवादन के साथ करें, जैसे "नमस्ते" या "प्रिय [प्रेषक का नाम]।"
2. सूचना: स्पष्ट रूप से बताएं कि आप वर्तमान में कार्यालय से बाहर हैं और ईमेल का उत्तर देने में असमर्थ हैं।
3. अवधि: उन तारीखों को निर्दिष्ट करें जब आप बाहर होंगे और प्राप्तकर्ता कब उत्तर की उम्मीद कर सकता है। उदाहरण के लिए, "मैं [शुरुआत की तारीख] से [अंत की तारीख] तक कार्यालय से बाहर रहूँगा और अपनी वापसी पर आपके ईमेल का उत्तर दूँगा।"
4. वैकल्पिक संपर्क: एक सहयोगी या टीम के सदस्य का नाम और संपर्क जानकारी प्रदान करें जो आपकी अनुपस्थिति में प्रेषक की सहायता कर सके।
5. तत्काल मामलों: यदि आवश्यक हो, तो उल्लेख करें कि आपकी अनुपस्थिति के दौरान तत्काल मामलों को कैसे संबोधित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, "यदि आपके पास कोई तत्काल मामला है जिसे तुरंत ध्यान देने की आवश्यकता है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें।"
6. आभार: प्रेषक की समझ और धैर्य के लिए आभार व्यक्त करें। एक साधारण "आपकी समझ के लिए धन्यवाद" या "आपके धैर्य के लिए अग्रिम धन्यवाद" बहुत मायने रखता है।
आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश में क्या न शामिल करें
हालांकि आपकी अनुपस्थिति के बारे में जानकारी प्रदान करना महत्वपूर्ण है, लेकिन कुछ चीजें हैं जिन्हें आपको अपने आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश में शामिल करने से बचना चाहिए:
1. अस्पष्ट उत्तर: अपनी अनुपस्थिति की तारीखों और अपेक्षित उत्तर समय के बारे में विशिष्ट रहें। "मैं कुछ दिनों के लिए कार्यालय से बाहर रहूँगा" जैसे सामान्य बयानों से बचें।
2. व्यक्तिगत जानकारी: जबकि वैकल्पिक संपर्क प्रदान करना महत्वपूर्ण है, व्यक्तिगत फोन नंबर या घर के पते साझा करने से बचें। पेशेवर संपर्क जानकारी पर टिके रहें।
3. अत्यधिक अनौपचारिक टोन: अपने संदेश में पेशेवर टोन बनाए रखें। स्लैंग, अनौपचारिक भाषा, या अत्यधिक विस्मयादिबोधक चिह्नों का उपयोग करने से बचें।
4. लंबी व्याख्याएँ: अपने संदेश को संक्षिप्त और स्पष्ट रखें। अपनी अनुपस्थिति के कारण के बारे में अनावश्यक विवरण या लंबी व्याख्याओं से बचें।
आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश के 15 उदाहरण
1. साधारण आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में कार्यालय से बाहर हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। यदि आपको तुरंत सहायता चाहिए, तो कृपया [नाम] से [ईमेल पता] पर संपर्क करें। अन्यथा, मैं अपनी वापसी पर आपके ईमेल का उत्तर दूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
2. छुट्टी का आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में छुट्टी पर हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। तत्काल मामलों के लिए, कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी समझ के लिए धन्यवाद।
सादर,
[आपका नाम]
3. बीमारी का आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में बीमारी के कारण कार्यालय से बाहर हूँ और [तारीख] तक ईमेल चेक नहीं करूँगा। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी धैर्य के लिए धन्यवाद।
सादर,
[आपका नाम]
4. सम्मेलन के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में एक सम्मेलन में भाग ले रहा हूँ और [तारीख] तक मेरे इनबॉक्स तक सीमित पहुँच होगी। यदि आपका मामला तत्काल है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। मैं अपनी वापसी पर आपके ईमेल का जल्द से जल्द उत्तर दूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
5. मातृत्व अवकाश के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में मातृत्व अवकाश पर हूँ और [तारीख] तक ईमेल का उत्तर नहीं दे पाऊँगी। किसी भी तत्काल मामलों के लिए, कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। इस विशेष समय के लिए आपकी धैर्य और समझ के लिए धन्यवाद।
सादर,
[आपका नाम]
6. पितृत्व अवकाश के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में पितृत्व अवकाश पर हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। किसी भी तत्काल मामलों के लिए, कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी समझ के लिए धन्यवाद और मैं अपनी वापसी पर आपके ईमेल का तुरंत उत्तर दूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
7. अध्ययन अवकाश के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश:
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में अध्ययन अवकाश पर हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी धैर्य के लिए धन्यवाद।
सादर,
[आपका नाम]
8. छुट्टी के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में छुट्टी मना रहा हूँ और [तारीख] तक ईमेल चेक नहीं करूँगा। यदि आपके पास कोई तत्काल मामला है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी समझ के लिए धन्यवाद और मैं अपनी वापसी पर आपके ईमेल का उत्तर दूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
9. प्रशिक्षण के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
मैं [तारीख] तक प्रशिक्षण सत्र में भाग ले रहा हूँ और इस समय, मेरे ईमेल तक सीमित पहुँच होगी। यदि आपका मामला तत्काल है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी समझ के लिए धन्यवाद और मैं यथाशीघ्र आपके ईमेल का उत्तर दूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
10. जूरी ड्यूटी के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में जूरी ड्यूटी पर हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया [नाम] से [ईमेल पता] पर संपर्क करें। अन्यथा, मैं अपनी वापसी पर आपके ईमेल का जल्द से जल्द उत्तर दूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
11. अंतिम संस्कार के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
मैं वर्तमान में एक अंतिम संस्कार में भाग ले रहा हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी धैर्य और समझ के लिए धन्यवाद।
सादर,
[आपका नाम]
12. पारिवारिक आपात स्थिति के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में एक पारिवारिक आपात स्थिति से निपट रहा हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। यदि आपके पास कोई तत्काल मामला है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी समझ के लिए धन्यवाद और मैं अपनी वापसी पर आपके ईमेल का जल्द से जल्द उत्तर दूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
13. व्यवसाय यात्रा के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में व्यवसाय यात्रा पर हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी समझ के लिए धन्यवाद और मैं अपनी वापसी पर आपके ईमेल का उत्तर दूँगा।
सादर,
[आपका नाम]
14. स्थानांतरण के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में स्थानांतरण की प्रक्रिया में हूँ और [तारीख] तक उपलब्ध नहीं रहूँगा। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया [वैकल्पिक संपर्क] से संपर्क करें। आपकी समझ के लिए धन्यवाद।
सादर,
[आपका नाम]
15. तकनीकी समस्याओं के लिए कार्यालय से बाहर का संदेश
नमस्ते,
आपके ईमेल के लिए धन्यवाद। मैं वर्तमान में अपने ईमेल में तकनीकी समस्याओं का सामना कर रहा हूँ और [तारीख] तक संदेश प्राप्त या उत्तर नहीं दे पाऊँगा। यदि आपको तत्काल सहायता की आवश्यकता है, तो कृपया [नाम] से [ईमेल पता] पर संपर्क करें।
सादर,
[आपका नाम]
Sider का उपयोग करके कार्यालय से बाहर के संदेश को कैसे अनुकूलित करें?
Sider एक AI-संचालित उपकरण है जिसमें कई मूल्यवान विशेषताएँ हैं, जैसे संदेश लेखन, व्याकरण जांच, पैराग्राफ सुधार, AI चित्रण, PDF/वीडियो संक्षेपण, और भी बहुत कुछ! सभी शक्तिशाली विशेषताएँ एक उपयोग में आसान इंटरफेस में पैक की गई हैं, जिससे आपका कार्यप्रवाह सरल हो जाता है।
कुछ ही समय में Sider के साथ एक व्यक्तिगत संदेश बनाने के लिए इन चरणों का पालन करें:
चरण 1. अपने वेब ब्राउज़र के लिए Sider एक्सटेंशन डाउनलोड और इंस्टॉल करें। इसमें लॉग इन करें या एक खाता बनाएं।
चरण 2. Sider आइकन पर क्लिक करें ताकि साइडबार खुल सके, "Write" पर क्लिक करें > "Compose", और "Format" के तहत "Message" चुनें।
चरण 3. अपनी अनुपस्थिति की तारीखें, वैकल्पिक संपर्क विवरण, और कोई अतिरिक्त जानकारी दर्ज करें जिसे आप शामिल करना चाहते हैं। स्वर, लंबाई और भाषा का चयन करें। इसके बाद, "Generate draft" बटन पर क्लिक करें।
चरण 4. अपने संदेश का पूर्वावलोकन करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह पेशेवर दिखता है और आपकी आवश्यकताओं को पूरा करता है। यदि आप असंतुष्ट हैं, तो आप अपनी आवश्यकताओं को फिर से लिख सकते हैं और इसे संदेश को फिर से उत्पन्न करने दे सकते हैं।
चरण 5. अपने आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश को कॉपी करें और सक्रिय करें।
निष्कर्ष
एक प्रभावी आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश तब आवश्यक होता है जब आप लंबे समय तक काम से दूर होते हैं। इस लेख में दिए गए सुझावों का पालन करके, आप एक पेशेवर और व्यक्तिगत संदेश बना सकते हैं जो लोगों को आपकी अनुपस्थिति के बारे में सूचित रखेगा और आपकी अनुपस्थिति में सही व्यक्ति से संपर्क करने में मदद करेगा।
आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश के बारे में अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
1. एक अच्छा आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश क्या है?
एक अच्छा आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश में आपका नाम और शीर्षक, आपकी अनुपस्थिति की तारीखें, किससे संपर्क करना है, और व्यक्ति को प्रतिक्रिया मिलने की उम्मीद कब है, शामिल होना चाहिए।
2. एक अच्छा स्वचालित उत्तर क्या है?
एक अच्छा स्वचालित उत्तर पेशेवर, सूचनात्मक और व्यक्तिगत होना चाहिए। इसमें आपकी अनुपस्थिति के बारे में जानकारी और आपात स्थिति में किससे संपर्क करना है, शामिल होना चाहिए।
3. बिना तारीख के आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश कैसे लिखें?
यदि आपको अपनी अनुपस्थिति की सटीक तारीखें नहीं पता हैं, तो आप सामान्य भाषा का उपयोग कर सकते हैं जैसे "मैं अगले कुछ हफ्तों के लिए ऑफिस से बाहर रहूंगा" या "मैं आगे की सूचना तक अनुपलब्ध रहूंगा।"
4. मैं अपनी टीम की स्थिति को आउट-ऑफ-ऑफिस कैसे सेट करूँ?
अधिकांश ईमेल क्लाइंट्स, जैसे Outlook या Gmail, में आप सेटिंग्स मेनू में जाकर और "Automatic Replies" या "Vacation Responder" का चयन करके अपनी स्थिति को "Out of Office" के रूप में सेट कर सकते हैं।
5. Outlook पर आउट-ऑफ-ऑफिस कैसे करें?
Outlook में आउट-ऑफ-ऑफिस संदेश सेट करने के लिए:
चरण 1. ऊपरी बाएँ कोने में "File" पर क्लिक करें।
चरण 2. "Automatic Replies" का चयन करें।
चरण 3. "Send automatic replies" चुनें और अपनी अनुपस्थिति की तारीखें दर्ज करें।
चरण 4. संदेश को कस्टमाइज़ करें।
चरण 5. स्वचालित उत्तर को सक्रिय करने के लिए "OK" पर क्लिक करें।
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