Kaip naudoti „Sembly AI“, kad automatiškai generuotumėte veiksmų elementus iš susitikimų
Jei jūsų komanda praleidžia daugiau laiko rašydama susitikimų pastabas nei judėdama į priekį, jūs nesate vieni. Vidutinis žinių darbuotojas per savaitę dalyvauja 8–12 valandų susitikimuose, tačiau pagrindiniai tolesni veiksmai vis dar slysta pro pirštus. Štai sprendimas: nustatykite „Sembly AI“, kad automatiškai užfiksuotų sprendimus ir generuotų aiškius, priskiriamus veiksmų elementus, kad niekas neprapultų.
Šiame vadove nuosekliai paaiškinama, kaip naudoti „Sembly AI“ veiksmų elementams, pateikiant profesionalaus lygio darbo eigas, skirtas „Zoom“, „Google Meet“ ir „Microsoft Teams“; patarimus, kaip padidinti tikslumą; ir būdus, kaip dalytis rezultatais ir juos sekti. Stengsimės, kad jis būtų praktiškas ir orientuotas į sprendimus, kad galėtumėte jį įgyvendinti šiandien.
Beje, „Sembly AI“ yra sukurtas automatiškai prisijungti prie susitikimų, transkribuoti ir parengti struktūruotus užrašus bei protokolus su rezultatais ir užduotimis, visa tai atliekant minimalų rankinį įsikišimą. Jis taip pat teikia automatinius susitikimų protokolus ir santraukas, kuriais galite pasidalinti su savo komanda vienu spustelėjimu.
Kas yra „Sembly AI“ ir kodėl ją naudoti veiksmų elementams?
„Sembly AI“ yra dirbtinio intelekto užrašų rašytojas, kuris įrašo, transkribuoja ir apibendrina susitikimus, o tada išskiria pagrindinius rezultatus, tokius kaip sprendimai ir užduotys. Užuot žongliravus su užrašais, gaunate struktūruotus rezultatus: transkripciją, santrauką, svarbiausius dalykus ir, svarbiausia, automatiškai sugeneruotus veiksmų elementus, kuriuos galite priskirti ir sekti. Užimtoms komandoms tai reiškia:
- Mažiau rankinio užrašų rašymo: sutelkite dėmesį į pokalbį; „Sembly“ užfiksuoja visa kita.
- Nuoseklus veiksmų fiksavimas: užduotys išskiriamos naudojant DI, sumažinant praleistus tolesnius veiksmus.
- Dalijami protokolai: per kelias sekundes nusiųskite aiškias santraukas ir veiksmų elementus suinteresuotosioms šalims.
Greita pradžia: nustatykite „Sembly AI“ per 10 minučių
Atlikite šiuos veiksmus, kad nuo registracijos pereitumėte prie pirmųjų automatizuotų veiksmų elementų.
- Sukurkite savo paskyrą ir darbo sritį
- Užsiregistruokite ir sukurkite darbo sritį savo komandai. Pakvieskite komandos narius, kad „Sembly“ galėtų tiksliau identifikuoti kalbėtojus ir priskirti užduotis.
- Prijunkite savo kalendorių ir konferencijų programas
- Susiekite „Google Calendar“ arba „Outlook“, kad „Sembly“ galėtų automatiškai prisijungti prie suplanuotų susitikimų.
- Įgalinkite „Zoom“, „Google Meet“ ir „Microsoft Teams“ integracijas, kad „Sembly“ galėtų prisijungti kaip boto dalyvis arba įrašyti skambučius debesyje apdorojimui.
- Pasirinkite susitikimų fiksavimo metodą
- Automatinis prisijungimas: „Sembly“ prisijungia prie jūsų suplanuotų susitikimų.
- Rankinis prisijungimas: vienu spustelėjimu pridėkite „Sembly“ prie ad hoc skambučio.
- Įkelkite įrašus: įkelkite savo .mp4 arba .wav failą ir „Sembly“ atgaline data transkribuos ir išskirs veiksmų elementus.
- Konfigūruokite veiksmų elementų nuostatas
- Nustatymuose įgalinkite „Veiksmų elementų“ arba „Rezultatų“ išskyrimą ir pasirinkite išsamumo lygį, kurio norite protokoluose ir santraukose. Taip pat galite pasirinkti, ar užduotys bus grupuojamos pagal savininką, atlikimo datą ar temą.
- Vykdykite susitikimą kaip įprasta
- „Sembly“ automatiškai įrašo, transkribuoja ir identifikuoja kalbėtojus fone. Kalbėkite natūraliai, bet, jei įmanoma, įvardykite savininkus ir datas (daugiau patarimų žemiau), kad pagerintumėte užduočių išskyrimą.
- Peržiūrėkite savo automatiškai sugeneruotą išvestį
- Per kelias minutes gausite transkripciją, santrauką, svarbiausius dalykus ir specialų veiksmų elementų skyrių su savininkais, terminais ir kontekstu, kuriuos galite kopijuoti, eksportuoti arba bendrinti su savo komanda.
Žinynas: paverskite kiekvieną susitikimą aiškiais tolesniais veiksmais
Naudokite šį praktinį srautą skirtingiems susitikimų tipams ir įrankiams.
Savaitiniams pasitarimams („Zoom“, „Meet“, „Teams“)
- Pradėkite nuo „Šiandienos tikslo“ raundo, kad suteiktumėte „Sembly“ kontekstą.
- Pasakykite užduotis garsiai su savininku ir data: „Aleksas parengs PRD v1 iki penktadienio.“
- Užbaikite apibendrinimu: „Patvirtinkime veiksmų elementus.“ Tai sustiprina išskyrimo tikslumą.
- Po skambučio paskelbkite automatizuotus protokolus ir veiksmų elementus „Slack“ arba el. paštu.
Skambučiams ir demonstracijoms klientams
- Naudokite „Sembly“, kad pažymėtumėte „prieštaravimus“, „funkcijų užklausas“ ir „tolesnius veiksmus“.
- Aiškiai suformuluokite įsipareigojimus: „Mes atsiųsime kainų lygius Danai iki antradienio.“
- Pasidalinkite redaguota santrauka ir veiksmų elementais su klientu, kad suderintumėte.
Projekto pradžios susitikimams
- Užfiksuokite sprendimus: „Mes renkamės B variantą.“
- Konvertuokite sprendimus į užduotis: „Maya atnaujins planą, atspindintį B variantą.“
- Pridėkite „Sembly“ protokolų nuorodą prie savo projekto sekimo priemonės, kad užduotys būtų susietos su kontekstu.
Geriausia praktika, kaip pagerinti veiksmų elementų tikslumą
Šiek tiek struktūros labai praverčia. Ši taktika žymiai pagerina tai, kaip „Sembly AI“ identifikuoja ir formatuoja užduotis.
- Naudokite veiksmo kalbą: pradėkite užduotis veiksmažodžiais – „kurti“, „siųsti“, „peržiūrėti“, „išsiųsti“.
- Įvardykite savininką: „Jordanas turi…“ padeda „Sembly“ priskirti užduotį tinkamam asmeniui.
- Nurodykite atlikimo datą: „iki ketvirtadienio“ arba „DDP 10/4“ padaro užduotis ribotas laiko.
- Patvirtinkite pabaigoje: atlikite 60 sekundžių žodinį apibendrinimą; „Sembly“ jiems teiks pirmenybę.
- Sumažinkite kryžminį pokalbį: vienas kalbėtojas vienu metu pagerina transkripcijos kokybę.
- Naudokite nuoseklius susitikimų pavadinimus: „Sprint Review“, „QBR“ ir t. t., kad gautumėte geresnį kontekstą.
- Įkelkite skaidres arba dokumentus: papildoma medžiaga gali pagerinti susitikimų santraukas.
Veiksmų elementų eksportavimas ir bendrinimas
„Sembly AI“ leidžia lengvai pereiti nuo užrašų prie vykdymo:
- Nukopijuokite / įklijuokite arba eksportuokite veiksmų elementų sąrašą iš savo susitikimo santraukos puslapio.
- Pasidalinkite nuoroda į automatizuotus protokolus, kad suinteresuotosios šalys matytų užduotis kontekste.
- Įrašytiems susitikimams pridėkite laiko žymes, kad savininkai galėtų pereiti prie atitinkamo momento.
Integracijos: „Zoom“, „Google Meet“, „Microsoft Teams“
Galite naudoti „Sembly AI“ visose pagrindinėse konferencijų sąrankose:
- „Zoom“: leiskite „Sembly“ botui prisijungti kaip dalyviui arba apdoroti įrašus debesyje.
- „Google Meet“: pakvieskite „Sembly“ į „Meet“ nuorodą tiesiogiai iš savo kalendoriaus įvykio.
- „Microsoft Teams“: įgalinkite botą prisijungti prie suplanuotų „Teams“ susitikimų per papildinį ir apdoroti įrašus po skambučio.
Patarimas: pasikartojantiems įvykiams nustatykite „Sembly“ automatinį prisijungimą, kad niekada nepamirštumėte užfiksuoti užrašų.
Pasikartojančios veiksmų elementų SOP kūrimas
Sukurkite lengvą susitikimo SOP, kad užtikrintumėte patikimumą:
- Darbotvarkėje yra „Sprendimai“ ir „Veiksmų elementai“ kaip du paskutiniai punktai.
- Palengvintojas aiškiai ragina savininkus ir terminus.
- 60 sekundžių apibendrinimas pabaigoje – „Sembly“ juos užfiksuoja ir formatuoja kaip užduotis.
- Po susitikimo vedėjas peržiūri ir priskiria užduotis jūsų darbo įrankyje.
Pavyzdinis scenarijus, kurį galite naudoti
- „Patvirtinkime tolesnius veiksmus. Chris'as sudarys API klaidų sąrašą iki trečiadienio. Nia parengs atšaukimo planą iki penktadienio. Aš paskelbsiu „Sembly“ santrauką ir veiksmų elementus po šio skambučio.“
Trikčių šalinimas: jei veiksmų elementai atrodo neteisingai
- Patikrinkite kalbėtojo priskyrimą: įsitikinkite, kad dalyvių vardai yra teisingi.
- Sumažinkite dviprasmiškumą: perfrazuokite neaiškius teiginius kaip aiškias užduotis su savininkais.
- Iš naujo generuokite: jei leidžiama, paprašykite atnaujintos santraukos arba redaguokite elementus rankiniu būdu.
- Įkelkite įrašą: jei prisijungimas tiesiogiai turėjo problemų, įkelkite failą pakartotiniam apdorojimui.
Protokolai prieš veiksmų elementus: naudokite abu
Protokolai suteikia suinteresuotosioms šalims kontekstą; veiksmų elementai skatina vykdymą. „Sembly“ automatizuoti susitikimų protokolai yra sukurti užfiksuoti esminius rezultatus, kuriais galite pasidalinti ir vėliau pasinaudoti, todėl lengviau suderinti komandą ir toliau vykdyti projektus.
Realaus pasaulio pavyzdys: nuo chaoso iki aiškumo per vieną sprintą
Paskirstyta produktų komanda susidūrė su praleistais perdavimais. Įgalinus „Sembly AI“ automatiškai prisijungti prie sprinto ceremonijų, jie baigdavo kiekvieną susitikimą žodiniu apibendrinimu. Po skambučio PM paskelbė automatizuotus protokolus ir veiksmų elementus „Slack“ gijose. Per du sprintus užduočių atlikimas laiku pagerėjo, nes savininkai turėjo krištolo skaidrumo tolesnius veiksmus ir laiko žymes, kad galėtų peržiūrėti diskusijų klausimus. Pamoka: struktūra plius automatizavimas visada nugali atmintį.
Patarimai profesionalams, skirti patyrusiems vartotojams
- Sukurkite „Veiksmų elementų raktinių žodžių“ apgaulės lapą: skatinkite tokias frazes kaip „daryti“, „iki .
- Pasidalinkite protokolais iš išorės, kad suderintumėte klientus, ir pasilikite vidinius veiksmus privačius.
Verta paminėti: kurkite, redaguokite ir naudokite pakartotinai su Sider.ai
Jei jūsų komanda dokumentuoja daug pasikartojančių tolesnių veiksmų arba jai reikia pagalbos tobulinant apibendrinimus, DI asistentas, pvz., Sider.AI, gali padėti jums patobulinti ir pakartotinai panaudoti „Sembly“ automatiškai sugeneruotus veiksmų elementus į būsenos atnaujinimus, suinteresuotųjų šalių santraukas arba „Jira“ bilietų šablonus. Galite įklijuoti veiksmų elementų skyrių ir paprašyti jo per kelias sekundes parengti sprintui paruoštą kontrolinį sąrašą arba klientui skirtą apibendrinimą. Sužinokite daugiau Sider.AI: Pagrindinės išvados
- „Sembly AI“ automatiškai generuoja veiksmų elementus, protokolus ir santraukas, kad jūsų komanda galėtų sutelkti dėmesį į rezultatus, o ne į užrašų rašymą.
- Aiškiai kalbėkite užduotis (savininkas + veiksmažodis + atlikimo data) ir apibendrinkite pabaigoje, kad padidintumėte tikslumą.
- Pasidalinkite automatizuotais protokolais ir veiksmų elementais, kad suinteresuotosios šalys būtų suderintos.
- Integruokite su „Zoom“, „Google Meet“ ir „Teams“ arba įkelkite įrašus po fakto.
- Paverskite rezultatus vykdymu eksportuodami užduotis į savo projekto įrankius.
DUK
Q1:Kaip „Sembly AI“ generuoja veiksmų elementus iš susitikimų?
„Sembly AI“ įrašo ir transkribuoja jūsų susitikimą, tada naudoja DI, kad išskirtų užduotis su savininkais, atlikimo datomis ir kontekstu. Jis pateikia juos veiksmų elementų skyriuje kartu su automatizuotais susitikimų protokolais ir santraukomis.
Q2:Ar „Sembly AI“ veikia su „Zoom“, „Google Meet“ ir „Microsoft Teams“?
Taip. Galite pakviesti „Sembly“ automatiškai prisijungti prie suplanuotų skambučių per „Zoom“, „Google Meet“ ir „Microsoft Teams“ arba įkelti įrašus po to, kad būtų galima transkribuoti ir išskirti veiksmų elementus.
Q3:Kaip galiu pagerinti „Sembly AI“ veiksmų elementų tikslumą?
Naudokite aiškias frazes su veiksmažodžiu, savininku ir terminu, sumažinkite kryžminį pokalbį ir baikite kiekvieną susitikimą žodiniu užduočių apibendrinimu. Įsitikinkite, kad jūsų darbo srityje kalbėtojai yra teisingai įvardyti.
Q4:Ar galiu pasidalinti „Sembly AI“ automatizuotais protokolais ir veiksmų elementais su savo komanda?
Be abejo. Galite pasidalinti nuoroda į automatizuotus protokolus arba eksportuoti veiksmų elementų sąrašą, kad įklijuotumėte į el. paštą, „Slack“ arba savo projektų valdymo įrankį.
Q5:Ar „Sembly AI“ palaiko atgalinius veiksmų elementus iš įrašų?
Taip. Įkelkite garso arba vaizdo failą (pvz., MP4 arba WAV) ir „Sembly“ jį transkribuos ir sugeneruos santraukas, protokolus ir veiksmų elementus, net jei jis neprisijungė tiesiogiai.
