Žingsnis po žingsnio vadovas: „Zoom AI Companion 3.0“ naudojimas susitikimų santraukoms ir veiksmų elementams
Jei kada nors baigę skambutį pagalvojote: „Palaukite – kas ką daro ir iki kada?“, žinokite, kad nesate vieni. Naujausia „Zoom AI Companion 3.0“ versija paverčia tą chaosą aiškumu automatiškai rengdama susitikimų santraukas ir veiksmų elementus, kuriais galite pasitikėti. Šioje praktinėje, žingsnis po žingsnio pamokoje apžvelgsime sąranką, geriausią praktiką ir profesionalų patarimus, kad kiekvieną kartą gautumėte aiškias išvadas.
Drąsi prognozė: tinkamai suderinus darbo eigą, „Zoom AI Companion 3.0“ gali sutaupyti užimtoms komandoms 4–6 valandas per savaitę vien tik užrašams rašyti ir tolesniems veiksmams atlikti.
Ko išmoksite
- Kaip nustatyti „Zoom AI Companion 3.0“ susitikimų santraukoms ir veiksmų elementams
- Kaip įjungti automatines santraukas prieš, per ir po susitikimų
- Ragintos ir užuominos, kurios padeda sudaryti tikslesnius ir detalesnius veiksmų sąrašus
- Kaip peržiūrėti, redaguoti ir bendrinti AI santraukas be trikdžių
- Atitikties ir privatumo patarimai, kuriuos turėtų žinoti kiekviena komanda
- Išplėstinės darbo eigos su kalendoriais, pokalbiais, CRM ir projektų įrankiais
Viso to metu natūraliai minėsime „Zoom AI Companion 3.0“, „susitikimų santraukas“ ir „veiksmų elementus“, kad galėtumėte sekti ir optimizuoti savo sąranką.
Greitas startas: įjunkite „Zoom AI Companion 3.0“ santraukoms
1) Patikrinkite savo planą ir leidimus
- Administravimo centras: prisijunkite prie „Zoom“ žiniatinklio portalo →
Paskyros valdymas → Paskyros nustatymai.
- Tinkamumas: įsitikinkite, kad jūsų plane yra „Zoom AI Companion 3.0“ funkcijos. Kai kuriems valdikliams reikalingos administratoriaus teisės.
- Globalus jungiklis: skiltyje
AI Companion įjunkite funkcijas, skirtas Susitikimo santrauka ir Veiksmų elementų išskyrimas.
2) Įjunkite kiekvieno vartotojo nustatymus
- Eikite į
Nustatymai → AI Companion.
- Susitikimo santrauka: automatiškai generuoti santraukas po kiekvieno skambučio.
- Išmanūs skyriai / svarbiausi dalykai: padeda struktūrizuoti apžvalgą.
- Veiksmų elementai: išskirti savininkus, terminus ir tolesnius veiksmus.
3) Atnaujinkite „Zoom“ programėles, skirtas staliniams kompiuteriams ir mobiliesiems įrenginiams
- Nuolat atnaujinkite „Zoom“, kad galėtumėte naudotis naujausiomis „Zoom AI Companion 3.0“ galimybėmis.
- Įsitikinkite, kad tiesioginių susitikimų metu matote
AI Companion skydelį.
Prieš skambutį: paruoškite „Zoom AI Companion“ geresniems rezultatams
4) Kalendoriaus kvietime parašykite aiškią darbotvarkę
- Įtraukite 3–5 punktus, atspindinčius susitikimo tikslus.
- Kiekvieną punktą pradėkite veiksmažodžiu: „Nuspręsti dėl biudžeto“, „Patvirtinti terminą“, „Priskirti kokybės užtikrinimo užduotis“.
- Pridėkite konteksto: nuorodos į dokumentus, „Jira“ užduotis, „Figma“ failus.
5) Nustatykite numatytąją santraukos kalbą ir toną
AI Companion nustatymuose pasirinkite kalbą (pvz., anglų) ir toną (glaustas, formalus, bendradarbiaujantis).
- Jei norite, kad santraukos būtų optimizuotos vadovams ar klientams, pasirinkite formalesnį stilių.
6) Konfigūruokite, kas gauna santraukas
Nustatymai → Pranešimai el. paštu, pasirinkite siųsti „Susitikimo santrauką“:
- Tik šeimininkams ir bendrašeimininkams
- Individualizuotas sąrašas arba paskirstymo pseudonimas
Patarimas: jei tai išoriniai skambučiai, apsvarstykite galimybę nusiųsti apžvalgą tik vidiniams suinteresuotiesiems subjektams, o prieš persiunčiant ją, ją apdorokite.
Per skambutį: naudokite „Zoom AI Companion 3.0“ tiesiogiai
7) Pradėkite susitikimą ir patvirtinkite AI būseną
- Kai skambutis prasideda, atidarykite
AI Companion skydelį.
- Patikrinkite, ar Susitikimo santrauka yra
Įjungta.
- Jei reikia, perjunkite Veiksmų elementų ištraukimą.
8) Naudokite greitus raginimus realiuoju laiku
AI Companion skydelyje naudokite trumpus raginimus, kad apmokytumėte modelį:
Sutelkite santrauką į sprendimus ir blokatorius.
Stebėkite veiksmų elementus pagal savininką ir terminą.
Užfiksuokite rizikas ir priklausomybes.
- Kai priimamas svarbus sprendimas, pasakykite jį garsiai: „Sprendimas: paleidimas perkeliamas į lapkričio 12 d.“
9) Pažymėkite savininkus ir datas žodžiu
- Aiškiai pasakykite vardus ir datas: „Veiksmas: Priya užbaigs nukreipimo puslapio kopiją iki penktadienio, spalio 18 d.“
- Naudokite nuoseklią formuluotę: „Veiksmas“, „Savininkas“, „Terminas“.
10) Naudokite žymes arba paryškinimus
- Spustelėkite
Paryškinti, kai išgirstate sprendimą ar įsipareigojimą.
- Tai padeda „Zoom AI Companion 3.0“ pabrėžti svarbiausius susitikimo santraukos momentus.
Po skambučio: peržiūrėkite, redaguokite ir išsiųskite santrauką
11) Atidarykite sugeneruotą susitikimo santrauką
- Raskite ją el. pašto pranešime po susitikimo, „Zoom“ programėlėje, skirtoje staliniams kompiuteriams, arba susitikimo skirtuke
Įrašai / Santrauka.
- Tikėkitės tokių skyrių kaip:
- Veiksmų elementai su savininkais ir datomis
12) Atlikite 3 minučių redagavimo patikrinimą
- Peržvelkite, ar teisingi vardai, datos ir rezultatai.
- Konvertuokite neaiškias užduotis į SMART formuluotę:
- Pakeiskite „Greitai atnaujinti kaladę“ į „Atnaujinti Q4 plano kaladės v2 versiją iki antradienio 17 val. (Savininkas: Leo)“.
- Prieš bendrindami su klientais, pašalinkite tik vidines pastabas.
13) Bendrinkite tinkamu kanalu
- Spustelėkite
Bendrinti, kad išsiųstumėte el. paštu arba įklijuotumėte į „Slack“ / „Teams“.
- Jei tai pasikartojantys projektai, įklijuokite santraukas į projekto dokumentą arba wiki.
- Išsaugokite PDF / HTML versiją auditams arba kliento pristatymui.
Pasiekite, kad veiksmų elementai iš tikrųjų įvyktų
14) Sinchronizuokite veiksmų elementus su savo užduočių sistema
- Rankiniu būdu arba per integracijas perkelkite veiksmų elementus į:
- Jira / Linear (inžinerija)
- Asana / Trello / Monday (projektas)
- HubSpot / Salesforce (pardavimo tolesni veiksmai)
- Išsaugokite savininką, terminą ir nuorodą atgal į susitikimą.
15) Pridėkite priminimus apie tolesnius veiksmus
- Sukurkite
24 valandų ir 48 valandų patikrinimus svarbiems elementams.
- Naudokite „Slack“ priminimus arba kalendoriaus pastūmėjimus savininkams.
16) Užbaikite ciklą per kitą susitikimą
- Pradėkite kitą pasitarimą arba savaitinį susitikimą su „Praėjusio susitikimo veiksmų elementų peržiūra“.
- Švęskite įvykdymus; iš anksto derėkitės dėl terminų.
Raginimų biblioteka, skirta aiškesnėms susitikimų santraukoms
Naudokite šiuos raginimų šablonus AI Companion skydelyje arba kaip sakytines užuominas. Jie padeda „Zoom AI Companion 3.0“ parengti aiškesnes susitikimų santraukas ir veiksmų elementus.
- „Apibendrinkite sprendimus, blokatorius ir rizikas trimis punktais kiekvienam.“
- „Išvardykite veiksmų elementus su
Savininkas | Užduotis | Terminas | Priklausomybė.“
- „Paruoškite klientams patogią apžvalgą neutraliu tonu, neįtraukite vidinių diskusijų.“
- „Pabrėžkite neatsakytus klausimus ir pasiūlykite tolesnius veiksmus.“
- „Sugrupuokite užduotis pagal darbo srautą: dizainas, inžinerija, rinkodara.“
- „Pažymėkite visus neaiškius savininkus ar datas tolesniam patikslinimui.“
- „Sukurkite vienos pastraipos santrauką vadovui pačiame viršuje.“
Geriausia praktika: gaukite maksimalią naudą iš „Zoom AI Companion 3.0“
- Būkite aiškūs susitikimuose: sakykite „Sprendimas“, „Veiksmas“, „Savininkas“, „Terminas“. Modelis įsitveria aiškių žymeklių.
- Laikykitės griežtos darbotvarkės: susitelkusiuose susitikimuose gaunamos susitelkusios susitikimų santraukos.
- Švelniai pataisykite: greitas redagavimas dabar pagerina būsimą tikslumą per nuoseklius modelius.
- Atsižvelkite į privatumą: konfidencialiems skambučiams apribokite automatinį bendrinimą ir peržiūrėkite paskirstymo sąrašus.
- Naudokite nuoseklų pavadinimų suteikimą: produktų pavadinimai, projektų kodai ir vaidmenys padeda išvengti dviprasmybių.
- Pasinaudokite paryškinimais: pažymėkite pagrindinius momentus, kad veiksmų elementai patikimai iškiltų į paviršių.
Trikčių šalinimas: kai santraukos ar veiksmų elementai neatitinka tikslo
- Nesugeneruota jokia santrauka: patikrinkite, ar
AI Companion buvo įgalintas tam susitikimui, ir patvirtinkite plano tinkamumą.
- Savininkai priskirti neteisingai: aiškiai ištarkite vardus arba pakartokite: „Savininkas yra Alex Chen, o ne Alex C.“ Atnaujinkite per redagavimo patikrinimą.
- Trūksta datų: aiškiai pakartokite terminus arba pridėkite juos rankiniu būdu po susitikimo.
- Per daug žodžių: raginimas: „Sutraukite iki 5 punktų; atmeskite smulkius pokalbius ir būsenos užpildymą.“
- Įtrauktas slaptas turinys: naudokite redagavimo patikrinimą, kad pašalintumėte, tada pakoreguokite bendrinimo taisykles būsimiems susitikimams.
Išplėstinės darbo eigos: mastelio keitimas jūsų apžvalgoms tarp komandų
Pardavimas ir klientų sėkmė
- Automatiškai išsiųskite klientams patogią susitikimo santrauką po atradimo skambučių.
- Perkelkite veiksmų elementus į CRM kaip tolesnius veiksmus su terminais.
- Pažymėkite atsiliepimus apie produktą; eksportuokite į produkto lentą.
Produktas ir inžinerija
- Įkelkite veiksmų elementus iš „Zoom AI Companion 3.0“ į „Jira“ / „Linear“.
- Naudokite skyrių „rizika“, kad paskatintumėte sprinto planavimą.
- Palaikykite nuolatinį susitikimų santraukų žurnalą, skirtą leidimo pastaboms.
Rinkodara ir kūryba
- Santraukos tampa instrukcijomis; veiksmų elementai maitina turinio kalendorius.
- Pažymėkite
patvirtinimus ir priklausomybes, kad išvengtumėte vėlavimų.
Operacijos ir žmogiškieji ištekliai
- Konvertuokite pasikartojančius patikrinimus į vieną gyvą sprendimų dokumentą.
- Naudokite struktūrizuotus veiksmų elementus, kad galėtumėte stebėti įvedimo užduotis.
Valdymo, saugumo ir privatumo patarimai
- Prieigos valdikliai: apribokite, kas gali įjungti „Zoom AI Companion 3.0“ ir kas pagal numatytuosius nustatymus gauna susitikimų santraukas.
- Saugojimo politika: nustatykite, kiek laiko santraukos saugomos ir kur.
- Išoriniai skambučiai: pirmiausia nustatykite numatytąjį vidinį bendrinimą; apdorokite klientams skirtas apžvalgas.
- Duomenų higiena: venkite įklijuoti paslaptis į pokalbį; pažymėkite konfidencialius segmentus žodžiu, kad atsimintumėte redaguoti.
Priminimas: visada derinkite susitikimų santraukų ir veiksmų elementų naudojimą su įmonės saugumo ir atitikties politika.
Šablonai: kopijuokite ir įklijuokite, kad judėtumėte greičiau
1) Darbotvarkės šablonas
Susitikimo pavadinimas: Q4 paleidimo ataskaita
Data / laikas: antradienis, spalio 22 d. – 30 minučių
Tikslas: nuspręsti dėl paleidimo datos; patvirtinti apimtį; priskirti galutines užduotis
Darbotvarkė
1) Laiko juosta ir blokatoriai (10)
2) QA parengtis (10)
3) Rinkodaros paleidimo planas (10)
2) Santraukos šablonas po susitikimo
Vykdomoji santrauka
Viena pastraipa apie rezultatus ir sprendimus.
Pagrindiniai sprendimai
-
Neatsakyti klausimai
-
Rizika ir mažinimo priemonės
-
Veiksmų elementai (Savininkas | Užduotis | Terminas | Priklausomybė)
-
3) Užduočių eksporto CSV antraštės
Savininkas, Užduotis, Terminas, Priklausomybė, Nuoroda į susitikimą
Beje: greitesnis būdas organizuoti ir pakartotinai naudoti santraukas
Pasikartojantis darbas po susitikimo – svarbiausių dalykų kopijavimas į dokumentus, formatų standartizavimas ir veiksmų elementų pavertimas užduotimis – vis tiek gali užimti laiko. Verta atkreipti dėmesį: komandos dažnai susieja „Zoom AI Companion 3.0“ su Sider.AI, kad centralizuotų pastabas, generuotų nuoseklias santraukas įvairiuose įrankiuose ir automatiškai parengtų tolesnius veiksmus. Sider.AI gali įkelti jūsų susitikimų santraukas, pritaikyti jūsų namų stilių ir išvesti paruoštas siųsti apžvalgas arba užduočių sąrašus, kuriuos galite įklijuoti į „Jira“, „Asana“ arba el. paštu per kelias sekundes. - Sukurkite pakartotinai naudojamą santraukos stiliaus vadovą (tonas, skyriai, formatavimas).
- Automatiškai išplėskite glaustus punktus į klientams paruoštą prozą.
- Sukurkite skirtingus variantus: santrauka vadovui ir komandos lygmens detalės.
Šis derinys leidžia „Zoom AI Companion“ sutelkti dėmesį į fiksavimą, o Sider.AI tvarko pakavimą ir paskirstymą. Pagrindinės išvados
- „Zoom AI Companion 3.0“ leidžia be vargo sudaryti susitikimų santraukas ir veiksmų elementus – jei gerai jį paruošite.
- Garsiai pasakykite sprendimus, savininkus ir terminus, kad pagerintumėte ištraukimo tikslumą.
- Visada atlikite greitą redagavimo patikrinimą, tada perkelkite užduotis į savo įrašų sistemą.
- Naudokite šablonus, raginimus ir paryškinimus, kad standartizuotumėte kokybę visose komandose.
- Suporuokite „Zoom AI Companion 3.0“ su santraukos / darbo eigos sluoksniu, pvz., Sider.AI, kad gautumėte poliruotus, bendrinimui paruoštus rezultatus.
Tolesni veiksmai
- Įgalinkite „Zoom AI Companion 3.0“ susitikimų santraukas ir veiksmų elementus nustatymuose.
- Įtraukite darbotvarkes su aiškiais veiksmažodžiais į kitus tris kvietimus.
- Kito skambučio metu naudokite raginimų biblioteką.
- Išbandykite užduočių sinchronizavimą su savo projekto įrankiu.
- Standartizuokite savo apžvalgos šabloną ir bendrinkite jį su savo komanda.
DUK
Q1: Kaip įgalinti „Zoom AI Companion 3.0“ susitikimų santraukas?
Atidarykite „Zoom“ žiniatinklio portalą, eikite į Paskyros nustatymai → AI Companion ir įjunkite Susitikimo santrauka ir Veiksmų elementai. Įsitikinkite, kad jūsų planas palaiko „Zoom AI Companion 3.0“, ir atnaujinkite programėlę, skirtą staliniams kompiuteriams.
Q2: Ar „Zoom AI Companion 3.0“ gali priskirti savininkus ir terminus veiksmų elementams?
Taip, „Zoom AI Companion 3.0“ išskiria veiksmų elementus ir gali užfiksuoti savininkus bei terminus, kai jie aiškiai nurodomi. Pasakykite juos garsiai per susitikimą arba redaguokite juos susitikimo santraukoje.
Q3: Koks yra „Zoom AI Companion 3.0“ susitikimų santraukų tikslumas?
Tikslumas yra didelis, kai naudojate aiškias darbotvarkes ir aiškias užuominas, pvz., „Sprendimas“ ir „Veiksmas“. Greitas 3 minučių redagavimo patikrinimas užtikrina, kad vardai, datos ir užduotys būtų teisingi prieš bendrinant.
Q4: Ar galiu kontroliuoti, kas gauna susitikimo santrauką ir veiksmų elementus?
Taip, galite apriboti paskirstymą Nustatymuose arba pasirinkti siųsti tik šeimininkams ir bendrašeimininkams. Išoriniams susitikimams pirmiausia bendrinkite viduje, tada apdorokite prieš siųsdami klientams.
Q5: Koks yra geriausias būdas paversti veiksmų elementus užduotimis?
Sinchronizuokite veiksmų elementus su „Jira“, „Asana“ arba savo CRM, išsaugodami savininką ir terminą. Daugelis komandų suporuoja „Zoom AI Companion 3.0“ su Sider.AI, kad standartizuotų formatavimą ir generuotų paruoštus siųsti tolesnius veiksmus.
