മീറ്റിംഗുകളിൽ നിന്ന് സ്വയമേവ പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ (Action Items) ഉണ്ടാക്കാൻ Sembly AI എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം
നിങ്ങളുടെ ടീം ജോലികൾ ചെയ്യുന്നതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ സമയം മീറ്റിംഗ് കുറിപ്പുകൾ എഴുതാനാണ് ചെലവഴിക്കുന്നതെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ഒറ്റക്കല്ല. ഒരു ശരാശരി ജീവനക്കാരൻ ആഴ്ചയിൽ 8-12 മണിക്കൂർ മീറ്റിംഗുകളിൽ പങ്കെടുക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും പ്രധാനപ്പെട്ട തുടർനടപടികൾ പലപ്പോഴും നഷ്ടപ്പെടുന്നു. ഇതിനുള്ള പരിഹാരം ഇതാ: Sembly AI ഉപയോഗിച്ച് തീരുമാനങ്ങൾ സ്വയമേവ രേഖപ്പെടുത്തുകയും വ്യക്തവും, നൽകാൻ കഴിയുന്നതുമായ പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുകയും ചെയ്യുക. അതുവഴി ഒന്നും നഷ്ടപ്പെടാതെ സൂക്ഷിക്കാം.
Zoom, Google Meet, Microsoft Teams എന്നിവയ്ക്കായുള്ള പ്രൊഫഷണൽ-ലെവൽ വർക്ക് flow-കൾ, കൃത്യത വർദ്ധിപ്പിക്കാനുള്ള നുറുങ്ങുകൾ, ഫലങ്ങൾ പങ്കിടാനും ട്രാക്കുചെയ്യാനുമുള്ള വഴികൾ എന്നിവയുൾപ്പെടെ, പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾക്കായി Sembly AI എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാമെന്ന് ഈ ഗൈഡ് വിശദീകരിക്കുന്നു. ഇത് തികച്ചും പ്രായോഗികവും പ്രശ്നപരിഹാരത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതുമായിരിക്കും. അതിനാൽ ഇത് നിങ്ങൾക്ക് ഇന്ന് തന്നെ നടപ്പിലാക്കാൻ കഴിയും.
Sembly AI രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത് മീറ്റിംഗുകളിൽ സ്വയം പങ്കെടുക്കാനും, സംഭാഷണങ്ങൾ എഴുതിയെടുക്കാനും, ഫലങ്ങളും ടാസ്ക്കുകളും അടങ്ങിയ ചിട്ടയായ കുറിപ്പുകളും മിനിറ്റുകളും ഉണ്ടാക്കാനുമാണ്. ഇതിന് വളരെ കുറഞ്ഞ മാനുഷിക ഇടപെടൽ മാത്രമേ ആവശ്യമുള്ളൂ. കൂടാതെ, നിങ്ങളുടെ ടീമുമായി ഒറ്റ ക്ലിക്കിൽ പങ്കിടാൻ കഴിയുന്ന യാന്ത്രിക മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകളും സംഗ്രഹങ്ങളും ഇതിലുണ്ട്.
എന്താണ് Sembly AI—എന്തുകൊണ്ട് ഇത് പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾക്കായി ഉപയോഗിക്കണം?
Sembly AI ഒരു AI നോട്ട് ടേക്കറാണ്. ഇത് മീറ്റിംഗുകൾ റെക്കോർഡ് ചെയ്യുകയും, സംഭാഷണങ്ങൾ എഴുതിയെടുക്കുകയും സംഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. തുടർന്ന് തീരുമാനങ്ങൾ, ടാസ്ക്കുകൾ പോലുള്ള പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കുന്നു. കുറിപ്പുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുപകരം, നിങ്ങൾക്ക് ചിട്ടയായ ഔട്ട്പുട്ടുകൾ ലഭിക്കുന്നു: സംഭാഷണത്തിന്റെ എഴുതിയ രൂപം, സംഗ്രഹം, പ്രധാന ഭാഗങ്ങൾ, കൂടാതെ സ്വയമേവ ഉണ്ടാകുന്ന പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ (action items). ഇത് നിങ്ങൾക്ക് നൽകാനും ട്രാക്കുചെയ്യാനും കഴിയും. തിരക്കുള്ള ടീമുകൾക്ക് ഇത് എന്തൊക്കെ നൽകുന്നു:
- : സംഭാഷണത്തിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക; ബാക്കിയുള്ളവ Sembly ശ്രദ്ധിച്ചുകൊള്ളും.
- : AI ഉപയോഗിച്ച് ടാസ്ക്കുകൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കുന്നു, ഇത് നഷ്ട്ടപെടാനുള്ള സാധ്യത കുറയ്ക്കുന്നു.
- : കുറഞ്ഞ സമയം കൊണ്ട് സംഗ്രഹങ്ങളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും ഓഹരി ഉടമകൾക്ക് അയക്കുക.
ദ്രുത ആരംഭം: 10 മിനിറ്റിനുള്ളിൽ Sembly AI സജ്ജമാക്കുക
സൈൻ-അപ്പ് മുതൽ നിങ്ങളുടെ ആദ്യത്തെ യാന്ത്രിക പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ വരെയുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ താഴെ നൽകുന്നു.
- നിങ്ങളുടെ അക്കൗണ്ടും വർക്ക്സ്പെയ്സും ഉണ്ടാക്കുക
- സൈൻ അപ്പ് ചെയ്ത് നിങ്ങളുടെ ടീമിനായി ഒരു വർക്ക്സ്പെയ്സ് ഉണ്ടാക്കുക. Sembly-ക്ക് സ്പീക്കറുകളെ തിരിച്ചറിയാനും ടാസ്ക്കുകൾ കൃത്യമായി നൽകാനും ടീമംഗങ്ങളെ ക്ഷണിക്കുക.
- നിങ്ങളുടെ കലണ്ടറും കോൺഫറൻസിംഗ് ആപ്പുകളും ബന്ധിപ്പിക്കുക
- Google Calendar അല്ലെങ്കിൽ Outlook എന്നിവ ലിങ്ക് ചെയ്യുക. അതുവഴി Sembly-ക്ക് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത മീറ്റിംഗുകളിൽ സ്വയം പങ്കെടുക്കാൻ കഴിയും.
- Sembly-യെ ഒരു ബോട്ട് പങ്കാളിയായി പങ്കെടുപ്പിക്കാൻ Zoom, Google Meet, Microsoft Teams എന്നിവയ്ക്കായുള്ള സംയോജനങ്ങൾ (integrations) പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കുക അല്ലെങ്കിൽ പ്രോസസ്സിംഗിനായി ക്ലൗഡ് കോളുകൾ റെക്കോർഡ് ചെയ്യുക.
- നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് ക്യാപ്ചർ രീതി തിരഞ്ഞെടുക്കുക
- യാന്ത്രികമായി ചേരുക: നിങ്ങൾ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത മീറ്റിംഗുകളിൽ Sembly ചേരുന്നു.
- മാനുവൽ ആയി ചേരുക: ഒരൊറ്റ ക്ലിക്കിലൂടെ Sembly-യെ താൽക്കാലിക കോളിലേക്ക് ചേർക്കുക.
- റെക്കോർഡിംഗുകൾ അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക: നിങ്ങളുടെ .mp4 അല്ലെങ്കിൽ .wav ഫയൽ ഇടുക, Sembly സംഭാഷണങ്ങൾ എഴുതിയെടുക്കുകയും മുൻകൂട്ടി പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കുകയും ചെയ്യും.
- പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളുടെ മുൻഗണനകൾ ക്രമീകരിക്കുക
- ക്രമീകരണങ്ങളിൽ, “Action Items” അല്ലെങ്കിൽ “Outcomes” എക്സ്ട്രാക്ഷൻ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കുക, മിനിറ്റുകളിലും സംഗ്രഹങ്ങളിലും നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള വിശദാംശങ്ങളുടെ ലെവൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ടാസ്ക്കുകൾ ഉടമ, സമയപരിധി അല്ലെങ്കിൽ വിഷയം അനുസരിച്ച് ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യാണോ വേണ്ടതെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് തിരഞ്ഞെടുക്കാം.
- നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് പതിവുപോലെ നടത്തുക
- Sembly സ്വയം റെക്കോർഡ് ചെയ്യുകയും സംഭാഷണങ്ങൾ എഴുതിയെടുക്കുകയും സ്പീക്കറുകളെ തിരിച്ചറിയുകയും ചെയ്യുന്നു. സ്വാഭാവികമായി സംസാരിക്കുക, എന്നാൽ ടാസ്ക് എക്സ്ട്രാക്ഷൻ മെച്ചപ്പെടുത്താൻ ഉടമകളെയും തീയതികളെയും കുറിച്ച് പറയുക (കൂടുതൽ ടിപ്പുകൾ താഴെ നൽകുന്നു).
- സ്വയം ഉണ്ടാക്കിയ ഔട്ട്പുട്ട് അവലോകനം ചെയ്യുക
- നിമിഷങ്ങൾക്കകം നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റ്, സംഗ്രഹം, പ്രധാന ഭാഗങ്ങൾ, കൂടാതെ ഉടമകൾ, സമയപരിധികൾ, നിങ്ങൾ പകർത്താനോ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാനോ നിങ്ങളുടെ ടീമുമായി പങ്കിടാനോ കഴിയുന്ന ഒരു ഡെഡിക്കേറ്റഡ് ആക്ഷൻ ഐറ്റംസ് വിഭാഗവും ലഭിക്കും.
പ്ലേബുക്ക്: എല്ലാ മീറ്റിംഗുകളും വ്യക്തമായ അടുത്ത ഘട്ടങ്ങളാക്കി മാറ്റുക
വ്യത്യസ്ത മീറ്റിംഗ് തരങ്ങൾക്കും ടൂളുകൾക്കുമായി ഈ പ്രായോഗികമായ രീതി ഉപയോഗിക്കുക.
പ്രതിവാര സ്റ്റാൻഡ്അപ്പുകൾക്കായി (Zoom, Meet, Teams)
- Sembly-ക്ക് ഒരു ധാരണ നൽകാൻ “ഇന്നത്തെ ലക്ഷ്യം” എന്നതിൽ നിന്ന് ആരംഭിക്കുക.
- ഉടമയുടെ പേരും തീയതിയും ഉപയോഗിച്ച് ടാസ്ക്കുകൾ ഉറക്കെ പറയുക: “വെള്ളിയാഴ്ചക്കകം PRD-യുടെ v1 ഡ്രാഫ്റ്റ് ചെയ്യാൻ Alex-നോട് പറയുക.”
- ഒരു റീക്യാപ്പോടെ അവസാനിപ്പിക്കുക: “നമുക്ക് പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ ഉറപ്പിക്കാം.” ഇത് എക്സ്ട്രാക്ഷൻ കൃത്യത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.
- കോൾ കഴിഞ്ഞ ശേഷം, Slack-ലോ ഇമെയിലിലോ യാന്ത്രിക മിനിറ്റുകളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും പ്രസിദ്ധീകരിക്കുക.
കസ്റ്റമർ കോളുകൾക്കും ഡെമോകൾക്കും
- “തടസ്സങ്ങൾ”, “ഫീച്ചർ അഭ്യർത്ഥനകൾ”, “തുടർനടപടികൾ” എന്നിവ ടാഗ് ചെയ്യാൻ Sembly ഉപയോഗിക്കുക.
- കൃത്യമായി കാര്യങ്ങൾ പറയുക: “ചൊവ്വാഴ്ചക്കകം Dana-ക്ക് ഞങ്ങൾ വില വിവരങ്ങൾ അയയ്ക്കും.”
- കസ്റ്റമർക്ക് ഒരു സംഗ്രഹവും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും പങ്കിടുക.
പ്രോജക്റ്റ് ആരംഭങ്ങൾക്കായി
- തീരുമാനങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്തുക: “ഞങ്ങൾ ഓപ്ഷൻ B തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നു.”
- തീരുമാനങ്ങളെ ടാസ്ക്കുകളാക്കി മാറ്റുക: “ഓപ്ഷൻ B പ്രതിഫലിക്കുന്നതിനായി Maya റോഡ്മാപ്പ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക.”
- Sembly മിനിറ്റ് ലിങ്ക് നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് ട്രാക്കറുമായി അറ്റാച്ചുചെയ്യുക, അതുവഴി ടാസ്ക്കുകൾക്ക് സന്ദർഭം നിലനിർത്താനാകും.
പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളുടെ കൃത്യത മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മികച്ച വഴികൾ
ചെറിയ രീതിയിലുള്ള ചിട്ട പോലും വലിയ മാറ്റങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കും. ഈ തന്ത്രങ്ങൾ Sembly AI ടാസ്ക്കുകൾ തിരിച്ചറിയുകയും ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്ന രീതിയെ ഗണ്യമായി മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.
- പ്രവർത്തന ഭാഷ ഉപയോഗിക്കുക: “ഉണ്ടാക്കുക”, “അയയ്ക്കുക”, “പരിശോധിക്കുക”, “ഷിപ്പ് ചെയ്യുക” എന്നിങ്ങനെയുള്ള ക്രിയകൾ ഉപയോഗിച്ച് ടാസ്ക്കുകൾ ആരംഭിക്കുക.
- ഉടമയുടെ പേര് പറയുക: “Jordan ചെയ്യേണ്ടത്…” ടാസ്ക്ക് ശരിയായ വ്യക്തിക്ക് നൽകാൻ Sembly-യെ സഹായിക്കുന്നു.
- സമയപരിധി വ്യക്തമാക്കുക: “വ്യാഴാഴ്ചക്കകം” അല്ലെങ്കിൽ “10/4 EOD” ടാസ്ക്കുകൾ സമയബന്ധിതമാക്കുന്നു.
- അവസാനം സ്ഥിരീകരിക്കുക: 60 സെക്കൻഡ് വാചികമായി റീക്യാപ്പ് ചെയ്യുക; Sembly ഇതിന് മുൻഗണന നൽകും.
- സംസാരിക്കുമ്പോൾ കുറഞ്ഞ ഇടപെടലുകൾ ഉണ്ടാക്കുക: ഒരു സമയം ഒരു സ്പീക്കർ മാത്രം സംസാരിക്കുന്നത് ട്രാൻസ്ക്രിപ്ഷൻ ഗുണമേന്മ മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.
- കൃത്യമായ മീറ്റിംഗ് ടൈറ്റിലുകൾ ഉപയോഗിക്കുക: കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നതിന് “Sprint Review,” “QBR,” തുടങ്ങിയവ ഉപയോഗിക്കുക.
- സ്ലൈഡുകളോ ഡോക്യുമെന്റുകളോ അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക: കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾ മെച്ചപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കും.
പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുകയും പങ്കിടുകയും ചെയ്യുക
Sembly AI ഉപയോഗിച്ച് കുറിപ്പുകളിൽ നിന്ന് എളുപ്പത്തിൽ കാര്യങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കാൻ സാധിക്കും:
- നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹ പേജിൽ നിന്ന് പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് കോപ്പി/പേസ്റ്റ് ചെയ്യുക അല്ലെങ്കിൽ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.
- യാന്ത്രിക മിനിറ്റുകളിലേക്കുള്ള ഒരു ലിങ്ക് പങ്കിടുക, അതുവഴി ഓഹരി ഉടമകൾക്ക് ടാസ്ക്കുകൾ കാണാൻ കഴിയും.
- റെക്കോർഡ് ചെയ്ത മീറ്റിംഗുകൾക്കായി, സമയ സ്റ്റാമ്പുകൾ അറ്റാച്ചുചെയ്യുക, അതുവഴി ഉടമകൾക്ക് പ്രസക്തമായ ഭാഗത്തേക്ക് പോകാനാകും.
സംയോജനങ്ങൾ: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
എല്ലാ പ്രധാന കോൺഫറൻസിംഗ് സെറ്റപ്പുകളിലും നിങ്ങൾക്ക് Sembly AI ഉപയോഗിക്കാം:
- Zoom: Sembly ബോട്ടിനെ ഒരു പങ്കാളിയായി ചേരാൻ അനുവദിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ ക്ലൗഡ് റെക്കോർഡിംഗുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക.
- Google Meet: നിങ്ങളുടെ കലണ്ടർ ഇവന്റിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് Sembly-യെ Meet ലിങ്കിലേക്ക് ക്ഷണിക്കുക.
- Microsoft Teams: ആഡ്-ഇൻ വഴി ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത ടീംസ് മീറ്റിംഗുകളിൽ ബോട്ട് ചേരുന്നതിന് പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കുക, കോളിന് ശേഷം റെക്കോർഡിംഗുകൾ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുക.
നുറുങ്ങ്: സ്ഥിരമായി നടക്കുന്ന ഇവന്റുകൾക്കായി, Sembly-യെ യാന്ത്രികമായി ചേരാൻ സജ്ജമാക്കുക, അതുവഴി കുറിപ്പുകൾ എടുക്കാൻ നിങ്ങൾ മറന്നുപോവുകയില്ല.
പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾക്കായി ആവർത്തിക്കാവുന്ന SOP നിർമ്മിക്കുക
കൃത്യത ഉറപ്പാക്കാൻ ഒരു ലളിതമായ മീറ്റിംഗ് SOP ഉണ്ടാക്കുക:
- അവസാനത്തെ രണ്ട് പോയിന്റുകളായി “തീരുമാനങ്ങളും”, “പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും” അജണ്ടയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുക.
- Facilitator ഉടമകളെയും സമയപരിധികളെയും കുറിച്ച് വ്യക്തമായി ചോദിക്കുക.
- അവസാനം 60 സെക്കൻഡ് റീക്യാപ്പ് ചെയ്യുക—Sembly ഇവ ടാസ്ക്കുകളായി രേഖപ്പെടുത്തുകയും ഫോർമാറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.
- മീറ്റിംഗിന് ശേഷം, ഹോസ്റ്റ് നിങ്ങളുടെ വർക്ക് ടൂളിൽ ടാസ്ക്കുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുകയും നൽകുകയും ചെയ്യുക.
നിങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഉദാഹരണ സ്ക്രിപ്റ്റ്
- “അടുത്ത ഘട്ടങ്ങൾ നമുക്ക് സ്ഥിരീകരിക്കാം. Chris ബുധനാഴ്ചക്കകം API എറർ ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കുക. Nia വെള്ളിയാഴ്ചക്കകം റോൾബാക്ക് പ്ലാൻ തയ്യാറാക്കുക. ഈ കോളിന് ശേഷം Sembly സംഗ്രഹവും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും ഞാൻ പോസ്റ്റ് ചെയ്യാം.”
ട്രബിൾഷൂട്ടിംഗ്: പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ ശരിയായില്ലെങ്കിൽ
- സ്പീക്കർ ആട്രിബ്യൂഷൻ പരിശോധിക്കുക: പങ്കെടുത്തവരുടെ പേരുകൾ ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
- വ്യക്തത കുറയ്ക്കുക: അവ്യക്തമായ പ്രസ്താവനകളെ ഉടമകളുള്ള കൃത്യമായ ടാസ്ക്കുകളായി മാറ്റിയെഴുതുക.
- വീണ്ടും ഉണ്ടാക്കുക: അനുവാദമുണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു പുതിയ സംഗ്രഹം ആവശ്യപ്പെടുക അല്ലെങ്കിൽ ഇനങ്ങൾ സ്വമേധയാ എഡിറ്റ് ചെയ്യുക.
- റെക്കോർഡിംഗ് അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക: ലൈവ് ആയി ചേരുന്നതിൽ പ്രശ്നങ്ങളുണ്ടെങ്കിൽ, വീണ്ടും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനായി ഫയൽ ഇടുക.
മിനിറ്റുകളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും: രണ്ടും ഉപയോഗിക്കുക
ഓഹരി ഉടമകൾക്ക് മിനിറ്റുകൾ വിവരങ്ങൾ നൽകുന്നു; പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ കാര്യങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു. Sembly-യുടെ യാന്ത്രിക മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾ രൂപകൽപ്പന ചെയ്തിരിക്കുന്നത് നിങ്ങൾക്ക് പങ്കിടാനും പിന്നീട് റഫർ ചെയ്യാനും കഴിയുന്ന അത്യാവശ്യമായ കാര്യങ്ങൾ രേഖപ്പെടുത്താനാണ്, ഇത് ടീമിനെ ഒന്നിപ്പിക്കാനും പ്രോജക്റ്റുകൾ മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകാനും എളുപ്പമാക്കുന്നു.
യഥാർത്ഥ ലോക ഉദാഹരണം: ഒരു സ്പ്രിന്റിൽ ആശയക്കുഴപ്പത്തിൽ നിന്ന് വ്യക്തതയിലേക്ക്
ഒരു ഡിസ്ട്രിബ്യൂട്ടഡ് പ്രൊഡക്റ്റ് ടീം കൈമാറ്റങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടുന്നതിൽ വിഷമിച്ചു. സ്പ്രിന്റ് ചടങ്ങുകളിൽ സ്വയം ചേരാൻ Sembly AI പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കിയ ശേഷം, അവർ എല്ലാ മീറ്റിംഗുകളും വാചികമായ റീക്യാപ്പോടെ അവസാനിപ്പിച്ചു. കോളിന് ശേഷം, PM യാന്ത്രിക മിനിറ്റുകളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും Slack ത്രെഡുകളിൽ പ്രസിദ്ധീകരിച്ചു. രണ്ട് സ്പ്രിന്റുകൾക്കുള്ളിൽ, കൃത്യ സമയത്തുള്ള ടാസ്ക് പൂർത്തീകരണം മെച്ചപ്പെട്ടു, കാരണം ഉടമകൾക്ക് വ്യക്തമായ അടുത്ത ഘട്ടങ്ങളും ചർച്ചാ വിഷയങ്ങൾ വീണ്ടും സന്ദർശിക്കാനുള്ള സമയ സ്റ്റാമ്പുകളും ഉണ്ടായിരുന്നു. ഇതിൽനിന്നുള്ള പാഠം ഇതാണ്: എല്ലാ ഇപ്പോളും ഓർമ്മശക്തിയെക്കാൾ നല്ലത് ചിട്ടയായുള്ള ഓട്ടോമേഷനാണ്.
പവർ യൂസർമാർക്കുള്ള പ്രോ ടിപ്പുകൾ
- “Action Item keywords” ചീറ്റ് ഷീറ്റ് ഉണ്ടാക്കുക: “ചെയ്യേണ്ടത്”, “ഇതിനകം” പോലുള്ള ശൈലികൾ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുക.
- കസ്റ്റമർക്ക് വിവരങ്ങൾ നൽകുന്നതിനായി മിനിറ്റുകൾ പുറത്ത് പങ്കിടുക, ആന്തരിക പ്രവർത്തനങ്ങൾ സ്വകാര്യമായി സൂക്ഷിക്കുക.
ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത്: Sider.ai ഉപയോഗിച്ച് ഡ്രാഫ്റ്റ് ചെയ്യുക, എഡിറ്റ് ചെയ്യുക, വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കുക
നിങ്ങളുടെ ടീം ഒരുപാട് സ്ഥിരമായ തുടർനടപടികൾ രേഖപ്പെടുത്തുകയാണെങ്കിൽ അല്ലെങ്കിൽ സംഗ്രഹങ്ങൾ മെച്ചപ്പെടുത്താൻ സഹായം ആവശ്യമുണ്ടെങ്കിൽ, Sider.AI പോലുള്ള ഒരു AI അസിസ്റ്റന്റിന് Sembly-യുടെ സ്വയം ഉണ്ടാക്കിയ പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളെ സ്റ്റാറ്റസ് അപ്ഡേറ്റുകൾ, ഓഹരി ഉടമ സംഗ്രഹങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ Jira ടിക്കറ്റ് ടെംപ്ലേറ്റുകളാക്കി മാറ്റാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. നിങ്ങൾക്ക് പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളുടെ ഭാഗം പേസ്റ്റ് ചെയ്ത് സ്പ്രിന്റ്-റെഡി ചെക്ക്ലിസ്റ്റോ അല്ലെങ്കിൽ നിമിഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ ക്ലയിന്റ് അഭിമുഖീകരിക്കുന്ന റീക്യാപ്പോ ഉണ്ടാക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടാം. കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ Sider.AI-ൽ: പ്രധാന കാര്യങ്ങൾ
- Sembly AI സ്വയം പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ, മിനിറ്റുകൾ, സംഗ്രഹങ്ങൾ എന്നിവ ഉണ്ടാക്കുന്നു, അതിനാൽ നിങ്ങളുടെ ടീമിന് കുറിപ്പ് എഴുതുന്നതിനുപകരം ഫലങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ കഴിയും.
- കൃത്യത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിന് ടാസ്ക്കുകൾ വ്യക്തമായി പറയുക (ഉടമ + ക്രിയ + സമയപരിധി), അവസാനം റീക്യാപ്പ് ചെയ്യുക.
- ഓഹരി ഉടമകളെ ഒരുമിപ്പിക്കാൻ യാന്ത്രിക മിനിറ്റുകളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും പങ്കിടുക.
- Zoom, Google Meet, Teams എന്നിവയുമായി സംയോജിപ്പിക്കുക, അല്ലെങ്കിൽ പിന്നീട് റെക്കോർഡിംഗുകൾ അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക.
- നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് ടൂളുകളിലേക്ക് ടാസ്ക്കുകൾ എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്ത് ഔട്ട്പുട്ടുകളെ പ്രവർത്തനത്തിലേക്ക് മാറ്റുക.
FAQ
Q1: Sembly AI മീറ്റിംഗുകളിൽ നിന്ന് എങ്ങനെയാണ് പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്നത്?
Sembly AI നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് റെക്കോർഡ് ചെയ്യുകയും സംഭാഷണങ്ങൾ എഴുതിയെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു, തുടർന്ന് ഉടമകൾ, സമയപരിധികൾ എന്നിവയുള്ള ടാസ്ക്കുകൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കാൻ AI ഉപയോഗിക്കുന്നു. യാന്ത്രിക മീറ്റിംഗ് മിനിറ്റുകൾക്കും സംഗ്രഹങ്ങൾക്കുമൊപ്പം ഇത് പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളുടെ ഒരു ഭാഗത്ത് അവതരിപ്പിക്കുന്നു.
Q2: Sembly AI-ക്ക് Zoom, Google Meet, Microsoft Teams എന്നിവയിൽ പ്രവർത്തിക്കാൻ കഴിയുമോ?
ഉവ്വ്. Zoom, Google Meet, Microsoft Teams എന്നിവയിൽ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത കോളുകളിൽ സ്വയം ചേരാൻ Sembly-യെ നിങ്ങൾക്ക് ക്ഷണിക്കാം, അല്ലെങ്കിൽ സംഭാഷണങ്ങൾ എഴുതിയെടുക്കുന്നതിനും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കുന്നതിനും റെക്കോർഡിംഗുകൾ പിന്നീട് അപ്ലോഡ് ചെയ്യാം.
Q3: Sembly AI-യുടെ പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളുടെ കൃത്യത എങ്ങനെ മെച്ചപ്പെടുത്താം?
ഒരു ക്രിയ, ഉടമ, സമയപരിധി എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് വ്യക്തമായ ശൈലി ഉപയോഗിക്കുക, സംഭാഷണത്തിലെ ഇടപെടലുകൾ കുറയ്ക്കുക, കൂടാതെ എല്ലാ മീറ്റിംഗുകളും ടാസ്ക്കുകളുടെ വാചികമായ റീക്യാപ്പോടെ അവസാനിപ്പിക്കുക. നിങ്ങളുടെ വർക്ക്സ്പെയ്സിൽ സ്പീക്കറുകൾക്ക് ശരിയായ പേര് നൽകിയിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
Q4: Sembly AI-യുടെ യാന്ത്രിക മിനിറ്റുകളും പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളും എന്റെ ടീമുമായി പങ്കിടാൻ കഴിയുമോ?
തീർച്ചയായും. യാന്ത്രിക മിനിറ്റുകളിലേക്കുള്ള ഒരു ലിങ്ക് നിങ്ങൾക്ക് പങ്കിടാം അല്ലെങ്കിൽ ഇമെയിലിലേക്കോ, Slack-ലേക്കോ അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് ടൂളിലേക്കോ പേസ്റ്റ് ചെയ്യാൻ പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യാം.
Q5: Sembly AI റെക്കോർഡിംഗുകളിൽ നിന്ന് മുൻകൂട്ടിയുള്ള പ്രവർത്തന ഇനങ്ങളെ പിന്തുണയ്ക്കുമോ?
ഉവ്വ്. ഒരു ഓഡിയോ അല്ലെങ്കിൽ വീഡിയോ ഫയൽ (ഉദാഹരണത്തിന്, MP4 അല്ലെങ്കിൽ WAV) അപ്ലോഡ് ചെയ്യുക, Sembly അത് എഴുതിയെടുക്കുകയും സംഗ്രഹങ്ങൾ, മിനിറ്റുകൾ, പ്രവർത്തന ഇനങ്ങൾ എന്നിവ ഉണ്ടാക്കുകയും ചെയ്യും.
