ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ്: മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾക്കും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾക്കുമായി Zoom AI Companion 3.0 ഉപയോഗിക്കുന്നു
നിങ്ങൾ എപ്പോഴെങ്കിലും ഒരു കോൾ കട്ട് ചെയ്ത ശേഷം, “ആരാണ് എന്താണ് ചെയ്യുന്നത്, എപ്പോഴാണ് തീരുന്നത്?” എന്ന് ചിന്തിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ഒറ്റക്കല്ല. ഏറ്റവും പുതിയ Zoom AI Companion 3.0, വിശ്വസിക്കാൻ കഴിയുന്ന മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങളും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളും സ്വയം തയ്യാറാക്കി നൽകിക്കൊണ്ട് ആശയക്കുഴപ്പങ്ങൾ ഇല്ലാതാക്കുന്നു. ഈ ലളിതമായ, ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ട്യൂട്ടോറിയലിൽ, സജ്ജീകരണം, മികച്ച രീതികൾ, കൂടാതെ കൃത്യമായ വിവരങ്ങൾ എപ്പോഴും ലഭിക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന പ്രൊ ടിപ്പുകൾ എന്നിവ പരിചയപ്പെടാം.
ഒരു പ്രവചനം ഇതാ: ശരിയായ രീതിയിൽ ഉപയോഗിച്ചാൽ, Zoom AI Companion 3.0 തിരക്കുള്ള ടീമുകൾക്ക് കുറിപ്പുകൾ എഴുതുന്നതിനും ഫോളോ അപ്പ് ചെയ്യുന്നതിനും വേണ്ടി വരുന്ന ആഴ്ചയിലെ 4–6 മണിക്കൂർ വരെ ലാഭിക്കാം.
നിങ്ങൾ പഠിക്കാൻ പോവുന്നത്
- മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾക്കും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾക്കുമായി Zoom AI Companion 3.0 എങ്ങനെ സജ്ജമാക്കാം
- മീറ്റിംഗുകൾക്ക് മുൻപും, ശേഷവും ഓട്ടോ‑സംഗ്രഹങ്ങൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാം
- കൃത്യവും വ്യക്തവുമായ ആക്ഷൻ ലിസ്റ്റുകൾക്കായി പ്രോംപ്റ്റുകളും സൂചനകളും
- തടസ്സമില്ലാതെ AI സംഗ്രഹങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നതും എഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നതും പങ്കിടുന്നതും എങ്ങനെ
- ഓരോ ടീമും അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ട കംപ്ലയിൻസ്, സ്വകാര്യതാ ടിപ്പുകൾ
- കലണ്ടറുകൾ, ചാറ്റ്, CRM, പ്രോജക്റ്റ് ടൂളുകൾ എന്നിവയുമായുള്ള വിപുലമായ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ
നിങ്ങൾക്ക് കാര്യങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നതിനും നിങ്ങളുടെ സജ്ജീകരണം ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിനും വേണ്ടി, ഞങ്ങൾ സ്വാഭാവികമായും “Zoom AI Companion 3.0”, “മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾ”, “ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ” എന്നിവയെക്കുറിച്ച് പരാമർശിക്കും.
ദ്രുത ആരംഭം: സംഗ്രഹങ്ങൾക്കായി Zoom AI Companion 3.0 പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കുക
1) നിങ്ങളുടെ പ്ലാനും അനുമതികളും പരിശോധിക്കുക
- അഡ്മിൻ സെന്റർ: Zoom വെബ് പോർട്ടലിൽ സൈൻ ഇൻ ചെയ്യുക →
അക്കൗണ്ട് മാനേജ്മെന്റ് → അക്കൗണ്ട് സെറ്റിംഗ്സ്.
- യോഗ്യത: നിങ്ങളുടെ പ്ലാനിൽ Zoom AI Companion 3.0 ഫീച്ചറുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ചില നിയന്ത്രണങ്ങൾക്ക് അഡ്മിൻ അവകാശങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്.
- ഗ്ലോബൽ ടോഗിൾ:
AI കംമ്പാനിയൻൽ, മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹം, ആക്ഷൻ ഐറ്റം എക്സ്ട്രാക്ഷൻ എന്നിവയ്ക്കുള്ള ഫീച്ചറുകൾ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കുക.
2) ഓരോ ഉപയോക്താവിനുമുള്ള ക്രമീകരണങ്ങൾ ഓണാക്കുക
സെറ്റിംഗ്സ് → AI കംമ്പാനിയൻ എന്നതിലേക്ക് പോകുക.
- മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹം: ഓരോ കോളിനുശേഷവും സംഗ്രഹങ്ങൾ സ്വയം നിർമ്മിക്കുക.
- സ്മാർട്ട് ചാപ്റ്റേഴ്സ് / ഹൈലൈറ്റുകൾ: റീക്യാപ്പിന് രൂപം നൽകാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ: ഉടമസ്ഥർ, സമയപരിധി, അടുത്ത ഘട്ടങ്ങൾ എന്നിവ വേർതിരിച്ചെടുക്കുക.
3) Zoom ഡെസ്ക്ടോപ്പ് & മൊബൈൽ ആപ്പുകൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക
- ഏറ്റവും പുതിയ Zoom AI Companion 3.0 ഫീച്ചറുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിന് Zoom അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക.
- ലൈവ് മീറ്റിംഗുകളിൽ
AI കംമ്പാനിയൻ പാനൽ കാണാൻ കഴിയുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
കോളിന് മുമ്പ്: മികച്ച ഫലങ്ങൾക്കായി Zoom AI കംമ്പാനിയനെ തയ്യാറാക്കുക
4) കലണ്ടർ ക്ഷണത്തിൽ വ്യക്തമായ അജണ്ട എഴുതുക
- മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ പ്രതിഫലിക്കുന്ന 3–5 പോയിന്റുകൾ ഉൾപ്പെടുത്തുക.
- ഓരോ പോയിന്റുകളും ഒരു ക്രിയയിൽ ആരംഭിക്കുക: “ബഡ്ജറ്റ് തീരുമാനിക്കുക,” “ടൈംലൈൻ അംഗീകരിക്കുക,” “QA ടാസ്ക്കുകൾ നൽകുക.”
- ഡോക്യുമെന്റുകളിലേക്കുള്ള ലിങ്കുകൾ, Jira ടിക്കറ്റുകൾ, Figma ഫയലുകൾ എന്നിവ ചേർത്ത് കൂടുതൽ വ്യക്തമാക്കുക.
5) സ്ഥിരസ്ഥായിയായ സംഗ്രഹ ഭാഷയും ശൈലിയും തിരഞ്ഞെടുക്കുക
AI കംമ്പാനിയൻ ക്രമീകരണങ്ങളിൽ, ഭാഷയും (ഉദാഹരണത്തിന്, ഇംഗ്ലീഷ്), ശൈലിയും (കൃത്യമായ, ഔപചാരികമായ, സഹകരണപരമായ) തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
- എക്സിക്യൂട്ടീവുകൾക്കോ ക്ലയിന്റുകൾക്കോ വേണ്ടി ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്ത സംഗ്രഹങ്ങളാണ് നിങ്ങൾക്ക് വേണ്ടതെങ്കിൽ, കൂടുതൽ ഔപചാരികമായ ശൈലി തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
6) ആർക്കൊക്കെ സംഗ്രഹങ്ങൾ ലഭിക്കണമെന്ന് ക്രമീകരിക്കുക
സെറ്റിംഗ്സ് → ഇമെയിൽ നോട്ടിഫിക്കേഷൻൽ, “മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹം” ആർക്കൊക്കെ അയയ്ക്കണമെന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക:
- ഹോസ്റ്റുകൾക്കും കോ‑ഹോസ്റ്റുകൾക്കും മാത്രം
- കസ്റ്റം ലിസ്റ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഡിസ്ട്രിബ്യൂഷൻ അಲಿಯാസ്
നുറുങ്ങ്: ബാഹ്യ കോളുകൾക്കായി, ആമുഖം ആന്തരിക ഓഹരി ഉടമകൾക്ക് മാത്രം അയയ്ക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക, തുടർന്ന് ഫോർവേഡ് ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് ശുദ്ധീകരിക്കുക.
കോൾ സമയത്ത്: Zoom AI Companion 3.0 ലൈവ് ഉപയോഗിക്കുക
7) മീറ്റിംഗ് ആരംഭിച്ച് AI സ്റ്റാറ്റസ് സ്ഥിരീകരിക്കുക
- കോൾ ആരംഭിക്കുമ്പോൾ,
AI കംമ്പാനിയൻ പാനൽ തുറക്കുക.
- മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹം
ഓൺ ആണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക.
- ആവശ്യമെങ്കിൽ, ആക്ഷൻ ഐറ്റം എക്സ്ട്രാക്ഷൻ ടോഗിൾ ചെയ്യുക.
8) തത്സമയം പ്രോംപ്റ്റ് സ്നിപ്പറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക
AI കംമ്പാനിയൻ പാനലിൽ, മോഡലിനെ പരിശീലിപ്പിക്കുന്നതിന് ചെറിയ പ്രോംപ്റ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക:
തീരുമാനങ്ങളിലും തടസ്സങ്ങളിലും സംഗ്രഹം ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക.
ഉടമസ്ഥനും സമയപരിധിയും അനുസരിച്ച് ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുക.
റിസ്കുകളും ഡിപ്പൻഡൻസികളും കണ്ടെത്തുക.
- ഒരു പ്രധാന തീരുമാനം നടക്കുമ്പോൾ, അത് ഉറക്കെ പറയുക: “തീരുമാനം: ലോഞ്ച് നവംബർ 12 ലേക്ക് മാറ്റി.”
9) ഉടമസ്ഥരെയും തീയതികളെയും വാചികമായി ടാഗ് ചെയ്യുക
- പേരുകളും തീയതികളും വ്യക്തമായി പറയുക: “ആക്ഷൻ: പ്രിയ ലാൻഡിംഗ് പേജ് കോപ്പി ഒക്ടോബർ 18 വെള്ളിയാഴ്ചകം പൂർത്തിയാക്കും.”
- സ്ഥിരമായ പദപ്രയോഗങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക: “ആക്ഷൻ,” “ഉടമസ്ഥൻ,” “സമയപരിധി.”
10) ബുക്ക്മാർക്കുകൾ അല്ലെങ്കിൽ ഹൈലൈറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക
- നിങ്ങൾ ഒരു തീരുമാനമോ പ്രതിബദ്ധതയോ കേൾക്കുമ്പോൾ
ഹൈലൈറ്റ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹത്തിൽ നിർണായക നിമിഷങ്ങൾക്ക് ഊന്നൽ നൽകാൻ ഇത് Zoom AI Companion 3.0യെ സഹായിക്കുന്നു.
കോളിനു ശേഷം: സംഗ്രഹം അവലോകനം ചെയ്യുക, എഡിറ്റ് ചെയ്യുക, പങ്കിടുക
11) ജനറേറ്റ് ചെയ്ത മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹം തുറക്കുക
- മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള ഇമെയിലിലോ, Zoom ഡെസ്ക്ടോപ്പ് ആപ്പിലോ അല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗിന്റെ
റെക്കോർഡിംഗ്സ് / സംഗ്രഹം ടാബിലോ കണ്ടെത്തുക.
- ഇവയിലേതുപോലെയുള്ള ഭാഗങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുക:
- ഉടമസ്ഥരും തീയതികളുമുള്ള ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ
12) 3 മിനിറ്റ് എഡിറ്റ് ചെയ്യാനായി മാറ്റിവെക്കുക
- പേരുകൾ, തീയതികൾ, ഫലങ്ങൾ എന്നിവയുടെ കൃത്യതയ്ക്കായി സ്കിം ചെയ്യുക.
- അവ്യക്തമായ ടാസ്ക്കുകളെ SMART ശൈലിയിലേക്ക് മാറ്റുക:
- “ഡെക്ക് ഉടൻ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക” എന്നതിനുപകരം “Q4 റോഡ്മാപ്പ് ഡെക്ക് v2 ചൊവ്വാഴ്ച വൈകുന്നേരം 5 മണിക്ക് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക (ഉടമസ്ഥൻ: ലിയോ).” എന്ന് മാറ്റിയെഴുതുക.
- ക്ലയിന്റുകളുമായി പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് ആന്തരിക ഉപയോഗത്തിനുള്ള കുറിപ്പുകൾ നീക്കം ചെയ്യുക.
13) ശരിയായ ചാനലുമായി പങ്കിടുക
- ഇമെയിൽ വഴി അയയ്ക്കാൻ അല്ലെങ്കിൽ Slack/Teams-ൽ ഒട്ടിക്കാൻ
പങ്കിടുക ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
- ആവർത്തിച്ചുള്ള പ്രോജക്റ്റുകൾക്കായി, സംഗ്രഹങ്ങൾ പ്രോജക്റ്റ് ഡോക്യുമെന്റിലോ വിക്കിയിലോ ഒട്ടിക്കുക.
- ഓഡിറ്റുകൾക്കോ ക്ലയിന്റ് ഡെലിവറബിളുകൾക്കോ വേണ്ടി PDF/HTML പതിപ്പ് സംരക്ഷിക്കുക.
ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ ശരിയായി നടപ്പിലാക്കുക
14) നിങ്ങളുടെ ടാസ്ക് സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ സമന്വയിപ്പിക്കുക
- സ്വമേധയാ അല്ലെങ്കിൽ സംയോജനത്തിലൂടെ, ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ ഇതിലേക്ക് പുഷ് ചെയ്യുക:
- Jira / Linear (എഞ്ചിനീയറിംഗ്)
- Asana / Trello / Monday (പ്രോജക്റ്റ്)
- HubSpot / Salesforce (സെയിൽസ് ഫോളോ‑അപ്പുകൾ)
- ഉടമസ്ഥൻ, സമയപരിധി, മീറ്റിംഗിലേക്കുള്ള ലിങ്ക് എന്നിവ സംരക്ഷിക്കുക.
15) ഫോളോ‑അപ്പ് ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകൾ ചേർക്കുക
- നിർണായക ഇനങ്ങൾക്കായി
24‑മണിക്കൂർ, 48‑മണിക്കൂർ ചെക്ക്‑ഇന്നുകൾ ഉണ്ടാക്കുക.
- ഉടമസ്ഥർക്കായി Slack ഓർമ്മപ്പെടുത്തലുകളോ കലണ്ടർ അറിയിപ്പുകളോ ഉപയോഗിക്കുക.
16) അടുത്ത മീറ്റിംഗിൽ പൂർത്തിയാക്കുക
- നിങ്ങളുടെ അടുത്ത സ്റ്റാൻഡ്‑അപ്പ് അല്ലെങ്കിൽ പ്രതിവാര മീറ്റിംഗ് “കഴിഞ്ഞ മീറ്റിംഗിലെ ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളുടെ അവലോകനം” എന്നതിൽ തുടങ്ങി വെക്കുക.
- പൂർത്തിയാക്കിയവ ആഘോഷിക്കുക; സമയപരിധികൾ നേരത്തേ ചർച്ച ചെയ്ത് ഉറപ്പിക്കുക.
കൃത്യമായ മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾക്കായുള്ള പ്രോംപ്റ്റ് ലൈബ്രറി
AI കംമ്പാനിയൻ പാനലിനുള്ളിൽ ഈ പ്രോംപ്റ്റ് ടെംപ്ലേറ്റുകൾ ഉപയോഗിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ വാചിക സൂചനകളായി ഉപയോഗിക്കുക. Zoom AI Companion 3.0യെ മികച്ച മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങളും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളും നിർമ്മിക്കാൻ ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
- “ഓരോന്നിലും മൂന്ന് പോയിന്റുകൾ വീതം നൽകി തീരുമാനങ്ങൾ, തടസ്സങ്ങൾ, അപകടസാധ്യതകൾ എന്നിവ സംഗ്രഹിക്കുക.”
- “
ഉടമസ്ഥൻ | ടാസ്ക് | തീDue | ഡിപ്പൻഡൻസി എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തി ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ ലിസ്റ്റ് ചെയ്യുക.”
- “നിഷ്പക്ഷമായ ശൈലിയിൽ ക്ലയിന്റ്‑സൗഹൃദപരമായ റീക്യാപ്പ് തയ്യാറാക്കുക, ആന്തരിക സംവാദങ്ങൾ ഒഴിവാക്കുക.”
- “തുറന്ന ചോദ്യങ്ങൾ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുകയും അടുത്ത ഘട്ടങ്ങൾ നിർദ്ദേശിക്കുകയും ചെയ്യുക.”
- “വർക്ക്സ്ട്രീം അനുസരിച്ച് ടാസ്ക്കുകൾ ഗ്രൂപ്പ് ചെയ്യുക: ഡിസൈൻ, എഞ്ചിനീയറിംഗ്, മാർക്കറ്റിംഗ്.”
- “തുടർന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നതിന് വേണ്ടി ഉടമസ്ഥരെയോ തീയതിയോ വ്യക്തമല്ലാത്തവ അടയാളപ്പെടുത്തുക.”
- “മുകളിൽ ഒരു പാരഗ്രാഫ് എക്സിക്യൂട്ടീവ് സംഗ്രഹം ഉണ്ടാക്കുക.”
മികച്ച രീതികൾ: Zoom AI Companion 3.0-ൽ നിന്ന് കൂടുതൽ നേടുക
- മീറ്റിംഗുകളിൽ വ്യക്തമായിരിക്കുക: “തീരുമാനം”, “ആക്ഷൻ”, “ഉടമസ്ഥൻ”, “Due” എന്ന് പറയുക. മോഡൽ വ്യക്തമായ സൂചനകൾ നൽകുന്നു.
- കൃത്യമായ അജണ്ടകൾ സൂക്ഷിക്കുക: ഫോക്കസ് ചെയ്ത മീറ്റിംഗുകൾ, ഫോക്കസ് ചെയ്ത മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്നു.
- സാവധാനം തിരുത്തുക: ഇപ്പോഴത്തെ ചെറിയ എഡിറ്റിംഗ്, സ്ഥിരമായ രീതികളിലൂടെ ഭാവിയിലെ കൃത്യത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നു.
- സ്വകാര്യത ശ്രദ്ധിക്കുക: രഹസ്യ കോളുകൾക്കായി, ഓട്ടോ‑ഷെയറിംഗ് നിയന്ത്രിക്കുക, വിതരണ ലിസ്റ്റുകൾ അവലോകനം ചെയ്യുക.
- സ്ഥിരമായ പേര് നൽകൽ ഉപയോഗിക്കുക: ഉൽപ്പന്ന നാമങ്ങൾ, പ്രോജക്റ്റ് കോഡുകൾ, റോളുകൾ എന്നിവ അവ്യക്തത ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
- ഹൈലൈറ്റുകൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്തുക: പ്രധാന നിമിഷങ്ങൾ അടയാളപ്പെടുത്തുക, അതുവഴി ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ കൃത്യമായി ലഭിക്കാൻ സഹായിക്കും.
ട്രബിൾഷൂട്ടിംഗ്: സംഗ്രഹങ്ങളോ ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളോ കൃത്യമല്ലാത്തപ്പോൾ
- സംഗ്രഹം ഉണ്ടാക്കിയിട്ടില്ല:
AI കംമ്പാനിയൻ ആ മീറ്റിംഗിനായി പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കിയിട്ടുണ്ടോയെന്ന് പരിശോധിക്കുക, കൂടാതെ പ്ലാൻ എലിജിബിലിറ്റി സ്ഥിരീകരിക്കുക.
- തെറ്റായി നൽകിയിട്ടുള്ള ഉടമസ്ഥർ: പേരുകൾ വ്യക്തമായി പറയുക അല്ലെങ്കിൽ വീണ്ടും പറയുക: “ഉടമസ്ഥൻ അലക്സ് ചെന്നാണ്, അലക്സ് സി അല്ല.” എഡിറ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുക.
- തീയതി കാണുന്നില്ല: സമയപരിധികൾ വ്യക്തമായി വീണ്ടും പറയുക അല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗിന് ശേഷം സ്വമേധയാ ചേർക്കുക.
- വളരെ അധികം വിവരങ്ങൾ: പ്രോംപ്റ്റ്: “5 പോയിന്റുകളായി ചുരുക്കുക; ചെറിയ സംസാരവും സ്റ്റാറ്റസ് വിവരങ്ങളും ഒഴിവാക്കുക.”
- സെൻസിറ്റീവ് ഉള്ളടക്കം ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്: നീക്കം ചെയ്യാൻ എഡിറ്റ് ഉപയോഗിക്കുക, തുടർന്ന് ഭാവിയിലെ മീറ്റിംഗുകൾക്കായി പങ്കിടൽ നിയമങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുക.
വിപുലമായ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ: ടീമുകൾക്കിടയിൽ നിങ്ങളുടെ റീക്യാപ്പുകൾ സ്കെയിൽ ചെയ്യുക
സെയിൽസും കസ്റ്റമർ സക്സസ്സും
- കണ്ടെത്തൽ കോളുകൾക്ക് ശേഷം ക്ലയിന്റ്‑സൗഹൃദപരമായ മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹം സ്വയം അയയ്ക്കുക.
- സമയപരിധികളുള്ള ഫോളോ‑അപ്പ് ടാസ്ക്കുകളായി CRM-ലേക്ക് ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ പുഷ് ചെയ്യുക.
- ഉൽപ്പന്ന ഫീഡ്ബാക്ക് ടാഗ് ചെയ്യുക; ഒരു പ്രോഡക്റ്റ് ബോർഡിലേക്ക് എക്സ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.
ഉൽപ്പന്നവും എഞ്ചിനീയറിംഗും
- Zoom AI Companion 3.0-ൽ നിന്നുള്ള ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ Jira/Linear-ലേക്ക് പൈപ്പ് ചെയ്യുക.
- സ്പ്രിന്റ് പ്ലാനിംഗ് നടത്താൻ “റിസ്ക്” ഭാഗം ഉപയോഗിക്കുക.
- റിലീസ് കുറിപ്പുകൾക്കായി മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങളുടെ ഒരു റണ്ണിംഗ് ലോഗ് സൂക്ഷിക്കുക.
മാർക്കറ്റിംഗും ക്രിയേറ്റീവും
- സംഗ്രഹങ്ങൾ സംക്ഷിപ്ത വിവരങ്ങളായി മാറുന്നു; ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ ഉള്ളടക്ക കലണ്ടറുകൾക്ക് നൽകുക.
- താമസങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ
അംഗീകാരങ്ങൾ, ഡിപ്പൻഡൻസികൾ എന്നിവ അടയാളപ്പെടുത്തുക.
ഓപ്പറേഷൻസും HR ഉം
- ആവർത്തിച്ചുള്ള ചെക്ക്‑ഇന്നുകളെ തീരുമാനങ്ങളുടെ ഒരൊറ്റ ഡോക്യുമെന്റാക്കി മാറ്റുക.
- ഓൺബോർഡിംഗ് ടാസ്ക്കുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യാൻ ചിട്ടയായ ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക.
ഭരണം, സുരക്ഷ, സ്വകാര്യത ടിപ്പുകൾ
- ആക്സസ് നിയന്ത്രണങ്ങൾ: ആർക്കൊക്കെ Zoom AI Companion 3.0 ഓൺ ചെയ്യാനും ആർക്കൊക്കെ സ്ഥിരമായി മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾ ലഭിക്കുമെന്നും നിയന്ത്രിക്കുക.
- റീട്ടെൻഷൻ പോളിസികൾ: സംഗ്രഹങ്ങൾ എത്ര കാലം എവിടെ സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് നിർവചിക്കുക.
- ബാഹ്യ കോളുകൾ: ആദ്യം ആന്തരികമായി പങ്കിടുക; ക്ലയിന്റ്‑സൗഹൃദപരമായ റീക്യാപ്പുകൾ ശുദ്ധീകരിക്കുക.
- ഡാറ്റാ ശുചിത്വം: രഹസ്യങ്ങൾ ചാറ്റിൽ ഒട്ടിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക; രഹസ്യമായ ഭാഗങ്ങൾ വാചികമായി അടയാളപ്പെടുത്തുക, അതുവഴി എഡിറ്റ് ചെയ്യുമ്പോൾ ഓർമ്മയുണ്ടാകും.
ഓർമ്മിക്കുക: മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങളുടെയും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളുടെയും നിങ്ങളുടെ ഉപയോഗം എല്ലായ്പ്പോഴും നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ സുരക്ഷാ, കംപ്ലയിൻസ് പോളിസികളുമായി ചേർന്ന് പോകണം.
ടെംപ്ലേറ്റുകൾ: വേഗത്തിൽ ചെയ്യുന്നതിന് കോപ്പി‑പേസ്റ്റ് ചെയ്യുക
1) അജണ്ട ടെംപ്ലേറ്റ്
മീറ്റിംഗ് ടൈറ്റിൽ: Q4 ലോഞ്ച് റീഡ്ഔട്ട്
തീയതി/സമയം: ചൊവ്വ, ഒക്ടോബർ 22 – 30 മിനിറ്റ്
ലക്ഷ്യം: ലോഞ്ച് തീയതി തീരുമാനിക്കുക; വ്യാപ്തി സ്ഥിരീകരിക്കുക; അവസാന ടാസ്ക്കുകൾ നൽകുക
അജണ്ട
1) ടൈംലൈനും തടസ്സങ്ങളും (10)
2) QA തയ്യാറെടുപ്പ് (10)
3) മാർക്കറ്റിംഗ് ലോഞ്ച് പ്ലാൻ (10)
2) മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള സംഗ്രഹ ടെംപ്ലേറ്റ്
എക്സിക്യൂട്ടീവ് സംഗ്രഹം
ഫലങ്ങളെയും തീരുമാനങ്ങളെയും കുറിച്ചുള്ള ഒരു പാരഗ്രാഫ്.
പ്രധാന തീരുമാനങ്ങൾ
-
തുറന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
-
റിസ്കുകളും പരിഹാരങ്ങളും
-
ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ (ഉടമസ്ഥൻ | ടാസ്ക് | Due | ഡിപ്പൻഡൻസി)
-
3) ടാസ്ക് എക്സ്പോർട്ട് CSV ഹെഡറുകൾ
ഉടമസ്ഥൻ, ടാസ്ക്, സമയപരിധി, ഡിപ്പൻഡൻസി, മീറ്റിംഗിലേക്കുള്ള ലിങ്ക്
ഒന്ന് ശ്രദ്ധിച്ചേ: സംഗ്രഹങ്ങൾ ഓർഗനൈസ് ചെയ്യാനും വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാനുമുള്ള വേഗമേറിയ മാർഗ്ഗം
ആവർത്തിച്ചുള്ള മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള ജോലികൾ—ഡോക്യുമെന്റുകളിലേക്ക് ഹൈലൈറ്റുകൾ പകർത്തുക, ഫോർമാറ്റുകൾ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആക്കുക, ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളെ ടാസ്ക്കുകളാക്കി മാറ്റുക—എന്നിവ സമയം കളയാൻ സാധ്യതയുണ്ട്. ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ഒരു കാര്യം: ടീമുകൾ പലപ്പോഴും കുറിപ്പുകൾ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും, ടൂളുകളിൽ സ്ഥിരമായ സംഗ്രഹങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കാനും, ഫോളോ‑അപ്പുകൾ സ്വയം തയ്യാറാക്കാനും Zoom AI Companion 3.0യെ Sider.AIയുമായി ജോടിയാക്കുന്നു. നിങ്ങളുടെ മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾ സ്വീകരിച്ച് നിങ്ങളുടെ ശൈലി ഉപയോഗിച്ച്, നിമിഷങ്ങൾക്കുള്ളിൽ Jira, Asana, അല്ലെങ്കിൽ ഇമെയിലിൽ ഒട്ടിക്കാൻ കഴിയുന്ന റീക്യാപ്പുകളോ ടാസ്ക് ലിസ്റ്റുകളോ Sider.AI ഉണ്ടാക്കുന്നു. - വീണ്ടും ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഒരു സംഗ്രഹ ശൈലി ഗൈഡ് ഉണ്ടാക്കുക (ശൈലി, ഭാഗങ്ങൾ, ഫോർമാറ്റിംഗ്).
- ചുരുക്കിയ പോയിന്റുകളെ ക്ലയിന്റ്‑സൗഹൃദപരമായ രൂപത്തിലേക്ക് സ്വയം വികസിപ്പിക്കുക.
- വ്യത്യസ്ത വകഭേദങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുക: എക്സിക്യൂട്ടീവ് സംഗ്രഹം vs. ടീം‑തലത്തിലുള്ള വിശദാംശങ്ങൾ.
ഈ കോമ്പോ Zoom AI കംമ്പാനിയനെ വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നതിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ സഹായിക്കുമ്പോൾ Sider.AI പാക്കേജിംഗും വിതരണവും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു. പ്രധാന കണ്ടെത്തലുകൾ
- Zoom AI Companion 3.0 മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങളും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളും എളുപ്പമാക്കുന്നു—നിങ്ങൾ അത് നന്നായി ഉപയോഗിച്ചാൽ.
- കൃത്യത മെച്ചപ്പെടുത്താൻ തീരുമാനങ്ങൾ, ഉടമസ്ഥർ, സമയപരിധികൾ എന്നിവ ഉറക്കെ പറയുക.
- എല്ലായ്പ്പോഴും വേഗത്തിൽ എഡിറ്റ് ചെയ്യുക, തുടർന്ന് നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റത്തിലേക്ക് ടാസ്ക്കുകൾ പുഷ് ചെയ്യുക.
- ടീമുകളിലുടനീളം ഗുണനിലവാരം ഉറപ്പാക്കാൻ ടെംപ്ലേറ്റുകൾ, പ്രോംപ്റ്റുകൾ, ഹൈലൈറ്റുകൾ എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക.
- Zoom AI Companion 3.0യെ Sider.AI പോലുള്ള സംഗ്രഹീകരണ/വർക്ക്ഫ്ലോ ലെയറുമായി ജോടിയാക്കുക, അതുവഴി മികച്ചതും പങ്കിടാൻ തയ്യാറായതുമായ ഫലങ്ങൾ ലഭിക്കും.
അടുത്ത ഘട്ടങ്ങൾ
- Zoom AI Companion 3.0 മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങളും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളും ക്രമീകരണങ്ങളിൽ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കുക.
- വ്യക്തമായ ക്രിയകളുള്ള അജണ്ടകൾ നിങ്ങളുടെ അടുത്ത മൂന്ന് ക്ഷണങ്ങളിൽ ചേർക്കുക.
- നിങ്ങളുടെ അടുത്ത കോളിൽ പ്രോംപ്റ്റുകളുടെ ലൈബ്രറി ഉപയോഗിക്കുക.
- നിങ്ങളുടെ പ്രോജക്റ്റ് ടൂളിലേക്ക് ഒരു ടാസ്ക് സമന്വയം പരീക്ഷിക്കുക.
- നിങ്ങളുടെ റീക്യാപ്പ് ടെംപ്ലേറ്റ് സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ടീമുമായി പങ്കിടുകയും ചെയ്യുക.
പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ
Q1:Zoom AI Companion 3.0 മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾ എങ്ങനെ പ്രവർത്തനക്ഷമമാക്കാം?
Zoom വെബ് പോർട്ടൽ തുറന്ന്, അക്കൗണ്ട് സെറ്റിംഗ്സ് → AI കംമ്പാനിയൻ എന്നതിലേക്ക് പോവുക, തുടർന്ന് മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹവും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളും ടോഗിൾ ചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ പ്ലാൻ Zoom AI Companion 3.0യെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ഡെസ്ക്ടോപ്പ് ആപ്പ് അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക.
Q2:Zoom AI Companion 3.0ക്ക് ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾക്കായി ഉടമസ്ഥരെയും സമയപരിധികളും നൽകാൻ കഴിയുമോ?
ഉവ്വ്, Zoom AI Companion 3.0 ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ എക്സ്ട്രാക്റ്റ് ചെയ്യുകയും ഉടമസ്ഥരെയും സമയപരിധികളും വ്യക്തമായി പറയുമ്പോൾ കണ്ടെത്താനും കഴിയും. മീറ്റിംഗിൽ ഉറക്കെ പറയുക അല്ലെങ്കിൽ മീറ്റിംഗിന് ശേഷമുള്ള സംഗ്രഹത്തിൽ എഡിറ്റ് ചെയ്യുക.
Q3:Zoom AI Companion 3.0 മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹങ്ങൾ എത്രത്തോളം കൃത്യമാണ്?
നിങ്ങൾ വ്യക്തമായ അജണ്ടകളും “തീരുമാനം”, “ആക്ഷൻ” പോലുള്ള സൂചനകളും ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ കൃത്യത കൂടുതലാണ്. പങ്കിടുന്നതിന് മുമ്പ് പേരുകൾ, തീയതികൾ, ടാസ്ക്കുകൾ എന്നിവ ശരിയാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ 3 മിനിറ്റ് എഡിറ്റ് ചെയ്യാനായി മാറ്റിവെക്കുക.
Q4:മീറ്റിംഗ് സംഗ്രഹവും ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളും ആർക്കൊക്കെ ലഭിക്കണമെന്ന് എനിക്ക് നിയന്ത്രിക്കാൻ കഴിയുമോ?
ഉവ്വ്, നിങ്ങൾക്ക് സെറ്റിംഗ്സിൽ വിതരണം നിയന്ത്രിക്കാനോ ഹോസ്റ്റുകൾക്കും കോ‑ഹോസ്റ്റുകൾക്കും മാത്രം അയയ്ക്കാനോ തിരഞ്ഞെടുക്കാം. ബാഹ്യ മീറ്റിംഗുകൾക്കായി, ആദ്യം ആന്തരികമായി പങ്കിടുക, തുടർന്ന് ക്ലയിന്റുകൾക്ക് അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ശുദ്ധീകരിക്കുക.
Q5:ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങളെ ടാസ്ക്കുകളാക്കി മാറ്റാനുള്ള ഏറ്റവും നല്ല മാർഗം ഏതാണ്?
Jira, Asana അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ CRM-ലേക്ക് ആക്ഷൻ ഐറ്റംങ്ങൾ സമന്വയിപ്പിക്കുക, ഉടമസ്ഥനെയും സമയപരിധിയും നിലനിർത്തുക. ഫോർമാറ്റിംഗ് സ്റ്റാൻഡേർഡ് ആക്കാനും അയയ്ക്കാൻ തയ്യാറായ ഫോളോ‑അപ്പുകൾ ഉണ്ടാക്കാനും പല ടീമുകളും Zoom AI Companion 3.0യെ Sider.AI-യുമായി ജോടിയാക്കുന്നു.
