మీ ఈవెంట్ ప్లాన్ చేసినప్పుడు కాఫీ వచ్చింది కానీ కప్పులు రాలేదట?
మీకు ఈవెంట్ ప్లానింగ్ జీవితంలోని గ్లామర్ తెలుసా? ఇది యూనిసైకిల్ పై ఎక్కి చైన్సోలను జాగ్రత్తగా నిర్వహించడం లాంటిది—ముఖ్యానికి చూసే వారికి నవ్వుతూ. ఒకసారి నేను ఒక ప్లానర్ తో 500 మందికి కాన్ఫరెన్స్ చూసాను, అది మొత్తం సరిగ్గా జరిగిందని ఒక చిన్న విషయం తప్ప: సంతకాలు ప్రజలను తప్పు బాల్రూమ్ దిశగా తిప్పాయి. (ప్రయోజనంగా, బాల్రూమ్ Bలో మంచి పేస్ట్రీలు ఉన్నాయి.)
ఇప్పుడు మీరు భావించండి ఒక శ్రమలేని సహాయకుడు, 2 a.m.కి థీమ్ ఐడియాలు ఆలోచించగలడు, కఠోర్ విక్రేత టైమ్లైన్ను నిర్వహించగలడు, సమస్యలు జరుగకముందే అంచనా వేస్తాడు, ఇంకా ఎన్ని వెజిటేరియన్ లంచ్లు ఆర్డర్ చేయాలో సూచిస్తాడు—బాధ్యత గుర్తింపు లేకుండా. ఇదే AI ఈవెంట్ ప్లానర్లకు అందించే సేవ. ఇది సైన్స్ ఫిక్షన్ రోబోట్ బట్లర్ కాదు—ప్రతి రన్-ఆఫ్-షో చదివిన చాపబోర్డ్ ప్రేమించే ఇంటర్న్ లాంటి.
ఈ గైడ్లో, నేను చూపించబోతున్నాను ఈవెంట్ ప్లానర్లు ప్రతిరోజూ AI ని ఎలా ఉపయోగిస్తారో: విజయం, ప్రమాదాలు, మరియు ఆశ్చర్యకరంగా మానవీయ మార్గాలు. బ్యాజ్లు, మంత్రాలు చేయడం లేదు—మీ గాలా, సేల్స్ కిక్ ఆఫ్, లేదా PTA ఉత్సవం కోసం ఉపయోగించే ప్రాక్టికల్ స్టెప్పులు మాత్రమే.
మేము 'ఈవెంట్ ప్లానర్ల కోసం AI' అంటే ఏమిటి (మరియు ఏమిటి కాదు)
'AI' అంటే పలు సాయధారులు అని అర్థం చేసుకుంటారు:
- జెనరేటివ్ AI: ఇమెయిళ్లు, షెడ్యూల్స్, స్క్రిప్ట్స్, సోషల్ పోస్ట్లు మరియు స్టేజ్ దిశలను తయారు చేసే టూల్స్. ఉదాహరణ: ‘సస్టెయినబిలిటీ సమ్మిట్ కోసం పంచ్y ఆహ్వానం రాయండి.’
- ప్రిడిక్టివ్ AI: హాజరు, బడ్జెట్ వ్యత్యాసాలు, సెషన్ ప్రజాదరణను గత డేటా ఆధారంగా అంచనా వేసే సిస్టమ్స్. ఉదాహరణ: ‘వర్షం కాని ప ఆటలు ఎంత మంది హాజరు కావరు?’
- కంప్యూటర్ విజన్ మరియు ఆడియో టూల్స్: బ్యాడ్జ్ స్కానింగ్, హీట్ మ్యాప్స్, హైలైట్ రీల్స్, క్యాప్షనింగ్, యాక్సెస్లిటీ కోసం.
- ఆటోమేషన్ గ్లూ: మీ CRM, రిజిస్ట్రేషన్ యాప్, మరియు వెన్యూ స్ప్రెడ్షీట్లు పరస్పరం మాట్లాడే కనెక్టర్స్, మీరు CSV లో మీ మాటలు చెప్పకుండానే.
AI ఏమి చేయదు: మీ రుచి, తాదాత్మ్యం, లేదా సంక్షోభ నిర్వహణ నైపుణ్యాలను మార్చదు. ఇది నమూనాలు మరియు డ్రాఫ్ట్లలో అద్భుతం; స్పాన్సర్ మైక్రో ఎక్స్ ప్రెషన్ అర్థం చేసుకోవడంలో అంతగా కాదు. దీన్ని రెండవ మెదడు లాగ ఉపయోగించండి, ఒక్క మెదడు కాదు.
సంక్షిప్త జాబితా: ఈవెంట్ ప్లానర్లు ఈ రోజు AI ఎలా ఉపయోగిస్తున్నారో
ఇది హైలైట్ రీల్—తర్వాత ఉదాహరణలు, స్క్రిప్ట్స్, అనుకుని చూడవలసిన అంశాలతో లోతుగా తెలుసుకుందాం:
- ఐడియా జనరేషన్: థీమ్స్, అజెండాలు, గదుల పేర్లు, స్వాగ్ ఐడియాలు, ఐస్ బ్రేకర్లు.
- కాపిరైటింగ్: ఆహ్వానాలు, ల్యాండింగ్ పేజీలు, స్పాన్సర్ డెక్స్, ఎంసీ స్క్రిప్ట్స్.
- షెడ్యూలింగ్ మరియు లాజిస్టిక్స్: రన్ ఆఫ్ షో డ్రాఫ్ట్, విక్రేత టైమ్లైన్స్, సిబ్బంది రోస్ట్ర్స్.
- బడ్జెటింగ్ మరియు ఫోర్కాస్టింగ్: హాజరు అంచనాలు, F&B అంచనాలు, అప్రతిష్ట సందర్భాలు.
- హాజరుల అనుభవం: వ్యక్తిగత అజెండాలు, మ్యాచ్మేకింగ్, వేయ్ ఫైండింగ్ చాట్బోట్స్.
- మార్కెటింగ్: ఇమెయిల్ సీక్వెన్సులు, సోషల్ క్యాలెండర్స్, హ్యాష్ట్యాగ్స్, మీడియా పిచ్లు.
- ఒన్సైట్ ఆపరేషన్స్: రియల్-టైమ్ క్యాప్షన్స్, అనువాదం, బ్యాడ్జ్ స్కానింగ్, హీట్ మ్యాప్స్.
- పోస్ట్-ఈవెంట్: హైలైట్స్, థాంక్ యూ నోట్స్, ట్రాన్స్క్రిప్ట్స్, KPIలు, పాఠాలు.
ఇప్పుడు అందరిదీ ఉపయోగకరంగా మార్చుకుందాం.
మూసలేని పేజీ ముందున్నాను అనే భావంలేకుండా బ్రెయిన్స్టార్మింగ్
కల్పన చేయండి: ఈ మధ్య రాత్రి 12 గంటలు. మీరు ఆలోచిస్తున్న మూడు కాన్ఫరెన్స్ థీమ్స్ ‘Innovate to Accelerate 2025’ లాంటివి కాకూడదు. జెనరేటివ్ AI మీరు మీ కాఫీ వేడి చేస్తుండగా 30 ఎంపికలు ఇస్తుంది. మంత్రం? మీరు మాత్రమే తెలిసిన నిర్దిష్ట వివరాలతో ప్రాంప్ట్ ఇవ్వడం.
ఇదే ప్రాంప్ట్ ట్రై చేయండి:
"సియాటిల్లో 500 మందికి సస్టెయినబిలిటీ కాన్ఫరెన్స్ కోసం 12 ఈవెంట్ థీమ్ ఐడియాలు సృష్టించండి, ఆటపాటిన స్వరం, మూడు పదాల పేర్లు, చిన్న ట్యాగ్లైన్. 'future' మరియు 'transform' వంటి క్లిష్ట పదాలు నివారించండి. స్టేజ్ విజువల్స్ కోసం ఐడియాలు చేర్చండి."
వినిమయంగా, మీరు దీనిలా నమ్మదగిన ఎంపికలు పొందుతారు: “Urban Green Lab (నగర కార్బన్ తగ్గింపుల చేతుల తయారీ ఐడియాలు).” మీరు 12లో అన్నింటిని ఉపయోగించరు కానీ ఒకదాన్ని తప్పకుండా ఉపయోగిస్తారు, మరియు ప్రక్రియ జూమ్ వారాల కంటే కొన్ని నిమిషాల్లో పూర్తవుతుంది.
ప్రొ టిప్: రెండవ దఫా అడగండి. “అదే జాబితా, కానీ Gen Z హాజర్ల కోసం మరియు సోషల్-షేరబుల్ ఘట్టాలతో.” తక్షణమే మీరు పోలరాయిడ్ గోడలు, మెయ్కర్ స్టేషన్లు, నీయాన్ మాస్ సంతకాలు పొందుతారు. మీరు ఎంచుకోండి; AI ఆలోచిస్తుందండి.
మానవీయంగా వినిపించే ఆహ్వానాలు మరియు ల్యాండింగ్ పేజీలు (ఎందుకంటే మీరు మానవులు)
అవును, AI మీ ఈవెంట్ కాపీ రాయగలదు. కాదు, అది 2004లో సమావేశమైన కమిటీ వ్రాసినట్లు వినిపించకూడదు. దానికి మూడు విషయాలను ఇవ్వండి: ఎవరికో, వారికి ఏమి లభించబోతోంది, ఇప్పుడే ఎందుకన్నారు.
ప్రాంప్ట్ ఎడమ
- ప్రేక్షకులు: “B2B SaaS సంస్థల సీనియర్ ప్రొడక్ట్ మేనేజర్లు.”
- విలువ: “చేతుల మీద AI కార్గోపాఠశాలలు, మెంటర్లతో 1:1, హైరింగ్ ఫెయిర్.”
- అత్యవసరం: “ఎర్లీ బర్డ్ శుక్రవారం ముగుస్తుంది; కేవలం 200 సీట్లు.”
తరువాత: “మూడు వెర్షన్లు డ్రాఫ్ట్ చేయండి: చిన్న ఇమెయిల్, పొడిగించిన ల్యాండింగ్ పేజీ బ్లర్బ్, మరియు 280 అక్షరాల పోస్ట్. స్వరం స్నేహపూర్వకంగా, జార్గాన్ తక్కువగా, ఒక ఆకట్టుకునే వివరాన్ని చేర్చి.”
తర్వాత, మీరు మానవీయ సవరించాలి. క్రియలను బలపరచండి, అర్ధరహిత పదాలు తొలగించండి, ఆరోగ్య పరీక్ష చేయండి. మీరు ఇప్పటికీ కెప్టెన్, AI మొదటి డ్రాఫ్ట్ ఇంజిన్ మాత్రమే.
రన్ ఆఫ్ షో: “మైక్ ఎక్కడ ఉంది?” నుండి “మనం 9:02కి ప్రారంభిస్తాము” వరకు
ఏ ప్లానర్ అడగండి: రన్ ఆఫ్ షో ఈవెంట్ హృదయం. AI మీ అజెండా నుండి రన్ ఆఫ్ షో తయారుచేసి, డిపెండెన్సీలను మ్యాప్ చేస్తుంది, AV చెక్స్, స్పీకర్ మైక్-అప్స్, గదుల మార్పులకు బఫర్లు సూచిస్తుంది.
ఉదాహరణ ప్రాంప్ట్:
"సింగిల్-ట్రాక్, 400 మందికి కాన్ఫరెన్స్ కోసం నిమిషం నిమిషానికి రన్ ఆఫ్ షో తయారుచేయండి, 9 ఉదయం నుండి 5 సాయంత్రం వరకు, 30 నిమిషాల ముఖ్య ప్రసంగాలు, 15 నిమిషాల విరామాలు, 60 నిమిషాల భోజనం. ప్రతి సెక్ట్ ముందు 3 నిమిషాల మైక్ చెక్స్, 10 నిమిషాల స్పీకర్ ట్రాన్సిషన్ బఫర్లు, స్టేజ్ మేనేజర్ కోసం నోట్స్ చేర్చండి."
మీకు అతి కలవరి సర్దుబాటు వస్తుంది. మీరు అందులో మార్పులు చేస్తారు: స్పాన్సర్ సిజిల్ రీల్ను ముందుకు తీసుకెళ్లండి, స్ట్రెచ్ బ్రేక్ చేర్చండి, మరియు ఎంసీ అందరికీ కాఫీ బాల్రూమ్ Bలోనే ఉందని గుర్తు చేసే సాంప్రదాయం నిర్మించండి.
ప్రొ టిప్: AIకు ప్రతి పాత్ర కోసం కాల్ షీట్లు తయారు చేయమని చెప్పండి: స్టేజ్ మేనేజర్, AV లీడ్, రిజిస్ట్రేషన్ కెప్టెన్. ఒక్కసారిగా అందరూ 2:37 పి.ఎం.కి ఏం చేయాలో తెలుసుకుంటారు.
విక్రేతలు, వెన్యూ, మరియు మీరు స్వయంచాలకంగా వెలుపడినట్టు అనుకుంటున్న ఇమెయిల్
విక్రేతులను నిర్వహించడం ఈవెంట్ ప్లానింగ్ లో 40% మరియు మీ కార్టిసోల్ యొక్క 80%. AI కఠినమైన కానీ స్నేహపూర్వక చర్చల ఇమెయిళ్లు, RFPలు, చెక్క్లిస్ట్లు తయారుచేస్తుంది.
- RFPలు: “300 మందికి హోటల్ బాల్రూమ్ కోసం RFP రూపొందించండి, 4 బ్రేకౌట్ గదులు, యూనియన్ లేబర్ పరిమితులు, 40’ LED వాల్ కోసం రిగింగు పాయింట్లు, గ్రీన్రూమ్ తో పాటు. లోడ్-ఇన్/లోడ్-ఆస్ విండోలుపై చేర్చి.”
- చెక్క్లిస్ట్లు: “ADA ప్రవేశం, వై-ఫై హీట్ మ్యాప్ టెస్టింగ్, బ్యాకప్ పవర్ ప్రశ్నలతో ప్రీ-ఈవెంట్ వెన్యూ చెక్క్లిస్ట్ను సృష్టించండి.”
- చర్చ నోట్స్: “AV విక్రేతకు ఈ ఇమెయిల్ రీయరైట్ చేసి ఐటెం వారీ ధరా వివరాలు మరియు మనం స్టేజహ్యాండ్స్ అందించే 10% డిస్కౌంట్ విచారించండి.”
మీరు ఇంకా చర్చలు జరగాలి, కానీ మీరు ఖాళీ కర్సర్ నుండి మొదలుకోరు.
అల్ప అనూహ్యాలతో బడ్జెట్ సెట్ ఛత్రాలు
నేను ఆప్టిమిజం ఇష్టం పడతాను. బడ్జెట్లు చేయవు. ప్రిడిక్టివ్ AI మీ రోజులను సరిదిద్దడానికి సహాయపడుతుంది.
- హాజరు ముందస్తు అంచనా: పూర్వ డేటాను ఇనుప్ చేయండి—ఆహ్వానాలు, RSVPs సమయానుసారం, వాతావరణం, నగరం, అంశం—మరుగు హాజరు రేట్లను అడగండి. మీరు కేవలం అంచనా పొందుతారు, కరువు కాదు.
- F&B అంచనాలు: “600 నమోదైన వారాంత ఈవెంట్ కోసం రక్షణాత్మక వెజిటేరియన్/వేగన్/గ్లూటెన్-ఫ్రీ నిష్పత్తులు ఎందుకనన్ని? వానపోటు బఫర్ చేర్చండి.”
- కుషనింగ్: “AV, డెకార్, F&B, మరియు లేబర్ కోసం 5% అప్రతిష్ట కేటాయింపును సూచించండి, ఎక్కువ మార్పిడి ఉన్న విభాగాలకు ప్రాధాన్యం ఇస్తూ.”
ఇది సరిగ్గా కాదు, కానీ మీ CEO ‘గత ఇయర్ క్రొసాంట్లు వేగంగా పోయాయి’ అన్నందుకు 800 క్రొసాంట్లు తీసుకోవడం కంటే మెరుగైనది. (అవి ఉచితವಾಗాయి.)
వ్యక్తిగత అజెండాలు మరియు మ్యాచ్మేకింగ్ మీరు అటుపడకుండా
హాజరులు ఎంపికలను ఇష్టపడతారు కానీ ఎన్నుకోవడాన్ని ఇష్టపడరు. AI వారి పాత్ర, ఆసక్తులు, మరియు గత ప్రవర్తన ఆధారంగా సెషన్లను సిఫార్సు చేయగలదు. కీ మంత్రం: పారదర్శకత మరియు ఆప్ట్-ఇన్.
- ప్రాధాన్యత సేకరణ: రిజిస్ట్రేషన్లు ఒక్క మిత్రస్పద ప్రశ్న అడగండి—“మీకిష్టమైన మూడు ఫలితాలు ఏమిటి?”—దీని ఆధారంగా వ్యక్తిగత అజెండాను ముందస్తు సూచించండి.
- స్మార్ట్ నడవడులు: “మీకు చేతులపై వర్క్షాప్ ఇష్టమైంది—మరొకటి 3 p.m.కి ఉంది. మేము మీకు ఒక సీటు కాపాడాలా?”
- మ్యాచ్మేకింగ్: మానసిక పరిచయాలు: “మూడువారు మీ ఉద్యోగ సమస్యను పంచుకున్నారు—10:20కి కాఫీ బార్ వద్ద కలవండి.” ఆప్ట్-ఇన్ చేసి, పెద్ద, స్నేహపూర్వక ‘లేవు ధన్యవాదాలు’ అనే బటన్ ఇవ్వండి.
గోప్యత గమనిక: ప్రజలకు వారి డేటాతో మీరు ఏమి చేస్తున్నారో, ఎందుకు చేస్తున్నారో చెప్పండి. మీ ఆల్గోరిథం ఒక wellness ట్వీట్ ఇష్టపడ్డ వెంటనే “బర్నౌట్ నిర్వహణ” సష్న్ సూచించిందంటే అది కొంత... ఎక్కువ.
మార్కెటింగ్: ఇమెయిల్స్, సోషల్, మరియు “మనం 10 నిమిషాల్లో ప్రత్యక్షంగా వెళ్తున్నాం” శ్రుతి
మీ ఈవెంట్ మార్కెటింగ్ క్యాలెండర్ మీరు క్లోన్ కావాలి. AI ఆ క్లోన్ యొక్క క్లోన్ అయి ఉండవచ్చు.
- ఇమెయిల్ సీక్వెన్సులు: 6-స్టెప్ విదానం అడగండి: ప్రకటన, ఆలస్య పక్షి, స్పీకర్ డ్రాప్, అజెండా ప్రకటన, చివరి అవకాశం, “నేపథ్యంలో కలుద్దాం.” తదుపరి విభాగాల ప్రకారం వ్యక్తిగతీకరించండి: మొదటి సారిగా హాజరయ్యేవారు, పూర్వ విద్యార్థులు, స్పాన్సర్లు.
- సోషల్ ప్లేబుక్: “2 వారాల సోషల్ క్యాలెండర్ తగ్గింపు పోస్ట్ కాపీ, హ్యాష్ట్యాగ్లు, లింక్డ్ ఇన్, ఇన్స్టాగ్రామ్, టిక్టాక్ కోసం సూచించిన ఫోటోస్తో, ముఖ్యంగా బ్యాక్స్టేజ్ ఫోకస్.”
- మీడియా కిట్స్: “ఒక ప్రెస్ వన్-పేజర్ సృష్టించండి: ఎవరు/ఏం/ఇప్పుడు ఎందుకు, హెడ్షాట్స్, టాకింగ్ పాయింట్స్, b- రోల్ ఐడియాలు.”
తరువాత షెడ్యూల్ చేయండి, సవరించండి, మరియు ఒక మానవుడు టోన్ కోసం సిద్ధంగా ఉండండి—ప్రత్యక్షం ప్రారంభ మునుపు గంటలో, మీ బ్రాండ్ శబ్దం ఎస్ప్రెస్ మీద చిహుహుహువా మాదిరిగా ఉండొచ్చు.
ఒన్సైట్: రియల్-టైమ్ క్యాప్షన్స్, అనువాదాలు, మరియు వేయ్ ఫైండింగ్
ఇది AI బ్యాక్స్టేజ్ మాయాజాలంగా అనిపించే భాగం.
- సజీవ క్యాప్షన్స్ మరియు అనువాదం: యాక్సెస్లిటీ మరియు గ్లోబల్ ప్రేక్షకుల కోసం అద్భుతం. మీ AV టీమ్తో పరీక్షించండి, మరియు స ہمیشہ మానవ బదిలీ సిద్ధంగా ఉంచండి. (ఉచ్చారణల పరిమితి మరియు ఖర్చుతో కూడిన వి-ఫి ‘క్లౌడ్ ఆర్కెస్ట్రేషన్’을 ‘క్లోన్ ఫ్రస్ట్రేషన్’గా మార్చవచ్చు.)
- బ్యాడ్జ్ స్కానింగ్ + హీట్ మ్యాప్స్: కంప్యూటర్ విజన్ మేఘాలు ఎక్కడ ఏర్పడుతున్నాయో, రెండవ కాఫీ లైన్ ఎప్పుడు తెరవాలో, మరియు ఏ బూత్ కుకీ డెలివరీకు అర్హమో చూపిస్తుంది.
- వేయ్ ఫైండింగ్ చాట్బోట్స్: QR కోడ్ పోస్ట్ చేయండి: “ఎదురుచూచే ఏదైనా అడగండి.” తప్పొలుపు AI చాట్బాట్ “బాల్రూమ్ C ఎక్కడ?” లేదా “నాకు గ్లూటెన్-ఫ్రీ భోజనం సాధ్యమా?” అన్న ప్రశ్నలకు జవాబిస్తుంది. మంత్రం మంచి రుణాల పరిమితులు, షెడ్యూల్స్, మ్యాప్స్, విక్రేత మెనూలను ముందస్తుగా లోడ్ చేయడం.
పోస్ట్-ఈవెంట్: సమీక్ష స్వయంగా వ్రాసుకుంటుంది (మీరు మెరుగుపరిచాలి)
కాన్ఫెట్టి తర్వాత, AI మీను మెరిసేలా చేయుతుంది.
- ట్రాన్స్క్రిప్ట్స్ మరియు హైలైట్స్: సెషన్ రికార్డింగ్లు అప్లోడ్ చేయండి; ట్రాన్స్క్రిప్ట్స్, సంగ్రహాలు, మరియు ఆకర్షణీయమైన క్షణాలు పొందండి.
- థాంక్ యూ నోట్స్: “వక్తలు, స్పాన్సర్లు, మరియు స్వచ్ఛందులకోసం ఉష్ణమైన థాంక్ యూ లు రాయండి, ప్రతి ఒక్కటి ఒక ప్రత్యేక విషయం తో.”
- KPIs: “గత సంవత్సరం తో హాజరు సంతృప్తిని పోల్చండి. మూడూ మెరుగుదలల్ని మరియు మూడూ పునరావృతం చేయదగిన విజయాలను గుర్తించండి.”
మీరు ఇంకా తేలికపరచాలి: ముగింపు fireside చాట్ నిజంగా విజయమా, లేక ఉచిత జెలాటో రేటింగ్ లను పెంచిందా? AI గణాంకాలు ఇస్తుంది, మీరు సందర్భాన్ని జోడిస్తారు.
హ్యాండ్స్-ఆన్ మినీ-ప్లేబుక్: ఖాళీ పేజీ నుండి బొ టై వరకు
600 హాజరులతో ఒక రోజుల సమ్మిట్ కోసం నమూనా వర్క్ఫ్లో చూద్దాం.
- మీ ఉత్తమ లక్ష్యాన్ని ఒక పేరాలో నిర్వచించండి.
“ది క్లీన్ ఎనర్జీ స్ప్రింట్ నగర సస్టెయినబిలిటీ నాయకులకు చేతుల మీద, సింగిల్-ట్రాక్ సమ్మిట్. గోల్: 90 రోజుల్లో అమలు చెయ్యగల ప్రామాణిక విజయాలు. స్పాన్సర్లు: గ్రిడ్ టెక్ మరియు EV కంపెనీలు. బడ్జెట్: $240K. వెన్యూ: 4 బ్రేకౌట్ గదులు మరియు 40’ LED వాల్ ఉన్న యూనియన్ హౌస్.”
- థీమ్స్ మరియు స్టేజ్ డిజైన్ ఆలోచించండి.
ప్రాంప్ట్: “15 థీమ్స్ రూపొందించండి, ఆటపాట స్వరం, క్లిష్ట పదాలు లేకుండా, ప్రధాన స్టేజ్ విజువల్ కాన్సెప్ట్ మరియు హాజర్లు 3 నిమిషాల్లో చేయగల చిన్న యాక్టివేషన్ చేర్చండి.”
- ROS మరియు కాల్ షీట్లు డ్రాఫ్ట్ చేయండి.
ప్రాంప్ట్: “2 ముఖ్య ప్రసంగాలు, 3 లైట్నింగ్ రౌండ్లు, Q&A మైక్స్, మరియు స్పాన్సర్ డెమో బ్లాక్ తో 9-5 రన్ ఆఫ్ షో సృష్టించండి. స్టేజ్ మేనేజర్ మరియు ఫ్లో మేనేజర్ కోసం నోట్స్ చేర్చండి.”
- విక్రేత చెక్క్లిస్ట్లు మరియు RFPలు సృష్టించండి.
ప్రాంప్ట్: “AV RFP వ్రాయండి: LED వాల్, లైన్ అరే, 6 వైర్లెస్ మైక్స్, ఎంసీ కోసం IFB, కాన్ఫిడెన్స్ మానిటర్, స్టేజ్ టైమర్, మరియు రిహార్సల్ షెడ్యూల్. యూనియన్ లేబర్ మరియు రిగింగు భద్రత చేర్చండి.”
- హాజరు మరియు F&B అంచనా.
ప్రాంప్ట్: “మాకు 1,900 ఆహ్వానాలు, 30 రోజులలో 460 నమోదు. తుది హాజరు, వెజిటేరియన్/వేగన్/గ్లూటెన్-ఫ్రీ నిష్పత్తులు, మరియు కాఫీ గ్యాలన్ లను అంచనా వేయండి. వాతావరణ బఫర్ చేర్చండి.”
- మార్కెటింగ్ ధూపం ప్రారంభించండి.
ప్రాంప్ట్: “స్నేహపూర్వక స్వరం, స్పష్టమైన విలువ, మరియు ‘ఇరిగొన్నారు చేసి తీసుకొండి’ CTAతో మొదటి సారి హాజర్లు కోసం 6 ఇమెయిల్ సీక్వెన్స్ సృష్టించండి. విషయ శీర్షికలు మరియు ప్రీహెడర్స్ చేర్చండి.”
- ఒన్సైట్ చాట్బాట్ మరియు సంతకాలు.
ప్రాంప్ట్: “పార్కింగ్, వై-ఫై, బాత్రూమ్స్, అలెర్జెన్ సమాచారం, లాస్ట్ & ఫౌండ్, లాక్టేషన్ గదులు గురించి QR ఆధారిత సహాయ బాట్ కోసం ఒక సాధారణ FAQ నిర్మించండి. జవాబులు 50 పదాల కంటే తక్కువగా ఉంచండి.”
- లైట్లు ముగిసిన తర్వాత.
ప్రాంప్ట్: “ఈ ట్రాన్స్క్రిప్ట్స్ నుండి 700-పదాల సమీక్ష వ్రాయండి, ఐదు ముఖ్యాంశాలు జాబితా చేయండి, మరియు రెండు స్పాన్సర్-ఫ్రెండ్లీ లింక్డ్ ఇన్ పోస్ట్లు తియ్యండి.”
మొత్తం సమయం సేవ్ అయ్యేది? మీ పని సగానికి కాదు—కానీ సీటు పట్టికను సరిచేసేందుకు, మరియు ముఖ్యప్రసంగం 9-పాయింట్ ఫాంట్ ఉపయోగించడం ఆపేందుకు సరిపడి ఉంది.
ఈవెంట్ ప్లానర్లకు AI ఎక్కడ మెరుగవుతుంది—మరియు ఎప్పుడు విఫలమవుతుంది
మెలక్కుదల:
- మొదటి డ్రాఫ్ట్లు: ఖాళీ పేజీ మరియు డెడ్లైన్ ఉన్న ఎటువంటివైనా.
- నమూనాలు గుర్తించడం: ఫోర్కాస్ట్స్, గుంపు ప్రవాహాలు, RSVP వక్రాలు.
- స్థిరత్వం: డాక్యుమెంట్లలో స్వరాన్ని మరియు ఫార్మాటింగ్ను ఒకటే స్థాయిలో ఉంచడం.
- యాక్సెస్లిటీ: క్యాప్షన్స్, అనువాదాలు, ఆల్ట్ టెక్స్ట్, మరియు అన్ని కోసం రాయడం.
విఫలమవడం:
- సూక్ష్మత: స్పాన్సర్, ఆఫీస్, ఏ రాజకీయాలైనా.
- స్థానిక అలవాట్లు: యూనియన్ నియమాలు, డెలివరీ డాక్స్, “ట్రస్ కాస్త వంకరకి అంటే ఫ్రైట్ ఎలివేటర్ సరిపోతుంది.”
- అధిక విశ్వాసం: AI అంచనాలను గాస్పెల్ లా చెప్పడం. సమయాలు, చిరునామాలు, సామర్ధ్యాలు సరి చూసుకోండి, మీ పేరు మీద ఆధారపడుతుంది. (అది నిజమే.)
మీరు నిజంగా ఉపయోగించే చెక్లిస్ట్
- తెరుచుకోండి తొలుత: వెన్యూ బుక్ చేసిన రోజు AI డ్రాఫ్ట్లను తీయడం ప్రారంభించండి.
- ఒక నిజమైన మూలం ఉంచండి: తాజా షెడ్యూల్ మరియు వాస్తవాలు ఉండే ఒకే డాక్యుమెంట్ లేదా వర్క్స్పేస్.
- పునరావృతం చేయండి: మూడు వేరియంట్లు అడగండి; ఉత్తమాన్ని కలపండి.
- మానవ సమీక్ష: పేర్లు, టైటిల్స్, సమయాలు, యాక్సెస్లిటీ వివరాలు—డబుల్ చెక్ చేయండి.
- గోప్యత: హాజర్లకు వ్యక్తిగతీకరణకు డేటా ఏమిటి, మరియు ఆప్ట్-అవుట్లను ఇవ్వండి.
- ఒన్సైట్ పరీక్షించండి: వై-ఫై, క్యాప్షన్స్, బ్యాడ్జ్ స్కాన్లు—నిజమైన వ్యక్తులతో రేహార్సల్ చేయండి.
- పోస్ట్-మార్టం: AI ని ఉపయోగించి సర్వే ఫలితాలను మూడు స్పష్టమైన మెరుగుదలలుగా సంగ్రహించండి.
సాధనాల పై ఒక చిన్న మాట (మరియు పరీక్షించేందుకు ఒక ఉపయోగకరమైన సహాయకుడు)
ఈవెంట్ ప్లానర్లకు అనేక ప్లాట్ఫారమ్లు ఉన్నాయి: రిజిస్ట్రేషన్ సిస్టమ్స్తో AI మ్యాచ్మేకింగ్, ఆటో క్యాప్షనింగ్ తో AV స్యూట్స్, పాదచారుల రవాణాను అంచనా వేయడానికి వాతావరణ యాప్ లాంటి విశ్లేషణ డాష్బోర్డ్లు. మీరు అన్నీ అవసరం లేదు. మీ కష్టాలను తగ్గించే వాటిని ఎంచుకోండి.
ఇక్కడ ఒక ఆశ్చర్యం ఉంది: Sider.AI మీ సమయాన్ని బడి పట్టే డ్రాఫ్టింగ్ మరియు పరిశోధనా పనులకు సాంకేతిక మాయ లాగే ఉంటుంది. మీ అజెండా, విక్రేత గమనికలు, గత సర్వేలను వర్క్స్పేస్ లో వేసి మీరు: - పొత్తి, ప్రొఫెషనల్ రన్ ఆఫ్ షో డ్రాఫ్ట్లు మరియు పాత్ర-నిర్దిష్ట కాల్ షీట్లను సృష్టించండి.
- స్పాన్సర్ అప్డేట్స్, ల్యాండింగ్ పేజీ కాపీ, విభజించిన ఇమెయిల్స్ మీ స్వరంలో వేగంగా తయారు చేయండి.
- ట్రాన్స్క్రిప్ట్లను హైలైట్ రీల్స్ మరియు ఉపయోగకరమైన డీబ్రిఫ్ నోట్స్లుగా సంగ్రహించండి.
ఇది పరిపూర్ణం కాదు—ఏ సాధనం perfeito కాదు. మీరు ఇప్పటికీ నిజమైన వివరాలను ఇస్తూ అవుట్పుట్స్ ని ఆలోచించాలి. కానీ ‘ఐడియా’ నుండి ‘ప్రశంస’ మధ్య ఉన్న పతుల పర్వతానికి ఇది ఒక నమ్మకమైన సహాయకుడు.
ట్రబుల్షూటింగ్: AI తప్పిదాలు చేసినప్పుడు
- కాపీ రోబోటిక్గా వినిపిస్తుంది. మీరు ఇష్టపడే పేరాలో పెట్టి “ఈ స్వరం అనుకరించు: ఉష్ణ, సంక్షిప్త, కొంచెం ఆటపాట” అని చెప్పండి. మూడు ప్రత్యామ్నాయాలు అడగండి.
- షెడ్యూల్ వాస్తవాన్ని దాటి పోతోంది. ఆంక్షలు చేర్చండి: “యూనియన్ లోడ్-ఇన్ 8-12 మాత్రమే; 4 p.m. తరువాత రిగ్గింగ్ లేదు; విభాగాల మధ్య 30 నిమిషాల మైక్-అప్.”
- డేటా తప్పుగా ఉంది. ప్రాంప్ట్ పైన మీ ఆధార సత్యాలను లాక్ చేయండి. “మార్చవద్దు: వెన్యూ చిరునామా, గది సామర్థ్యాలు, స్పాన్సర్ పేర్లు.”
- అమెరికాలో ఐడియాలు ఎక్కువ, నిర్ణయాలు తక్కువ. AI కి ఎంపికలను ఖర్చు, ప్రభావం, సంక్లిష్టత ఆధారంగా ర్యాంక్ చేయమని చెప్పండి. ఇది ఒక చిన్న జాబితా సూచిస్తుంది.
వాస్తవ ప్రపంచ ఉదాహరణలు (పేరు మార్పిడి, పేస్ట్రీలు నిజం)
- నాన్ప్రాఫిట్ గాలా: వారు AI ను డొనర్ లేఖలు డ్రాఫ్ట్ చేయడానికి, నిశ్శబ్ద వేలం సూచనలతో రన్ ఆఫ్ షో తయారు చేసుకున్నారు, మరియు టేబుల్-హోస్ట్ స్క్రిప్ట్స్ తయారు చేసుకున్నారు. ఫలితం: మృదువైన ప్రవాహం, సంతోషకరమైన దాతలు, ఎంసీ ‘కాబట్టి… ఏమయినా’ అని చెప్పినప్పుడు కొంత నిశ్శబ్దత తక్కువగా వచ్చింది.
- డెవలపర్ సమ్మిట్: టీమ్ గత సంవత్సరం సెషన్ రేటింగ్స్ను హాజరు అంచనాకు ఫీడ్ చేసింది. వారు హ్యాండ్స్-ఆన్ లాబ్ వద్ద ఉద్యోగులను రెట్టింపు చేసి, అగ్ని అధికారులు సమస్యను నివారించారు, మరియు కాఫీ యంత్రాలను నిశ్శబ్ద కౌనర్కు తరలించారు. కృతజ్ఞత మాట వినిపించింది.
- విశ్వవిద్యాలయ ఆరంభం: చాట్బాట్ 1,200 విద్యార్థుల ప్రశ్నలకు నిలబడింది—పార్కింగ్, బ్యాడ్జ్లపై ప్రోనౌన్లు, గ్లూటెన్-ఫ్రీ కుకీల చేతెవంటి. 10 క్లిష్టమైన ప్రశ్నలకు నిజమైన వ్యక్తులు స్పందించారు. మిగిలినవారు అక్కడికి చేరుకున్నారు.
సెక్యూరిటీ మరియు గోప్యత, లీగల్ టెర్మినాలజీ లేకుండా
- PII ను తగ్గించండి: యాదృచ్ఛిక సాధనాలలో పూర్తి హాజరు జాబితాలు ఇవ్వవద్దు. పేర్లను మాస్క్ చేయండి లేదా IDలు వాడండి.
- విక్రేత జాగ్రత్త: డేటా ఎక్కడ నిల్వ ఉందో, ఎంతకాలం ఇస్తుందో, మరియు మీరు దాన్ని ఎలా తొలగించగలరో అడగండి.
- మానవులు సర్దుబాటు: ఏది ప్రజల ముందుకు వెళితే—ఇమెయిళ్లు, సంతకాలు, స్క్రిప్టులు—వాటి ప్రచురణకు ముందు మానవుడు చూడాలి.
AI ని మీ వంటగదిలో ఒక కొరటి కత్తీగా పరిగణించండి. అది టమోటాలకు చక్కగా కోస్తుంది; మీరు ఇంకా డిన్నర్ ఏంటో నిర్ణయించాలి, మరియు మీ వేళ్లను దూరంగా ఉంచాలి.
ఒక చివరి విషయం...
ఈవెంట్ ప్లానింగ్ ఎప్పుడూ చాలా ఉత్సాహంగా ఉండే ప్రేక్షకుల మధ్య ఒక విన్యాసం లాంటిది. AI ఆ తీగను నిర్మించదు లేదా మీరు పడిపోతే మిమ్మల్ని పట్టుకోదు—కానీ అది మీకు మంచి బ్యాలెన్స్ పోల్ను అందిస్తుంది. ముసాయిదాలు, సూచనలు, శీర్షికలు మరియు కోచింగ్ కోసం దీన్ని ఉపయోగించండి. మీ విచక్షణను ముందు ఉంచండి. బహుశా—కాఫీతో కప్పులు వస్తాయి.
: ఈవెంట్ ప్లానర్లు AIని ఎలా ఉపయోగిస్తారు (కాబట్టి మీరు కూడా ఉపయోగించవచ్చు)
- నిమిషాల్లో మెరుగైన థీమ్లు, ఎజెండాలు మరియు యాక్టివేషన్ల గురించి ఆలోచించండి.
- ఆహ్వానాలు, ల్యాండింగ్ పేజీలు మరియు స్పాన్సర్ నవీకరణలను ఆత్మను చంపే ఖాళీ పేజీలు లేకుండా వ్రాయండి.
- షెడ్యూల్లను అమలు చేయడానికి ముసాయిదాలను రూపొందించండి మరియు పాత్ర-నిర్దిష్ట కాల్ షీట్లను రూపొందించండి, ఆపై వాటిని మెరుగుపరచండి.
- హాజరు మరియు F&Bని అంచనా వేయండి; వాస్తవిక బఫర్లను మరియు ఆగంతుకాలను సెట్ చేయండి.
- స్పష్టమైన ఆప్ట్-ఇన్లు మరియు గోప్యతతో ఎజెండాలను వ్యక్తిగతీకరించండి మరియు మ్యాచ్మేకింగ్ చేయండి.
- స్మార్ట్ ఇమెయిల్ మరియు సోషల్ క్యాడెన్స్లతో మార్కెటింగ్ను శక్తివంతం చేయండి.
- శీర్షికలు, అనువాదం, వేఫైండింగ్ మరియు హీట్ మ్యాప్లతో ఆన్సైట్ను మెరుగుపరచండి.
- ఈవెంట్ తర్వాత, ట్రాన్స్క్రిప్ట్లను హైలైట్లు, ధన్యవాదాలు మరియు KPIలుగా మార్చండి.
వాస్తవ ప్రపంచంలో ఈవెంట్ ప్లానర్ల కోసం AI అంటే సహాయకారి, స్టార్ కాదు. స్టార్ ఇంకా మీరే.
FAQ
Q1:మానవ స్పర్శను కోల్పోకుండా ఈవెంట్ ప్లానర్లు AIని ఎలా ఉపయోగించగలరు?
మొదటి ముసాయిదాలు, సూచనలు మరియు పునరావృతమయ్యే పనుల కోసం AIని ఉపయోగించండి, ఆపై మీ స్వరం మరియు విచక్షణను జోడించండి. హాజరైన వారి వ్యక్తిగతీకరణను ఆప్ట్-ఇన్ చేయండి మరియు ఏదైనా బహిరంగంగా కనిపించే వాటిని మానవులు సమీక్షించేలా చూసుకోండి, తద్వారా మీ ఈవెంట్ ఆహ్వానించదగినదిగా మరియు మానవత్వంగా అనిపిస్తుంది.
Q2:గడువు తక్కువగా ఉన్న ఈవెంట్ ప్లానర్ల కోసం ఉత్తమ AI పనులు ఏమిటి?
రన్-ఆఫ్-షో ముసాయిదాలు, విక్రేతల చెక్లిస్ట్లు, ఆహ్వాన కాపీ మరియు సోషల్ పోస్ట్ల కోసం AIపై ఆధారపడండి. మీరు గంటలను త్వరగా తిరిగి పొందుతారు మరియు కోర్ భాగాలు పూర్తయిన తర్వాత మీరు వివరాలను మెరుగుపరచవచ్చు.
Q3:హాజరు మరియు F&B అవసరాలను ఖచ్చితంగా అంచనా వేయడానికి AI సహాయపడుతుందా?
గత RSVPలు, సమయం మరియు స్థానాన్ని విశ్లేషించడం ద్వారా ఊహించడం కంటే ఇది మిమ్మల్ని దగ్గర చేస్తుంది. అంచనాను మార్గదర్శకంగా పరిగణించండి, సహేతుకమైన బఫర్ను జోడించండి మరియు వేదిక సామర్థ్యం మరియు యూనియన్ నియమాల వంటి నిజమైన పరిమితులకు వ్యతిరేకంగా ధృవీకరించండి.
Q4:AI ఆన్సైట్లో ఉపయోగకరంగా ఉంటుందా లేదా ప్లానింగ్ సమయంలో మాత్రమేనా?
ఇది రెండింటికీ ఉపయోగపడుతుంది: AI లైవ్ శీర్షికలు, అనువాదాలు, వేఫైండింగ్ చాట్బాట్లు మరియు బ్యాడ్జ్-స్కాన్ హీట్ మ్యాప్లకు శక్తినిస్తుంది. Wi‑Fi సమస్యలను నివారించడానికి రిహార్సల్లో ప్రతిదీ పరీక్షించండి మరియు ఎడ్జ్ కేసుల కోసం మానవ ప్రత్యామ్నాయాన్ని కలిగి ఉండండి.
Q5:ఈవెంట్ ప్లానర్ మొదట ఏ AI సాధనాన్ని ప్రయత్నించాలి?
మీరు నిర్ణయాలు మరియు సంబంధాలపై దృష్టి సారించేటప్పుడు ముసాయిదాలు, సారాంశాలు మరియు పరిశోధనలను నిర్వహించడానికి Sider.AI వంటి బహుముఖ అసిస్టెంట్తో ప్రారంభించండి. ఆపై మీ ఈవెంట్ పరిమాణం మరియు అవసరాల ఆధారంగా ప్రత్యేక సాధనాలను—నమోదు, విశ్లేషణలు, AV శీర్షికలను—జోడించండి. 
