సమావేశాల నుండి ఆటోమేటిక్గా యాక్షన్ ఐటెమ్స్ (Action Items) రూపొందించడానికి Sembly AIని ఎలా ఉపయోగించాలి
మీ బృందం పనిని ముందుకు తీసుకెళ్లడం కంటే సమావేశం నోట్స్ రాయడానికి ఎక్కువ సమయం వెచ్చిస్తే, మీరు ఒంటరిగా లేరు. సగటు ఉద్యోగి వారానికి 8–12 గంటలు సమావేశాలలో కూర్చుంటాడు—అయినప్పటికీ ముఖ్యమైన తదుపరి చర్యలు జారిపోతూనే ఉంటాయి. దీనికి పరిష్కారం ఇక్కడ ఉంది: నిర్ణయాలను స్వయంచాలకంగా సేకరించడానికి మరియు స్పష్టమైన, కేటాయించగల కార్యాచరణ అంశాలను రూపొందించడానికి Sembly AIని ఏర్పాటు చేయండి, తద్వారా ఏదీ కోల్పోకుండా ఉంటుంది.
ఈ గైడ్ యాక్షన్ ఐటెమ్స్ కోసం Sembly AIని ఎలా ఉపయోగించాలో వివరిస్తుంది, Zoom, Google Meet మరియు Microsoft Teams కోసం ప్రో-స్థాయి వర్క్ఫ్లోలు; ఖచ్చితత్వాన్ని పెంచడానికి చిట్కాలు; మరియు ఫలితాలను పంచుకునే మరియు ట్రాక్ చేసే మార్గాలు. మేము దీన్ని ఆచరణాత్మకంగా మరియు పరిష్కార-ఆధారితంగా ఉంచుతాము—కాబట్టి మీరు ఈ రోజు అమలు చేయవచ్చు.
మార్గం ద్వారా, Sembly AI స్వయంచాలకంగా సమావేశాలలో చేరడానికి, లిఖితపూర్వకంగా నమోదు చేయడానికి మరియు ఫలితాలు మరియు పనులతో నిర్మాణాత్మకమైన నోట్స్ మరియు నిమిషాలను ఉత్పత్తి చేయడానికి రూపొందించబడింది, వీటన్నింటికీ తక్కువ మానవీయ జోక్యం అవసరం అవుతుంది. ఇది ఆటోమేటెడ్ మీటింగ్ మినిట్స్ మరియు సారాంశాలను కూడా అందిస్తుంది, వీటిని మీరు ఒక్క క్లిక్తో మీ బృందంతో పంచుకోవచ్చు.
Sembly AI అంటే ఏమిటి—మరియు కార్యాచరణ అంశాల కోసం దీన్ని ఎందుకు ఉపయోగించాలి?
Sembly AI అనేది ఒక AI నోట్టేకర్, ఇది సమావేశాలను రికార్డ్ చేస్తుంది, లిఖితపూర్వకంగా నమోదు చేస్తుంది మరియు సంగ్రహిస్తుంది, ఆపై నిర్ణయాలు మరియు పనుల వంటి ముఖ్య ఫలితాలను సేకరిస్తుంది. నోట్స్తో ఇబ్బంది పడటానికి బదులుగా, మీకు నిర్మాణాత్మక ఫలితాలు వస్తాయి: లిఖితపూర్వకమైనది, సారాంశం, ముఖ్యాంశాలు మరియు—ముఖ్యంగా—మీరు కేటాయించగల మరియు ట్రాక్ చేయగల ఆటో-జనరేటెడ్ యాక్షన్ ఐటెమ్స్ (auto-generated action items). బిజీగా ఉండే బృందాలకు, దీని అర్థం:
- తక్కువ మానవీయంగా నోట్స్ తీసుకోవడం: సంభాషణపై దృష్టి పెట్టండి; మిగిలిన వాటిని Sembly సంగ్రహిస్తుంది.
- స్థిరమైన కార్యాచరణ సంగ్రహణ: AIని ఉపయోగించి పనులు సేకరించబడతాయి, తప్పిపోయిన ఫాలో-అప్లు తగ్గుతాయి.
- షేర్ చేయగల నిమిషాలు: కొన్ని సెకన్లలోనే వాటాదారులకు స్పష్టమైన సారాంశాలు మరియు కార్యాచరణ అంశాలను పంపండి.
శీఘ్ర ప్రారంభం: 10 నిమిషాల్లో Sembly AIని ఏర్పాటు చేయండి
సైన్-అప్ నుండి మీ మొదటి ఆటోమేటెడ్ కార్యాచరణ అంశాల వరకు వెళ్లడానికి ఈ దశలను అనుసరించండి.
- మీ ఖాతా మరియు వర్క్స్పేస్ను సృష్టించండి
- సైన్ అప్ చేయండి మరియు మీ బృందం కోసం వర్క్స్పేస్ను సృష్టించండి. స్పీకర్లను గుర్తించడానికి మరియు పనులను మరింత ఖచ్చితంగా ఆపాదించడానికి సహచరులను ఆహ్వానించండి.
- మీ క్యాలెండర్ మరియు కాన్ఫరెన్సింగ్ యాప్లను కనెక్ట్ చేయండి
- Google Calendar లేదా Outlookను లింక్ చేయండి, తద్వారా Sembly షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశాలలో స్వయంచాలకంగా చేరగలదు.
- Zoom, Google Meet మరియు Microsoft Teams కోసం ఇంటిగ్రేషన్లను ప్రారంభించండి, Semblyని బాట్ పార్టిసిపెంట్గా చేరడానికి లేదా ప్రాసెసింగ్ కోసం క్లౌడ్ కాల్లను రికార్డ్ చేయడానికి అనుమతించండి.
- మీ సమావేశం సంగ్రహణ పద్ధతిని ఎంచుకోండి
- ఆటో-జాయిన్: మీరు షెడ్యూల్ చేసిన సమావేశాలలో Sembly చేరుతుంది.
- మాన్యువల్ జాయిన్: ఒకే క్లిక్తో యాడ్-హాక్ కాల్కు Semblyని జోడించండి.
- రికార్డింగ్లను అప్లోడ్ చేయండి: మీ {.mp4} లేదా {.wav} ఫైల్ను డ్రాప్ చేయండి మరియు Sembly లిఖితపూర్వకంగా నమోదు చేస్తుంది మరియు కార్యాచరణ అంశాలను తిరిగి పొందుతుంది.
- కార్యాచరణ అంశం ప్రాధాన్యతలను కాన్ఫిగర్ చేయండి
- సెట్టింగ్లలో, “యాక్షన్ ఐటెమ్స్ (Action Items)” లేదా “ఫలితాలు” సంగ్రహణను ప్రారంభించండి మరియు నిమిషాలు మరియు సారాంశాలలో మీకు కావలసిన వివరాల స్థాయిని ఎంచుకోండి. మీరు పనులను యజమాని, గడువు తేదీ లేదా అంశం వారీగా సమూహపరచాలా వద్దా అని కూడా ఎంచుకోవచ్చు.
- మీ సమావేశాన్ని యథావిధిగా నిర్వహించండి
- Sembly నేపధ్యంలో స్వయంచాలకంగా స్పీకర్లను రికార్డ్ చేస్తుంది, లిఖితపూర్వకంగా నమోదు చేస్తుంది మరియు గుర్తిస్తుంది. సహజంగా మాట్లాడండి, అయితే టాస్క్ ఎక్స్ట్రాక్షన్ను మెరుగుపరచడానికి వీలైనప్పుడల్లా యజమానులు మరియు తేదీలను పేర్కొనండి (మరిన్ని చిట్కాలు క్రింద ఉన్నాయి).
- మీ ఆటో-జనరేటెడ్ అవుట్పుట్ను సమీక్షించండి
- కొన్ని నిమిషాల్లోనే మీకు ట్రాన్స్క్రిప్ట్, సారాంశం, ముఖ్యాంశాలు మరియు మీ బృందంతో కాపీ చేయడానికి, ఎగుమతి చేయడానికి లేదా భాగస్వామ్యం చేయడానికి యజమానులు, గడువులు మరియు సందర్భంతో కూడిన ప్రత్యేక యాక్షన్ ఐటెమ్స్ (Action Items) విభాగం లభిస్తుంది.
ది ప్లేబుక్: ప్రతి సమావేశాన్ని స్పష్టమైన తదుపరి దశలుగా మార్చండి
విభిన్న సమావేశ రకాలు మరియు సాధనాల కోసం ఈ ఆచరణాత్మక ప్రవాహాన్ని ఉపయోగించండి.
వారపు స్టాండప్ల కోసం (Zoom, Meet, Teams)
- Sembly సందర్భాన్ని అందించడానికి "నేటి లక్ష్యం" రౌండ్తో ప్రారంభించండి.
- యజమాని మరియు తేదీతో బిగ్గరగా పనులను చెప్పండి: “శుక్రవారం నాటికి PRD యొక్క v1ని రూపొందించడానికి Alex.”
- "కార్యాచరణ అంశాలను నిర్ధారిద్దాం" అనే పునశ్చరణతో ముగించండి. ఇది ఎక్స్ట్రాక్షన్ ఖచ్చితత్వాన్ని బలపరుస్తుంది.
- కాల్ తర్వాత, స్లాక్ లేదా ఇమెయిల్కు ఆటోమేటెడ్ నిమిషాలు మరియు కార్యాచరణ అంశాలను ప్రచురించండి.
కస్టమర్ కాల్స్ మరియు డెమోల కోసం
- “అభ్యంతరాలు,” “ఫీచర్ అభ్యర్థనలు” మరియు “ఫాలో-అప్లు” ట్యాగ్ చేయడానికి Semblyని ఉపయోగించండి.
- స్పష్టంగా నిబద్ధతలను వ్యక్తీకరించండి: “మేము మంగళవారం నాటికి Danaకు ధరల శ్రేణులను పంపుతాము.”
- సయోధ్య కోసం కస్టమర్తో సవరించిన సారాంశం మరియు కార్యాచరణ అంశాలను పంచుకోండి.
ప్రాజెక్ట్ కిక్ఆఫ్ల కోసం
- నిర్ణయాలను సంగ్రహించండి: “మేము ఆప్షన్ Bని ఎంచుకుంటున్నాము.”
- నిర్ణయాలను పనులుగా మార్చండి: “Maya ఆప్షన్ Bని ప్రతిబింబించేలా రోడ్మ్యాప్ను నవీకరించాలి.”
- మీ ప్రాజెక్ట్ ట్రాకర్కు Sembly నిమిషాల లింక్ను అటాచ్ చేయండి, తద్వారా పనులు సందర్భంతో ఉంటాయి.
కార్యాచరణ అంశం ఖచ్చితత్వాన్ని మెరుగుపరచడానికి ఉత్తమ పద్ధతులు
కొంచెం నిర్మాణం చాలా దూరం వెళుతుంది. ఈ వ్యూహాలు Sembly AI పనులను గుర్తించే మరియు ఫార్మాట్ చేసే విధానాన్ని గణనీయంగా మెరుగుపరుస్తాయి.
- కార్యాచరణ భాషను ఉపయోగించండి: క్రియలతో పనులను ప్రారంభించండి—“సృష్టించు,” “పంపు,” “సమీక్షించు,” “రవాణా చేయు.”
- యజమాని పేరు: “Jordan…” Sembly సరైన వ్యక్తికి పనిని ఆపాదించడానికి సహాయపడుతుంది.
- గడువు తేదీని పేర్కొనండి: “గురువారం నాటికి” లేదా “EOD 10/4” పనులను సమయానికి పరిమితం చేస్తుంది.
- చివరలో నిర్ధారించండి: 60-సెకన్ల మౌఖిక పునశ్చరణ చేయండి; Sembly వీటికి ప్రాధాన్యత ఇస్తుంది.
- క్రాస్స్టాక్ తక్కువగా ఉంచండి: ఒక సమయంలో ఒక స్పీకర్ ట్రాన్స్క్రిప్షన్ నాణ్యతను మెరుగుపరుస్తుంది.
- మెరుగైన సందర్భం కోసం స్థిరమైన సమావేశం టైటిల్లను ఉపయోగించండి: “స్ప్రింట్ రివ్యూ,” “QBR,” మొదలైనవి.
- స్లయిడ్లు లేదా డాక్స్ అప్లోడ్ చేయండి: అనుబంధిత మెటీరియల్స్ సమావేశ సారాంశాలను మెరుగుపరుస్తాయి.
కార్యాచరణ అంశాలను ఎగుమతి చేయడం మరియు భాగస్వామ్యం చేయడం
Sembly AI నోట్స్ నుండి అమలుకు మారడం సులభం చేస్తుంది:
- మీ సమావేశం సారాంశం పేజీ నుండి కార్యాచరణ అంశాల జాబితాను కాపీ/పేస్ట్ చేయండి లేదా ఎగుమతి చేయండి.
- వాటాదారులు సందర్భానుసారంగా పనులను చూసేందుకు ఆటోమేటెడ్ నిమిషాలకు లింక్ను షేర్ చేయండి.
- రికార్డ్ చేసిన సమావేశాల కోసం, సంబంధిత క్షణానికి యజమానులు దూకడానికి టైమ్స్టాంప్లను అటాచ్ చేయండి.
ఇంటిగ్రేషన్లు: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
మీరు అన్ని ప్రధాన కాన్ఫరెన్సింగ్ సెటప్లలో Sembly AIని ఉపయోగించవచ్చు:
- Zoom: Sembly బాట్ను పాల్గొనే వ్యక్తిగా చేరడానికి అనుమతించండి లేదా క్లౌడ్ రికార్డింగ్లను ప్రాసెస్ చేయండి.
- Google Meet: మీ క్యాలెండర్ ఈవెంట్ నుండి నేరుగా Meet లింక్కు Semblyని ఆహ్వానించండి.
- Microsoft Teams: యాడ్-ఇన్ ద్వారా షెడ్యూల్ చేసిన Teams సమావేశాలలో చేరడానికి మరియు కాల్ తర్వాత రికార్డింగ్లను ప్రాసెస్ చేయడానికి బాట్ను ప్రారంభించండి.
చిట్కా: పునరావృతమయ్యే ఈవెంట్ల కోసం, నోట్స్ సంగ్రహించడం ఎప్పటికీ మరచిపోకుండా Semblyని ఆటో-జాయిన్కు సెట్ చేయండి.
కార్యాచరణ అంశాల కోసం పునరావృతమయ్యే SOPని నిర్మించడం
విశ్వసనీయతను నిర్ధారించడానికి తేలికపాటి సమావేశ SOPని సృష్టించండి:
- ఎజెండాలో చివరి రెండు బుల్లెట్లుగా “నిర్ణయాలు” మరియు “కార్యాచరణ అంశాలు” ఉన్నాయి.
- సౌకర్యకర్త యజమానులు మరియు గడువు తేదీలను స్పష్టంగా అడుగుతారు.
- చివరలో 60-సెకన్ల పునశ్చరణ—Sembly వీటిని పనులుగా సంగ్రహిస్తుంది మరియు ఫార్మాట్ చేస్తుంది.
- సమావేశం తర్వాత, హోస్ట్ మీ పని సాధనంలో పనులను సమీక్షిస్తారు మరియు కేటాయిస్తారు.
మీరు ఉపయోగించగల ఉదాహరణ స్క్రిప్ట్
- “తదుపరి దశలను నిర్ధారిద్దాం. Chris బుధవారం నాటికి API ఎర్రర్ లిస్ట్ను సంకలనం చేయాలి. Nia శుక్రవారం నాటికి రోల్బ్యాక్ ప్లాన్ను రూపొందించాలి. ఈ కాల్ తర్వాత నేను Sembly సారాంశం మరియు కార్యాచరణ అంశాలను పోస్ట్ చేస్తాను.”
సమస్య పరిష్కారం: కార్యాచరణ అంశాలు సరిగ్గా కనిపించకపోతే
- స్పీకర్ ఆట్రిబ్యూషన్ను తనిఖీ చేయండి: పాల్గొనేవారి పేర్లు సరిగ్గా ఉన్నాయని నిర్ధారించుకోండి.
- సందిగ్ధతను తగ్గించండి: అస్పష్టమైన ప్రకటనలను యజమానులతో స్పష్టమైన పనులుగా మార్చండి.
- తిరిగి ఉత్పత్తి చేయండి: అనుమతిస్తే, రిఫ్రెష్ చేసిన సారాంశాన్ని అభ్యర్థించండి లేదా అంశాలను మాన్యువల్గా సవరించండి.
- రికార్డింగ్ను అప్లోడ్ చేయండి: లైవ్ జాయిన్లో సమస్యలు ఉంటే, రీప్రాసెసింగ్ కోసం ఫైల్ను డ్రాప్ చేయండి.
నిమిషాలు వర్సెస్ కార్యాచరణ అంశాలు: రెండింటినీ ఉపయోగించండి
నిమిషాలు వాటాదారులకు సందర్భాన్ని అందిస్తాయి; కార్యాచరణ అంశాలు అమలును నడిపిస్తాయి. Sembly యొక్క ఆటోమేటెడ్ సమావేశ నిమిషాలు మీరు భాగస్వామ్యం చేయగల మరియు తర్వాత సూచించగల ముఖ్యమైన ఫలితాలను సంగ్రహించడానికి రూపొందించబడ్డాయి, ఇది బృందాన్ని సమలేఖనం చేయడానికి మరియు ప్రాజెక్ట్లను ముందుకు తీసుకువెళ్లడానికి సులభతరం చేస్తుంది.
నిజ-ప్రపంచ ఉదాహరణ: ఒక స్ప్రింట్లో గందరగోళం నుండి స్పష్టత వరకు
పంపిణీ చేయబడిన ఉత్పత్తి బృందం తప్పిపోయిన హ్యాండ్ఆఫ్లతో పోరాడింది. స్ప్రింట్ వేడుకలలో ఆటో-జాయిన్ చేయడానికి Sembly AIని ప్రారంభించిన తర్వాత, వారు ప్రతి సమావేశాన్ని మాట్లాడే పునశ్చరణతో ముగించారు. కాల్ తర్వాత, PM స్లాక్ థ్రెడ్లలో ఆటోమేటెడ్ నిమిషాలు మరియు కార్యాచరణ అంశాలను ప్రచురించారు. రెండు స్ప్రింట్లలో, సకాలంలో టాస్క్ పూర్తి చేయడం మెరుగుపడింది, ఎందుకంటే యజమానులకు స్పష్టమైన తదుపరి దశలు మరియు చర్చా అంశాలను తిరిగి సందర్శించడానికి టైమ్స్టాంప్లు ఉన్నాయి. పాఠం: నిర్మాణం ప్లస్ ఆటోమేషన్ ప్రతిసారీ జ్ఞాపకశక్తిని ఓడిస్తుంది.
పవర్ యూజర్ల కోసం ప్రో చిట్కాలు
- “కార్యాచరణ అంశం కీలకపదాలు” మోసగాడి షీట్ను సృష్టించండి: “చేయడానికి,” “ద్వారా” వంటి పదబంధాలను ప్రోత్సహించండి.
- కస్టమర్ సమలేఖనం కోసం నిమిషాలను బాహ్యంగా భాగస్వామ్యం చేయండి మరియు అంతర్గత చర్యలను ప్రైవేట్గా ఉంచండి.
గుర్తించదగినది: Sider.aiతో డ్రాఫ్ట్, సవరించు మరియు తిరిగి ఉపయోగించు
మీ బృందం చాలా పునరావృతమయ్యే ఫాలో-అప్లను డాక్యుమెంట్ చేస్తే లేదా పునశ్చరణలను మెరుగుపరచడంలో సహాయం కావాలంటే, Sider.AI వంటి AI అసిస్టెంట్ Sembly యొక్క ఆటో-జనరేటెడ్ కార్యాచరణ అంశాలను (auto-generated action items) స్థితి నవీకరణలు, వాటాదారుల సారాంశాలు లేదా Jira టిక్కెట్ టెంప్లేట్లుగా మెరుగుపరచడానికి మరియు తిరిగి ఉపయోగించడానికి మీకు సహాయపడుతుంది. మీరు కార్యాచరణ అంశాల విభాగాన్ని అతికించి, దానిని స్ప్రింట్-రెడీ చెక్లిస్ట్ లేదా క్లయింట్-ఫేసింగ్ పునశ్చరణను సెకన్లలో ఉత్పత్తి చేయమని అడగవచ్చు. Sider.AI వద్ద మరింత తెలుసుకోండి: కీ టేకావేలు
- Sembly AI ఆటో-జనరేట్ల కార్యాచరణ అంశాలు, నిమిషాలు మరియు సారాంశాలు కాబట్టి మీ బృందం నోట్-టేకింగ్ కాకుండా ఫలితాలపై దృష్టి పెట్టగలదు.
- ఖచ్చితత్వాన్ని పెంచడానికి పనులను స్పష్టంగా మాట్లాడండి (యజమాని + క్రియ + గడువు తేదీ) మరియు చివరలో పునశ్చరణ చేయండి.
- వాటాదారులను సమలేఖనం చేయడానికి ఆటోమేటెడ్ నిమిషాలు మరియు కార్యాచరణ అంశాలను భాగస్వామ్యం చేయండి.
- Zoom, Google Meet మరియు Teamsతో ఇంటిగ్రేట్ చేయండి లేదా వాస్తవం తర్వాత రికార్డింగ్లను అప్లోడ్ చేయండి.
- మీ ప్రాజెక్ట్ సాధనాలకు పనులను ఎగుమతి చేయడం ద్వారా అవుట్పుట్లను అమలులోకి మార్చండి.
FAQ
Q1: సమావేశాల నుండి Sembly AI కార్యాచరణ అంశాలను ఎలా ఉత్పత్తి చేస్తుంది?
Sembly AI మీ సమావేశాన్ని రికార్డ్ చేస్తుంది మరియు లిఖితపూర్వకంగా నమోదు చేస్తుంది, ఆపై యజమానులు, గడువు తేదీలు మరియు సందర్భంతో పనులను సేకరించడానికి AIని ఉపయోగిస్తుంది. ఇది ఆటోమేటెడ్ సమావేశ నిమిషాలు మరియు సారాంశాలతో పాటు కార్యాచరణ అంశాల విభాగంలో వీటిని అందిస్తుంది.
Q2: Sembly AI Zoom, Google Meet మరియు Microsoft Teamsతో పని చేయగలదా?
అవును. మీరు Zoom, Google Meet మరియు Microsoft Teamsలో షెడ్యూల్ చేసిన కాల్లలో ఆటో-జాయిన్ చేయడానికి Semblyని ఆహ్వానించవచ్చు లేదా ట్రాన్స్క్రిప్షన్ మరియు కార్యాచరణ అంశం సంగ్రహణ కోసం తర్వాత రికార్డింగ్లను అప్లోడ్ చేయవచ్చు.
Q3: Sembly AI యొక్క కార్యాచరణ అంశాల ఖచ్చితత్వాన్ని నేను ఎలా మెరుగుపరచగలను?
క్రియ, యజమాని మరియు గడువుతో స్పష్టమైన పదాలను ఉపయోగించండి, క్రాస్స్టాక్ను తగ్గించండి మరియు ప్రతి సమావేశాన్ని టాస్క్ల యొక్క మాట్లాడే పునశ్చరణతో ముగించండి. స్పీకర్లు మీ వర్క్స్పేస్లో సరిగ్గా పేరు పెట్టబడ్డారని నిర్ధారించుకోండి.
Q4: నేను Sembly AI యొక్క ఆటోమేటెడ్ నిమిషాలు మరియు కార్యాచరణ అంశాలను నా బృందంతో పంచుకోగలనా?
ఖచ్చితంగా. మీరు ఆటోమేటెడ్ నిమిషాలకు లింక్ను పంచుకోవచ్చు లేదా ఇమెయిల్, స్లాక్ లేదా మీ ప్రాజెక్ట్ నిర్వహణ సాధనంలో అతికించడానికి కార్యాచరణ అంశాల జాబితాను ఎగుమతి చేయవచ్చు.
Q5: Sembly AI రికార్డింగ్ల నుండి తిరోగమన కార్యాచరణ అంశాలకు మద్దతు ఇస్తుందా?
అవును. ఆడియో లేదా వీడియో ఫైల్ను (ఉదా., MP4 లేదా WAV) అప్లోడ్ చేయండి మరియు Sembly దానిని లిఖితపూర్వకంగా నమోదు చేస్తుంది మరియు అది ప్రత్యక్షంగా చేరనప్పటికీ సారాంశాలు, నిమిషాలు మరియు కార్యాచరణ అంశాలను ఉత్పత్తి చేస్తుంది.
