• Trang chủ
  • Blog
  • Công Cụ AI
  • Cách Viết Thông Điệp Ngoài Văn Phòng Hiệu Quả Bằng Công Cụ AI
Top 12 Công Cụ Viết Email AI Tốt Nhất Giúp Tăng Năng Suất Làm ViệcSider AI Essay Writer: Công Cụ Viết Nâng Cao Được Hỗ Trợ Bởi GPT-4oTop 5 Trình Viết Lại Đoạn Văn AI Tốt Nhất Năm 2023Top 6 Công Cụ Kiểm Tra Ngữ Pháp Tiếng Tây Ban Nha Tốt Nhất6 Công Cụ Tạo Tên AI Miễn Phí Để Tăng Cường Cảm Hứng Của BạnCách Viết Đoạn Thân: Hướng Dẫn Toàn DiệnCách Viết Đoạn Kết LuậnSố Câu Trong Một Đoạn VănNên Viết Gì Trong Thiệp Cưới - Mẹo và Ví DụTạo Tweet về bất kỳ chủ đề nào với các công cụ tạo bài đăng Twitter bằng AI7 Công Cụ AI Để Viết Lại Câu Một Cách Dễ DàngCách Viết Thông Điệp Ngoài Văn Phòng Hiệu Quả Bằng Công Cụ AI8 Công Cụ Viết Truyện AI Tốt Nhất Để Khám Phá10 Công Cụ AI Tóm Tắt Video YouTube Dễ DàngCách Trích Xuất Văn Bản Từ Hình Ảnh Trên Tất Cả Các Nền Tảng: Hướng Dẫn Toàn DiệnHướng Dẫn Tối Ưu Để Tạo Tóm Tắt YouTube

Cách Viết Thông Điệp Ngoài Văn Phòng Hiệu Quả Bằng Công Cụ AI

Cập nhật vào 16 Th04 2025

8 phút

Điều hướng

Trong môi trường làm việc nhanh chóng ngày nay, việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng khi bạn vắng mặt khỏi văn phòng là rất quan trọng. Một thông điệp ngoài văn phòng là cách chuyên nghiệp và hiệu quả để thông báo cho đồng nghiệp và khách hàng về sự không có mặt của bạn. Với sự trợ giúp của các công cụ AI, việc soạn thảo một thông điệp ngoài văn phòng hấp dẫn đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Thông điệp ngoài văn phòng là gì?

Thông điệp ngoài văn phòng, còn được gọi là phản hồi tự động hoặc người trả lời kỳ nghỉ, là một phản hồi email được gửi tự động khi bạn không thể trả lời email. Nó thông báo cho người gửi rằng bạn đang vắng mặt khỏi bàn làm việc và cung cấp thông tin liên lạc hoặc thông tin về ngày bạn trở lại.

Khi nào bạn cần một thông điệp ngoài văn phòng?

Bạn cần một thông điệp ngoài văn phòng khi bạn đi nghỉ, tham dự hội nghị, nghỉ phép cá nhân, hoặc trong bất kỳ tình huống nào mà bạn sẽ không có khả năng trả lời email kịp thời. Nó đảm bảo rằng những người liên hệ với bạn biết về sự vắng mặt của bạn và có thể tìm kiếm sự trợ giúp ở nơi khác.

Những điều cần bao gồm trong thông điệp email ngoài văn phòng

Khi tạo thông điệp ngoài văn phòng, có một số thông tin chính bạn nên bao gồm:
1. Lời chào: Bắt đầu thông điệp của bạn với một lời chào lịch sự và chuyên nghiệp, chẳng hạn như "Xin chào" hoặc "Kính gửi [Tên Người Gửi]."
2. Thông báo: Nêu rõ rằng bạn hiện đang vắng mặt khỏi văn phòng và không thể trả lời email.
3. Thời gian: Chỉ rõ các ngày bạn sẽ vắng mặt và khi nào người nhận có thể mong đợi một phản hồi. Ví dụ, "Tôi sẽ vắng mặt khỏi văn phòng từ [Ngày Bắt Đầu] đến [Ngày Kết Thúc] và sẽ trả lời email của bạn ngay khi tôi trở lại."
4. Liên hệ thay thế: Cung cấp tên và thông tin liên lạc của một đồng nghiệp hoặc thành viên trong nhóm có thể hỗ trợ người gửi trong thời gian bạn vắng mặt.
5. Các vấn đề khẩn cấp: Nếu cần thiết, hãy đề cập đến cách giải quyết các vấn đề khẩn cấp trong thời gian bạn vắng mặt. Ví dụ, "Nếu bạn có một vấn đề khẩn cấp cần được chú ý ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Liên hệ Thay thế]."
6. Biết ơn: Thể hiện sự trân trọng đối với sự hiểu biết và kiên nhẫn của người gửi. Một câu đơn giản như "Cảm ơn bạn đã hiểu" hoặc "Cảm ơn bạn trước vì sự kiên nhẫn" có thể mang lại nhiều ý nghĩa.

Những điều cần tránh trong thông điệp ngoài văn phòng

Trong khi việc cung cấp thông tin về sự vắng mặt của bạn là quan trọng, có một số điều bạn nên tránh đưa vào thông điệp ngoài văn phòng của mình:
1. Các phản hồi mơ hồ: Hãy cụ thể về các ngày vắng mặt và thời gian phản hồi dự kiến. Tránh các câu chung chung như "Tôi sẽ vắng mặt khỏi văn phòng vài ngày."
2. Thông tin cá nhân: Trong khi việc cung cấp các liên hệ thay thế là quan trọng, hãy tránh chia sẻ số điện thoại cá nhân hoặc địa chỉ nhà. Hãy giữ thông tin liên lạc ở mức chuyên nghiệp.
3. Giọng điệu quá thân mật: Duy trì giọng điệu chuyên nghiệp trong toàn bộ thông điệp của bạn. Tránh sử dụng tiếng lóng, ngôn ngữ không chính thức, hoặc quá nhiều dấu chấm than.
4. Giải thích dài dòng: Giữ cho thông điệp của bạn ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Tránh các chi tiết không cần thiết hoặc giải thích dài dòng về lý do vắng mặt của bạn.

15 Ví dụ về Thông Điệp Ngoài Văn Phòng

1. Thông Điệp Ngoài Văn Phòng Đơn Giản

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang vắng mặt khỏi văn phòng và sẽ không có mặt cho đến [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [tên] qua [địa chỉ email]. Nếu không, tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi có thể khi tôi trở lại.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

2. Thông Điệp Ngoài Văn Phòng Kỳ Nghỉ

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang trong kỳ nghỉ và sẽ không có mặt cho đến [ngày]. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Liên hệ Thay thế]. Cảm ơn bạn đã hiểu.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

3. Thông Điệp Ngoài Văn Phòng Do Bệnh

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Hiện tại tôi đang vắng mặt tại văn phòng do ốm và sẽ không kiểm tra email cho đến [Ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

4. Tin nhắn tự động vắng mặt do tham dự hội nghị

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang tham dự một hội nghị và sẽ có hạn chế trong việc truy cập hộp thư đến cho đến [Ngày]. Nếu vấn đề của bạn khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi có thể sau khi trở về.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

5. Tin nhắn tự động vắng mặt do nghỉ thai sản

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang vắng mặt tại văn phòng do nghỉ thai sản và sẽ không thể trả lời email cho đến [Ngày]. Đối với bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và thông cảm trong thời gian đặc biệt này.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

6. Tin nhắn tự động vắng mặt do nghỉ cha

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang nghỉ cha và sẽ không có mặt cho đến [ngày]. Đối với bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã thông cảm và tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi trở về.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

7. Tin nhắn tự động vắng mặt do nghỉ phép

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang trong kỳ nghỉ phép và sẽ không có mặt cho đến [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

8. Tin nhắn tự động vắng mặt do nghỉ lễ

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang ăn mừng một kỳ nghỉ và sẽ không kiểm tra email cho đến [Ngày]. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã thông cảm và tôi sẽ trả lời email của bạn khi trở về.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

9. Tin nhắn tự động vắng mặt do tham dự khóa đào tạo

Xin chào,
Tôi đang vắng mặt tại văn phòng để tham dự một khóa đào tạo cho đến [Ngày]. Trong thời gian này, tôi sẽ có hạn chế trong việc truy cập email. Nếu vấn đề của bạn khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã thông cảm và tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi có thể.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

10. Tin nhắn tự động vắng mặt do nghĩa vụ bồi thẩm

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang thực hiện nghĩa vụ bồi thẩm và sẽ không có mặt cho đến [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [tên] qua [địa chỉ email]. Nếu không, tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi có thể sau khi trở về.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

11. Tin nhắn tự động vắng mặt do dự tang

Xin chào,
Tôi hiện đang tham dự một đám tang và sẽ không có mặt cho đến [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và thông cảm.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

12. Tin nhắn tự động vắng mặt do khẩn cấp gia đình

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang giải quyết một tình huống khẩn cấp gia đình và sẽ không có mặt cho đến [ngày]. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã thông cảm và tôi sẽ trả lời email của bạn ngay khi có thể.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

13. Tin nhắn tự động vắng mặt do công tác

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang vắng mặt tại văn phòng để công tác và sẽ không có mặt cho đến [Ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã thông cảm và tôi sẽ trả lời email của bạn khi trở về.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

14. Tin nhắn tự động vắng mặt do chuyển nhà

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang trong quá trình chuyển nhà và sẽ không có mặt cho đến [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Liên hệ thay thế]. Cảm ơn bạn đã thông cảm.
Trân trọng,
[Tên của bạn]

15. Tin nhắn tự động vắng mặt do sự cố kỹ thuật

Xin chào,
Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi hiện đang gặp sự cố kỹ thuật với email và có thể không nhận được hoặc trả lời tin nhắn cho đến [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [tên] qua [địa chỉ email].
Trân trọng,
[Tên của bạn]

Cách tùy chỉnh tin nhắn tự động vắng mặt bằng Sider?

Nếu bạn muốn tùy chỉnh thông điệp vắng mặt của mình, bạn có thể sử dụng Sider để giúp bạn.
là một công cụ được hỗ trợ bởi AI với nhiều tính năng giá trị, bao gồm viết thông điệp, kiểm tra ngữ pháp, cải thiện đoạn văn, vẽ hình ảnh bằng AI, tóm tắt PDF/video và nhiều hơn nữa! Tất cả các tính năng mạnh mẽ đều được tích hợp vào một giao diện dễ sử dụng, giúp quy trình làm việc của bạn trở nên đơn giản.
Hãy làm theo các bước sau để tạo một thông điệp cá nhân hóa với trong thời gian ngắn:
Bước 1. Tải xuống và cài đặt tiện ích mở rộng cho trình duyệt web của bạn. Đăng nhập vào nó hoặc tạo một tài khoản.
Bước 2. Nhấn vào biểu tượng để mở thanh bên, nhấp "Viết" > "Soạn thảo", và chọn "Thông điệp" dưới "Định dạng".
Bước 3. Nhập các ngày bạn vắng mặt, thông tin liên hệ thay thế, và bất kỳ thông tin bổ sung nào bạn muốn bao gồm. Chọn tông, độ dài và ngôn ngữ. Sau đó, nhấp vào nút "Tạo bản nháp".
input writing message requirements in sider

Bước 4. Xem trước thông điệp của bạn để đảm bảo nó trông chuyên nghiệp và đáp ứng yêu cầu của bạn. Nếu không hài lòng, bạn có thể viết lại yêu cầu của mình và để nó tạo lại thông điệp.
sider output of out of office message

Bước 5. Sao chép và kích hoạt thông điệp vắng mặt của bạn.

Kết luận

Một thông điệp vắng mặt hiệu quả là điều cần thiết khi bạn không có mặt tại nơi làm việc trong một khoảng thời gian dài. Bằng cách làm theo các mẹo trong bài viết này, bạn có thể tạo một thông điệp chuyên nghiệp và cá nhân hóa để giữ cho mọi người được thông báo về sự vắng mặt của bạn và giúp họ liên hệ với người phù hợp trong khi bạn vắng mặt.

Câu hỏi thường gặp về thông điệp vắng mặt

1. Thông điệp vắng mặt tốt là gì?

Một thông điệp vắng mặt tốt nên bao gồm tên và chức danh của bạn, các ngày bạn vắng mặt, ai là người liên hệ, và khi nào người đó có thể mong đợi một phản hồi.

2. Phản hồi tự động tốt là gì?

Một phản hồi tự động tốt nên chuyên nghiệp, thông tin và cá nhân hóa. Nó nên bao gồm thông tin về sự vắng mặt của bạn và ai là người liên hệ trong trường hợp khẩn cấp.

3. Làm thế nào để viết một thông điệp vắng mặt mà không có ngày?

Nếu bạn không biết chính xác các ngày vắng mặt của mình, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ chung như "Tôi sẽ không có mặt tại văn phòng trong vài tuần tới" hoặc "Tôi sẽ không có mặt cho đến khi có thông báo mới."

4. Làm thế nào để đặt trạng thái nhóm của tôi là vắng mặt?

Trong hầu hết các ứng dụng email, chẳng hạn như Outlook hoặc Gmail, bạn có thể đặt trạng thái của mình là "Vắng mặt" bằng cách vào menu cài đặt và chọn "Phản hồi tự động" hoặc "Người trả lời kỳ nghỉ."

5. Làm thế nào để thực hiện thông điệp vắng mặt trên Outlook?

Để thiết lập một thông điệp vắng mặt trong Outlook:
Bước 1. Nhấp vào "Tệp" ở góc trên bên trái.
Bước 2. Chọn "Phản hồi tự động."
Bước 3. Chọn "Gửi phản hồi tự động" và nhập các ngày bạn vắng mặt.
Bước 4. Tùy chỉnh thông điệp.
Bước 5. Nhấp "OK" để kích hoạt phản hồi tự động.

Học nhanh hơn, suy nghĩ sâu sắc hơn và phát triển thông minh hơn với Sider.

©2025 Bảo lưu mọi quyền
Điều khoản sử dụng
Chính sách bảo mật