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如何使用 Perplexity 的 Email Assistant,透過 Prompt 總結和回覆電子郵件

更新於 2025年9月24日

9 分鐘


如何透過 Prompt 使用 Perplexity 的 Email Assistant 來總結和回覆電子郵件

是否曾盯著滿溢的收件匣,希望有個智慧助理可以讀取所有內容、提取要點並起草完美的回覆?好消息是:你完全可以做到。在本指南中,你將學習如何使用 Perplexity 的 Email Assistant 來總結電子郵件,並透過 prompt 撰寫回覆,讓你的收件匣變成 10 分鐘的任務,而不是每日的馬拉松。
我們將採用實用且以解決方案為導向的方法,提供逐步說明、範例 prompts、邊緣案例和工作流程技巧。無論你是創辦人、PM、招聘人員,或是任何需要處理大量電子郵件的人,這些技巧都將幫助你每週節省數小時的時間。

什麼是 Perplexity 的 Email Assistant——以及它為何重要

Perplexity 的 Email Assistant 是一種 AI 驅動的工作流程,它可以獲取你的電子郵件內容(貼上的文字或透過擴充功能/整合連接,如果有的話),總結它,並透過 prompt 生成建議的回覆。可以把它想像成一個具有上下文意識的副駕駛:你提供原始的電子郵件線程和明確的指示,它會回傳一個簡潔的摘要以及量身定制的回覆草稿。
  • 核心價值:快速總結冗長的線程,減少認知負荷,並在幾秒鐘內生成符合品牌形象的回覆。
  • 最適合:接收大量電子郵件的忙碌專業人士、客戶支援分流、銷售追蹤、招聘協調和專案更新。
  • 為何現在:電子郵件量正在上升,而 AI 總結 + 基於 prompt 的起草技術已經足夠成熟,在良好的指示下可以提供可靠的結果。

快速入門:最簡工作流程

  1. 收集線程
  • 複製整個電子郵件線程或最新的相關部分。
  • 如果可能,請包括寄件人姓名、職位和先前的承諾。
  1. 開啟 Perplexity
  • 使用 Email Assistant(如果在你的 UI 中顯示)或在新的線程中使用標準 prompt。
  1. 貼上,然後 prompt
  • 使用結構化的 prompt,例如:
你是一位電子郵件助理。請用要點總結此線程(3–6 個要點,最多 100 字)。然後用專業、友好的語氣起草回覆,內容應:
- 確認寄件人的主要觀點,
- 回答每個問題,
- 提出後續步驟,
- 字數控制在 140 字以內。
包括一個清晰的主旨行。
電子郵件線程:
[在此貼上完整線程]
  1. 有目的地編輯
  • 調整語氣,新增細節(日期、連結),並確認準確性。
  • 傳送或排程。
這就是重點:貼上、prompt、潤飾、傳送。

Prompt 藍圖:獲得一致的出色結果

訣竅在於 prompt。以下是 Perplexity 的 Email Assistant 的可重複使用藍圖,你可以根據具體情況進行調整。

四部分結構

  • 角色與目標:告訴模型它是誰以及你想要什麼。
  • 約束:字數、語氣、格式。
  • 檢查清單:明確列出必須處理的事項。
  • 上下文:完整的電子郵件內容和相關背景。

範例主 prompt

你是一位行政電子郵件助理。任務:總結以下電子郵件線程並起草回覆。
要求:
- 摘要:3–5 個要點,≤90 字,以行動為導向。
- 回覆:≤150 字,清晰、友好專業、沒有廢話。
- 必須回答所有問題並確認包含日期的後續步驟。
- 新增主旨行和結尾處的簡短行動項目清單。
上下文:
[貼上電子郵件線程]
[我的角色/職稱]
[與寄件人的關係]
[截止日期/限制]
[首選會議時間或決策標準]

你可以替換的語氣包

  • 「簡潔明瞭」
  • 「溫暖但堅定」
  • 「外交且積極」
  • 「以銷售為導向,帶有柔和的 CTA」
  • 「支援風格,具有同理心和清晰度」
只需更改 prompt 中的一行:「語氣:溫暖但堅定」。

使用案例:從收件匣不堪負荷到立即清晰

1) 供應商定價談判

  • Prompt:
用 4 個要點總結供應商的提案(功能、期限、價格、隱藏費用)。草擬回覆,提出 2 個價格問題、1 個合約期限澄清,並建議下週二/週三下午(太平洋時間)進行 15 分鐘的通話。
線程:
[貼上]
  • 它為何有效:提取交易概要,然後引導至明確的後續步驟。

2) 客戶支援升級

  • Prompt:
總結客戶的問題(根本原因假設、嘗試的修復)。草擬一封充滿同理心的回覆,其中包含臨時解決方案、預計到達時間和後續追蹤的承諾。保持在 120 字以內。
線程:
[貼上]
  • 提示:在上下文中包含工單 ID 和環境詳細資訊。

3) 招聘協調

  • Prompt:
總結候選人的空檔時間和主要經驗。草擬回覆,提出兩個面試時間段,確認面試官,並要求提供作品集連結。
線程:
[貼上]
  • 新增:「語氣:友好且高效」。

4) 演示後的銷售追蹤

  • Prompt:
總結利害關係人的反對意見和決策標準。草擬一封回覆,解決每個反對意見,附加一份 2 頁的概述,並提出為期 30 天的試用,其中包含成功指標。
線程:
[貼上]

5) 執行狀態更新

  • Prompt:
將線程總結為 KPI、風險和要求(要點)。草擬一封簡潔的回覆,確認所有權、截止日期以及未來電子郵件的單張幻燈片更新格式。
線程:
[貼上]

每次都有效的總結模式

  • 以行動為先的要點:從決策開始,然後是阻礙因素,最後是 FYIs。
  • 指明誰/何時:「Alex 將在週五之前分享時間表;Priya 將在下一個 sprint 中進行 QA。」
  • 時間戳記優於形容詞:將「很快」替換為特定日期。
  • 線程修剪:告訴模型忽略簽名、免責聲明和追蹤器。
  • 標出未解決的問題:以 1–3 個明確的未回答項目結束摘要。
範例摘要範本:
- 決策:如果預算 ≤ $45k,則批准第二階段;法律審查中。
- 後續:供應商更新 SOW;內部 QA 進行行動裝置驗證。
- 風險:報告模組中的範圍蔓延;不明確的資料來源。
- 未解決:誰擁有分析整合?確認上線日期。

高回覆率的回覆模式

  • 確認 + 調整:簡要反映寄件人的要點。
  • 精確回答:編號答案對應於編號問題。
  • 提出具體的後續步驟:日期、連結、負責人。
  • CTA 清晰:「週三下午 2:30–3:00(太平洋時間)可以嗎?」
  • 語氣校準:尊重他們的風格,但保持清晰至上。
回覆骨架:
主旨:[主題] 的後續步驟
感謝你提供的詳細更新,以下是我們的結論:
1) [答案]
2) [答案]
後續步驟:我將在 [日期] 之前 [行動]。你可以 [他們的行動] 在 [日期] 之前完成嗎?
如果有幫助,我可以發送一份簡短的摘要文件。週四下午 1:00–1:30(太平洋時間)可以嗎?

Perplexity 的 Email Assistant 的進階 Prompt 工程

透過以下調整提升你的結果:
  • Few-shot 範例:貼上你之前傳送過的「黃金」回覆,然後說:「比照此風格」。
  • 風格記憶(每次會話):新增簡短的品牌聲音指南(例如,「我們坦率、簡潔、樂於助人,絕不推銷」)。
  • 欄位對應:如果你管理多個帳戶,請在前面加上:「我正在以 [品牌/角色] 的身分回覆」。
  • 防護欄:「避免在沒有日期或批准的情況下做出承諾」。
  • 格式要求:「僅回覆,無前言」或「提供 Markdown + 主旨行」。
  • 隱私篩選器:「省略內部名稱;匿名化客戶識別碼」。
範例進階 prompt:
充當我的電子郵件營運助理。以 4 個要點總結,其中包含負責人和日期。草擬 110–140 字的回覆,內容應:
- 反映寄件人的語氣,
- 確認決策和未解決的問題,
- 提出我時區(ET)的兩個會議時間段,
- 使用編號答案。
品牌聲音:清晰、尊重、絕不誇大。
黃金範例(風格):
「感謝你提供的背景資訊。以下是我正在追蹤的內容…(範例回覆在此)」。
線程:
[貼上]

常見陷阱——以及如何避免它們

  • 模糊的 prompts → 模糊的回覆:務必指定長度、語氣和結構。
  • 缺少上下文:新增你的角色、限制和已知決策。
  • 過長的輸出:限制字數;要求使用要點。
  • 憑空捏造的承諾:新增防護欄:「除非明確說明,否則不要承諾日期」。
  • 語氣不符:提供範例或單行聲音指南。

安全性、隱私權和合規性提示

  • 最小化敏感資料:除非必要,否則刪除 PII、財務和法律條款。
  • 政策調整:檢查你公司的 AI/資料政策,以了解電子郵件內容的使用情況。
  • 本機草稿:將原始線程保留在你的電子郵件用戶端中;僅貼上相關部分。
  • 傳送前審閱:將 AI 視為草稿工具,而不是自動駕駛儀。

自動化想法:將 Prompts 轉換為可重複的工作流程

  • 文字擴充程式碼片段:將你的主 prompt 儲存在文字擴充器中(例如,「;sumreply」)。
  • 範本庫:按情境建立 prompt 範本(銷售、支援、招聘)。
  • 日曆整合:預先定義可用時段,並讓助理插入它們。
  • 程式碼片段庫:維護可重複使用的結束語和簽名變化。

範例情境:貼上即用的 Prompts

A) 追蹤提案

以 3–5 個要點總結:決策者、預算、時間表、未解決的問題。
草擬一封 120 字以下的回覆,重新附加提案、解決兩個反對意見,並建議在下週二/週四上午 10–12 點(美東時間)進行 25 分鐘的檢查。
線程:
[貼上]

B) 回覆新聞詢問

總結記者的角度、截止日期和要求的引言。
草擬一封回覆,確認請求、提出簡短的評論,並要求提供事實查核詳細資訊;保持在 90–120 字,中性專業的語氣。
線程:
[貼上]

C) 排程客戶加入

總結客戶的環境、使用者和期望的結果。
草擬一封回覆,提出下週的兩個加入時段、連結到設定指南,並確認成功指標。
線程:
[貼上]

如何為你的角色自訂

  • 主管:要求僅限升級摘要和將後續步驟委派給負責人的回覆。
  • PM:要求風險/影響框架和闡明驗收標準的回覆。
  • 招聘人員:提取空檔時間、薪酬範圍和簽證狀態;回覆包含後續步驟的物流資訊。
  • 銷售:對應 MEDDICC 或你的資格框架;回覆以推進階段。
  • 支援:強制執行同理心 + 解決步驟;回覆包含明確的解決方法和後續追蹤計劃。

衡量影響

  • 每個線程節省的時間(分鐘)。
  • 回覆延遲(採用 prompts 前後)。
  • 正面回覆率和減少來回次數。
  • 品質分數:自我評估的清晰度和準確性。

順帶一提:研究型回覆的伴侶

如果你的回覆通常需要快速研究,值得注意的是,像 Sider.ai 這樣的工具可以與你的瀏覽器並排使用,以總結頁面、提取要點並草擬具有上下文意識的回應。將 Perplexity 的 Email Assistant 用於電子郵件線程,並搭配側邊欄研究助理,可以加速回答複雜問題(例如 RFP 或技術支援),而不會使分頁過載。

疑難排解:當輸出未達標準時

  • 太籠統?新增精確的限制:「回答以下 3 個問題中的每一個…」
  • 遺漏細節?貼上更多線程,並指出要優先處理的部分。
  • 語氣太僵硬?提供單句聲音指南或範例。
  • 過於自信的主張?新增:「僅使用線程中存在的資訊;如果未知,請提出澄清問題。」

你的後續步驟

  1. 將主 prompt 儲存到程式碼片段工具中。
  1. 建立 3–4 個與你的角色相關的情境範本。
  1. 進行為期一週的實驗,並追蹤節省的時間。
  1. 反覆調整語氣和結構,直到回覆感覺像你自己的聲音。

主要要點

  • 使用 Perplexity 的 Email Assistant 透過 prompt 進行總結和回覆可以大幅縮短電子郵件時間。
  • 最佳結果來自具有明確約束、上下文和檢查清單的結構化 prompts。
  • 為重複情境建立一個小型 prompt 庫並衡量影響。
  • 在傳送前始終檢查準確性、隱私權和語氣。

常見問題

Q1:如何使用 Perplexity 的 Email Assistant 來總結電子郵件? 將完整線程貼到 Perplexity 中,並使用結構化的 prompt,要求提供包含負責人和日期的簡短要點摘要。指定字數、語氣和你想要回答的確切問題等限制。
Q2:Perplexity 的 Email Assistant 可以自動草擬回覆嗎? 是的。提供包含語氣、長度和檢查清單(例如,確認、回答問題、提出後續步驟)的 prompt。助理將產生你可以編輯和傳送的回覆。
Q3:總結和回覆冗長電子郵件線程的最佳 prompt 是什麼? 使用四部分結構:角色/目標、限制、檢查清單和上下文。例如,要求 3–5 個要點摘要和 ≤150 字的回覆,回答所有問題並提出會議時間段。
Q4:如何保持 AI 產生的電子郵件回覆準確且安全? 刪除敏感詳細資訊,新增「除非說明,否則不要承諾日期」等防護欄,並在傳送前始終審閱草稿。遵守你組織的 AI 和資料處理政策。
Q5:我可以自訂 Perplexity 的 Email Assistant 回覆的語氣嗎? 當然可以。新增單行語氣指示(例如,「溫暖但堅定」),或貼上範例回覆並說「比照此風格」。這有助於助理模仿你的品牌聲音。

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