如何使用 Sembly AI 從會議自動產生行動項目
如果您的團隊花費更多時間在撰寫會議記錄上，而不是推動工作進展，您並不孤單。一般知識工作者每週要參加 8 到 12 小時的會議，但關鍵的後續步驟仍然被遺漏。解決方案如下：設定 Sembly AI 自動擷取決策，並產生清晰、可指派的行動項目，這樣才不會遺漏任何事情。
本指南將逐步引導您如何使用 Sembly AI 產生行動項目，並提供 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams 的專業級工作流程；提高準確性的提示；以及分享和追蹤成果的方法。我們將保持其實用性和以解決方案為導向，以便您今天就可以實施。
順帶一提，Sembly AI 旨在自動加入會議、轉錄，並產生包含成果和任務的結構化筆記和會議記錄，所有這些都只需少量的人工干預。它還提供自動化的會議記錄和摘要，您可以一鍵與您的團隊分享。
什麼是 Sembly AI？以及為什麼要用它來產生行動項目？
Sembly AI 是一種 AI 筆記工具，可以記錄、轉錄和總結會議，然後提取關鍵成果，例如決策和任務。您無需同時處理多個筆記，而是可以獲得結構化的輸出：一份文字記錄、一份摘要、重點摘要，以及——至關重要的是——自動產生的行動項目，您可以指派和追蹤。對於忙碌的團隊來說，這意味著：
- 減少手動筆記：專注於對話；Sembly 會捕捉其餘的內容。
- 一致的行動捕捉：使用 AI 提取任務，減少錯過的後續行動。
- 可共享的會議記錄：在幾秒鐘內將清晰的摘要和行動項目發送給利害關係人。
快速入門：在 10 分鐘內設定 Sembly AI
按照以下步驟從註冊到您的第一個自動化行動項目。
- 註冊並為您的團隊建立一個工作區。邀請團隊成員，以便 Sembly 可以更準確地識別發言者並歸屬任務。
- 連結 Google Calendar 或 Outlook，以便 Sembly 可以自動加入排定的會議。
- 啟用 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams 的整合，讓 Sembly 作為機器人參與者加入，或記錄雲端通話以進行處理。
- 手動加入：只需點擊一下，即可將 Sembly 新增到臨時通話中。
- 上傳錄音：放入您的 .mp4 或 .wav 檔案，Sembly 將追溯轉錄並提取行動項目。
- 在設定中，啟用「行動項目」或「成果」提取，然後選擇您希望在會議記錄和摘要中呈現的詳細程度。您還可以選擇是否按負責人、截止日期或主題對任務進行分組。
- Sembly 會在背景自動記錄、轉錄和識別發言者。自然地說話，但在可能的情況下說出負責人和日期（更多提示如下），以提高任務提取的準確性。
- 在幾分鐘內，您將獲得一份文字記錄、一份摘要、重點摘要，以及一個專門的「行動項目」區塊，其中包含負責人、截止日期和上下文，您可以複製、匯出或與您的團隊分享。
行動指南：將每次會議變成清晰的後續步驟
針對不同的會議類型和工具使用此實用流程。
適用於每週站立會議（Zoom、Meet、Teams）
- 從「今天的目標」環節開始，為 Sembly 提供上下文。
- 大聲說出包含負責人和日期的任務：「Alex 在星期五之前起草 PRD 的 v1 版本。」
- 以回顧總結作結：「讓我們確認行動項目。」這可以提高提取的準確性。
- 通話結束後，將自動化的會議記錄和行動項目發佈到 Slack 或電子郵件。
適用於客戶電話和演示
- 使用 Sembly 標記「異議」、「功能請求」和「後續行動」。
- 清楚地表達承諾：「我們將在星期二之前將定價層級發送給 Dana。」
適用於專案啟動會議
- 將決策轉換為任務：「Maya 更新反映選項 B 的路線圖。」
- 將 Sembly 會議記錄連結附加到您的專案追蹤器，以便任務與上下文一起存在。
提高行動項目準確性的最佳實踐
一點結構就能發揮很大的作用。這些策略可以顯著提高 Sembly AI 識別和格式化任務的方式。
- 使用行動語言：以動詞開頭的任務——「建立」、「發送」、「審閱」、「發布」。
- 指定負責人：「Jordan 執行…」有助於 Sembly 將任務歸屬給正確的人。
- 說明截止日期：「在星期四之前」或「10/4 下班前」使任務具有時效性。
- 在結尾確認：進行 60 秒的口頭回顧；Sembly 會優先考慮這些。
- 使用一致的會議標題：「Sprint Review」、「QBR」等，以獲得更好的上下文。
匯出和分享行動項目
Sembly AI 讓您可以輕鬆地從筆記轉移到執行：
- 從您的會議摘要頁面複製/貼上或匯出「行動項目」清單。
- 分享自動化會議記錄的連結，以便利害關係人可以在上下文中查看任務。
- 對於錄製的會議，附加時間戳記，以便負責人可以跳到相關時刻。
整合：Zoom、Google Meet、Microsoft Teams
您可以在所有主要的會議設定中使用 Sembly AI：
- Zoom：允許 Sembly 機器人作為參與者加入，或處理雲端錄音。
- Google Meet：直接從您的日曆活動中邀請 Sembly 加入 Meet 連結。
- Microsoft Teams：啟用機器人以透過增益集加入排定的 Teams 會議，並在通話後處理錄音。
提示：對於週期性活動，設定 Sembly 自動加入，這樣您就不會忘記捕捉筆記。
建立可重複的行動項目 SOP
建立一個輕量級的會議 SOP 以確保可靠性：
- 結尾進行 60 秒的回顧總結——Sembly 會捕捉這些並將其格式化為任務。
- 會議結束後，主持人會在您的工作工具中檢閱和指派任務。
您可以使用的範例腳本
- 「讓我們確認後續步驟。Chris 在星期三之前編譯 API 錯誤清單。Nia 在星期五之前起草回滾計畫。我將在此通話後發布 Sembly 摘要和行動項目。」
疑難排解：如果行動項目看起來不正確
- 減少歧義：將模糊的陳述重新措辭為具有負責人的明確任務。
- 重新產生：如果允許，請求重新整理摘要或手動編輯項目。
- 上傳錄音：如果即時加入有問題，請放入檔案以進行重新處理。
會議記錄 vs. 行動項目：兩者都使用
會議記錄為利害關係人提供上下文；行動項目推動執行。Sembly 的自動化會議記錄旨在捕捉您可以分享和稍後參考的重要成果，從而更容易地協調團隊並保持專案的進展。
真實範例：在一個 Sprint 中從混亂到清晰
一個分散式產品團隊難以應對錯過的交接。在啟用 Sembly AI 自動加入 Sprint 會議後，他們每次會議都以口頭回顧總結結束。通話結束後，PM 在 Slack 執行緒中發布了自動化的會議記錄和行動項目。在兩個 Sprint 內，準時完成任務的情況有所改善，因為負責人清楚地了解了後續步驟，並帶有時間戳記以重新查看討論要點。教訓是：結構加上自動化勝過記憶。
進階使用者提示
- 建立「行動項目關鍵字」備忘單：鼓勵使用諸如「待辦事項」、「在…之前」之類的短語。
- 在外部分享會議記錄以達成客戶共識，並保持內部行動的私密性。
值得注意的是：使用 Sider.ai 進行草擬、編輯和重複使用
如果您的團隊記錄了大量週期性後續行動，或需要協助潤飾回顧總結，像 Sider.AI 這樣的 AI 助理可以幫助您將 Sembly 自動產生的行動項目完善並重新用於狀態更新、利害關係人摘要或 Jira 工單範本。您可以貼上「行動項目」區塊，並要求它在幾秒鐘內產生一份可供 Sprint 使用的檢查清單或一份面向客戶的回顧總結。在 Sider.AI 了解更多： 主要要點
- Sembly AI 自動產生行動項目、會議記錄和摘要，讓您的團隊可以專注於成果，而不是做筆記。
- 清楚地說出任務（負責人 + 動詞 + 截止日期），並在結尾進行回顧總結以提高準確性。
- 分享自動化的會議記錄和行動項目，以保持利害關係人的一致。
- 與 Zoom、Google Meet 和 Teams 整合，或事後上傳錄音。
常見問題解答
Q1：Sembly AI 如何從會議中產生行動項目？
Sembly AI 會記錄和轉錄您的會議，然後使用 AI 提取包含負責人、截止日期和上下文的任務。它會在「行動項目」區塊中與自動化的會議記錄和摘要一起呈現這些項目。
Q2：Sembly AI 可以與 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams 搭配使用嗎？
可以。您可以邀請 Sembly 自動加入 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams 上的排定通話，或稍後上傳錄音以進行轉錄和行動項目提取。
Q3：我如何提高 Sembly AI 行動項目的準確性？
使用包含動詞、負責人和截止日期的清晰措辭，最大限度地減少串音，並在每次會議結束時口頭回顧任務。確保發言人在您的工作區中正確命名。
Q4：我可以與我的團隊分享 Sembly AI 的自動化會議記錄和行動項目嗎？
當然可以。您可以分享自動化會議記錄的連結，或匯出「行動項目」清單以貼到電子郵件、Slack 或您的專案管理工具中。
Q5：Sembly AI 是否支援從錄音中追溯產生行動項目？
是的。上傳音訊或視訊檔案（例如，MP4 或 WAV），即使 Sembly 沒有即時加入，它也會轉錄檔案並產生摘要、會議記錄和行動項目。
