在當今快節奏的工作環境中，當您不在辦公室時，設置明確的期望至關重要。自動回覆訊息是一種專業且有效的方式，告知同事和客戶您無法回覆的情況。借助 AI 工具，撰寫引人注目的自動回覆訊息變得比以往任何時候都容易。
什麼是自動回覆訊息？
自動回覆訊息，也稱為自動回覆或假期回覆，是在您無法回覆電子郵件時自動發送的電子郵件回覆。它通知發件人您不在辦公桌前，並提供替代聯絡人或有關您何時返回的資訊。
什麼時候需要自動回覆訊息？
當您度假、參加會議、請假或在其他任何無法及時回覆電子郵件的情況下，都需要自動回覆訊息。這確保聯絡您的人知道您的缺席，並可以在其他地方尋求幫助。
自動回覆電子郵件訊息應包含的內容
在創建自動回覆訊息時，您應包含以下幾個關鍵資訊：
1. 問候語：以禮貌和專業的問候開始您的訊息，例如「您好」或「親愛的 [發件人姓名]」。
2. 通知：明確說明您目前不在辦公室，無法回覆電子郵件。
3. 持續時間：指定您將缺席的日期，並告知收件人何時可以期待回覆。例如，「我將於 [開始日期] 至 [結束日期] 不在辦公室，並會在回來後回覆您的電子郵件。」
4. 替代聯絡人：提供一位同事或團隊成員的姓名和聯絡資訊，以便在您缺席時協助發件人。
5. 緊急事務：如有必要，提及在您缺席期間如何處理緊急事務。例如，「如果您有需要立即處理的緊急事務，請聯絡 [替代聯絡人]。」
6. 感謝：對發件人的理解和耐心表示感謝。簡單的「感謝您的理解」或「提前感謝您的耐心」都能起到很大的作用。
自動回覆訊息中應避免的內容
雖然提供有關您缺席的信息很重要，但在自動回覆訊息中應避免包含以下幾點：
1. 模糊的回應：對您的缺席日期和預期回覆時間要具體，避免使用「我會缺席幾天」這樣的泛泛之語。
2. 個人信息：雖然提供替代聯絡人很重要，但請避免分享個人電話號碼或家庭地址。堅持使用專業聯絡資訊。
3. 過於隨意的語氣：在整個訊息中保持專業語氣。避免使用俚語、非正式語言或過多的感嘆號。
4. 冗長的解釋：保持您的訊息簡潔明瞭。避免不必要的細節或冗長的解釋關於您缺席的原因。
15 個自動回覆訊息範例
1. 簡單的自動回覆訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前不在辦公室，直到 [日期] 都無法聯絡。如果您需要立即協助，請聯絡 [姓名]，電子郵件地址為 [電子郵件地址]。否則，我會在回來後儘快回覆您的電子郵件。
最誠摯的問候，
[您的姓名]
2. 假期自動回覆訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前正在度假，直到 [日期] 都無法聯絡。如有緊急事務，請聯絡 [替代聯絡人]。感謝您的理解。
最誠摯的問候，
[您的姓名]
3. 生病的自動回覆訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前因病不在辦公室，直到[Date]都不會查看電子郵件。如果您需要立即協助，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的耐心。
最誠摯的問候，
[Your Name]
4. 會議不在辦公室的訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前正在參加會議，直到[Date]將有限地查看我的收件箱。如果您的事情緊急，請聯繫[Alternative Contact]。我會在回來後儘快回覆您的電子郵件。
最誠摯的問候，
[Your Name]
5. 產假不在辦公室的訊息
嗨，
感謝您的電子郵件。我目前因產假不在辦公室，直到[Date]都無法回覆電子郵件。如有緊急事項，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您在這個特別時刻的耐心與理解。
最誠摯的問候，
[Your Name]
6. 父親假不在辦公室的訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前正在享受父親假，直到[date]都無法聯繫。如有緊急事項，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的理解，我會在回來後儘快回覆您的電子郵件。
最誠摯的問候，
[Your Name]
7. 休假不在辦公室的訊息
嗨，
感謝您的電子郵件。我目前正在休假，直到[date]都無法聯繫。如需立即協助，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的耐心。
最誠摯的問候，
[Your Name]
8. 假日不在辦公室的訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前正在慶祝假日，直到[Date]都不會查看電子郵件。如果您有任何緊急事項，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的理解，我會在回來後回覆您的電子郵件。
最誠摯的問候，
[Your Name]
9. 培訓不在辦公室的訊息
嗨，
我目前因參加培訓課程不在辦公室，直到[Date]。在此期間，我的電子郵件訪問將有限。如有緊急事項，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的理解，我會儘快回覆您的電子郵件。
最誠摯的問候，
[Your Name]
10. 陪審義務不在辦公室的訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前正在履行陪審義務，直到[date]都無法聯繫。如果您需要立即協助，請聯繫[name]，電子郵件地址為[email address]。否則，我會在回來後儘快回覆您的電子郵件。
最誠摯的問候，
[Your Name]
11. 喪禮不在辦公室的訊息
嗨，
我目前正在參加喪禮，直到[date]都無法聯繫。如需立即協助，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的耐心與理解。
最誠摯的問候，
[Your Name]
12. 家庭緊急情況不在辦公室的訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前正在處理家庭緊急情況，直到[date]都無法聯繫。如果您有任何緊急事項，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的理解，我會在回來後儘快回覆您的電子郵件。
最誠摯的問候，
[Your Name]
13. 商務旅行不在辦公室的訊息
嗨，
感謝您的電子郵件。我目前因商務旅行不在辦公室，直到[Date]都無法聯繫。如需立即協助，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的理解，我會在回來後回覆您的電子郵件。
最誠摯的問候，
[Your Name]
14. 搬家不在辦公室的訊息
您好，
感謝您的電子郵件。我目前正在搬家，直到[date]都無法聯繫。如需立即協助，請聯繫[Alternative Contact]。感謝您的理解。
最誠摯的問候，
[Your Name]
15. 技術問題不在辦公室的訊息
嗨，
感謝您的電子郵件。我目前遇到技術問題，可能在[date]之前無法收到或回覆電子郵件。如需立即協助，請聯繫[name]，電子郵件地址為[email address]。
最誠摯的問候，
[Your Name]
如何使用 Sider 自訂不在辦公室的訊息？
如果您想自訂離開辦公室的訊息，您可以使用 Sider 來協助您。 是一款具備 AI 功能的工具，擁有許多有價值的特性，包括訊息撰寫、文法檢查、段落改善、AI 圖像繪製、PDF/影片摘要等更多功能！所有強大的功能都整合在一個易於使用的介面中，使您的工作流程變得簡單明瞭。
按照以下步驟，您可以快速使用 創建個性化的訊息：
步驟 1. 下載並安裝 擴充功能到您的網頁瀏覽器。登入或創建一個帳戶。
步驟 2. 點擊 圖示以開啟側邊欄，點擊 "撰寫"> "撰寫訊息"，並在 "格式" 下選擇 "訊息"。
步驟 3. 輸入您的缺席日期、替代聯絡方式，以及您想要包含的任何其他資訊。選擇語氣、長度和語言。然後，點擊 "生成草稿" 按鈕。
步驟 4. 預覽您的訊息以確保它看起來專業並符合您的要求。如果不滿意，您可以重新撰寫要求並讓它重新生成訊息。
步驟 5. 複製並啟用您的離開辦公室訊息。
結論
當您長時間不在工作時，撰寫有效的離開辦公室訊息是非常重要的。透過遵循本文中的建議，您可以創建一條專業且個性化的訊息，讓人們了解您的缺席，並幫助他們在您不在時聯繫到正確的人。
離開辦公室訊息的常見問題
1. 什麼是好的離開辦公室訊息？
一條好的離開辦公室訊息應包括您的姓名和職稱、缺席日期、聯絡人以及何時可以期待回覆。
2. 什麼是好的自動回覆？
一條好的自動回覆應該專業、資訊豐富且個性化。它應該包含有關您缺席的資訊以及在緊急情況下聯繫誰。
3. 如何撰寫沒有日期的離開辦公室訊息？
如果您不知道確切的缺席日期，可以使用一般語言，例如 "我將在接下來的幾周內不在辦公室" 或 "我將無法聯繫，直到另行通知。"
4. 如何將我的團隊狀態設為離開辦公室？
在大多數電子郵件客戶端中，例如 Outlook 或 Gmail，您可以通過進入設置菜單並選擇 "自動回覆" 或 "假期回覆者" 將您的狀態設為 "離開辦公室"。
5. 如何在 Outlook 中設置離開辦公室訊息？
在 Outlook 中設置離開辦公室訊息的步驟：
步驟 1. 點擊左上角的 "檔案"。
步驟 2. 選擇 "自動回覆"。
步驟 3. 選擇 "發送自動回覆" 並輸入您的缺席日期。
步驟 4. 自訂訊息。
步驟 5. 點擊 "確定" 以啟用自動回覆。
