20 個提示詞範例，讓電子郵件助理有效率地撰寫專業電子郵件
快速撰寫精美的電子郵件不應該感覺像是一場每日的 Boss 戰。有了正確的提示詞，您的 AI 電子郵件助理（無論是 ChatGPT、Gmail 中的 Gemini、Outlook Copilot 還是任何 LLM）都可以在幾秒鐘內將空白畫面變成清晰、專業的草稿。以下是一個實用、以解決方案為導向的指南，其中包含現成的提示詞、專業提示和針對真實場景量身定制的範本。您可以直接使用它們，或調整變數以符合您的語氣、角色和受眾。
順帶一提，如果將 AI 助理與可以將您的提示詞、風格指南和草稿集中在一處的工作區搭配使用，它們會變得更加強大。值得注意的是：Sider.AI 讓您可以管理可重複的工作流程和個人化的提示詞庫，這樣您就不必每次都從頭開始，而且一切都在您的瀏覽器中進行。在此處探索：Sider.AI 如何像專業人士一樣使用這些電子郵件提示詞
- 預先設定情境：職稱、產業和電子郵件的目標。AI 在清晰的情況下反應更好。
- 提供輸入內容：貼上項目符號、會議記錄或收件人的上一則訊息。
- 指定語氣和長度：例如，「簡潔且友善」或「正式且權威，少於 150 個字」。
- 要求多次迭代：「給我三個版本」或「縮短到 120 個字，但不要失去重點」。
- 儲存您的最愛：將成功的提示詞變成範本，以獲得可重複的結果。
如需更深入的電子郵件提示詞靈感，您可以在線上找到對行銷人員和 Gmail 使用者有幫助的真實範例。
撰寫專業電子郵件的 20 個最佳提示詞範例
每個提示詞都包含您可以在方括號中自訂的變數。
1) 不讓人感到突兀的陌生開發
- 外部的思維鏈：不要要求 AI 在內部「逐步思考」，而是提供受眾、目標、證據、CTA 的項目符號輸入。您將更快地獲得更清晰的草稿。
- 產生變體：要求提供三個版本——簡短、標準和主管級——並進行 A/B 測試。
- 建立可重複使用的巨集：儲存用於經常性電子郵件（入職、續約、狀態更新）的提示詞，並使用變數進行調整。
- 貼上回覆：當您收到電子郵件時，貼上它並詢問：「總結意圖，列出決策點，並以我的風格提出 90 字的回覆」。
要避免的常見錯誤
- 提示詞中包含模糊的目標，例如「讓它更好」——具體說明語氣、受眾和行動。
- 需要時忘記合規性或法律措辭（財務、醫療保健、人力資源）。
- 在未檢查日期、名稱或連結的情況下傳送 AI 草稿。
- 對每個情境使用相同的聲音；主管與客戶需要不同的框架。
快速參考：忙碌時使用的一行提示詞
- 「總結此討論串並草擬一封 70-90 字的禮貌拒絕信。」
- 「將這些要點轉換為一封友善的介紹電子郵件，並附上溫和的 CTA。」
- 「為主管級受眾重寫，以行動優先，少於 110 個字。」
- 「草擬一份會議摘要，包括決策和負責人，如果需要，請使用表格格式。」
- 「建立一封帶有社會證明和 2 次點擊請求的推薦請求電子郵件。」
整合
將上述 20 個提示詞用作模組化建構塊。秘訣不是單一的神奇提示詞——而是提供清晰情境、設定約束和快速迭代的習慣。透過這種方法，您的 AI 電子郵件助理將成為清晰、專業寫作的可靠合作夥伴。
可行的後續步驟：
- 挑選您每週將使用的 5 個提示詞，並將它們儲存為範本。
- 在會議後設定一個 10 分鐘的時間段，以產生摘要並分配負責人。
如果您曾經希望您可以少寫多說，這就是您實現目標的方式。
常見問題
Q1：電子郵件助理的最佳提示詞是什麼？
從用於陌生開發、後續追蹤、會議請求、狀態更新和會後摘要的提示詞開始。包含變數（收件人、目標、語氣、字數），以便 AI 有效率地撰寫專業電子郵件。
Q2：如何使用 AI 快速撰寫專業電子郵件？
提供清晰的情境、指定語氣和長度、貼上相關的輸入內容，並要求 2-3 個版本。將有效的提示詞儲存為範本，以加快草擬速度並保持一致的專業語氣。
Q3：我可以在 Gmail 或 Outlook 中使用這些提示詞嗎？
可以。這些提示詞範例適用於 Gmail 中的 Gemini、Outlook Copilot 和 ChatGPT 等工具。新增您的情境和約束，並根據您的受眾和品牌風格調整輸出。
Q4：AI 如何改善我的後續追蹤電子郵件？
要求提供禮貌的後續追蹤草稿，重申價值、確認忙碌的行程，並提出兩個時間選項。保持後續追蹤簡潔（少於 100-120 個字）以提高回覆率。
Q5：專業電子郵件的最佳語氣是什麼？
使語氣與受眾和目的相符：對主管使用正式語氣，對同儕使用友善語氣，對支援使用同理心。在您的提示詞中，指定語氣、結構和長度以獲得一致的結果。
